Que vous démarriez sur un petit projet avec des objectifs à court terme ? De projets de grande envergure ? De grandes campagnes avec des retombées sur le long terme ? Il est important de suivre les étapes qui constituent le cycle de la vie de votre projet pour être sûr de le réussir.
Ainsi, une bonne gestion de projet est indispensable pour mener à bien sa réalisation et atteindre les objectifs et les résultats dont vous vous êtes fixés.
Dans cet article, nous allons parler des 6 étapes clés pour une gestion de projet efficace.
1. Conception
Toute idée de projet commence par une première étape : celle de la conception.
Dans cette première partie, vous devez tout d’abord identifier les besoins, les problématiques ou les opportunités de l’entreprise.
Ensuite, en fonction de ces identifications, vous pouvez déterminer les objectifs et les résultats attendus de ce projet. C’est aussi le moment pour comprendre les exigences spécifiques liées à ce projet.
Au cours de cette étape, identifiez comment votre équipe pourra résoudre les problèmes et atteindre les objectifs.
Cela permet de comprendre si votre projet est réalisable, réalisable et surtout accessible à tous les membres de votre équipe.
En résumé, pour cette phase de conception, on vous propose de prendre en compte les éléments suivants :
- Faire une étude de faisabilité pour identifier les problèmes principaux et la solution adéquate.
- Identifier le périmètre de votre projet, son ampleur et son étendue.
- Définir les objectifs et les résultats attendus : définir le projet et les services à fournir par rapport à cela.
- Identifier les parties concernées par le projet : les intervenants, les exécutants, etc. Déterminer leurs attentes par rapport à ce projet et ce qu’ils peuvent apporter pour la concrétisation du projet.
- Rédiger un dossier de projet qui contiendra une présentation du projet, ses avantages, ses objectifs et résultats attendus, mais aussi une présentation du budget alloué à sa réalisation et un plan de mise en œuvre entre autres.
- Élaborer une liste provisoire des différentes tâches et des différents intervenants en fonction des tâches. Celles-ci peuvent évoluer au fur et à mesure que vous avancez dans le projet.
Maintenant que vous avez conçu votre projet, il est temps de passer à la deuxième étape qui est la phase de planification.
2. Planification
Une fois les objectifs, les problématiques et les résultats attendus identifiés, il est temps de passer à la planification du projet et de toutes les activités autour.
Cette phase de planification consiste en quelque sorte à décomposer le projet en plus petites tâches, mais aussi de l’approfondir davantage.
C’est aussi l’étape pour constituer votre équipe et planifier la réalisation des missions.
En premier lieu, créez un plan de projet. Mettez en place un calendrier par ordre chronologique des différentes phases, des tâches à accomplir et des parties prenantes. N’oubliez pas d’intégrer les éventuelles contraintes qui peuvent freiner l’accomplissement de votre projet.
Ensuite, listez toutes les tâches nécessaires en plus détaillées et identifiez les ressources nécessaires, que ce soit des ressources humaines ou des ressources matérielles.
Déterminez les responsables pour chaque tâche. Demandez-leur d’apporter leur avis, leur expertise ou leurs idées en fonction des tâches qui lui sont attribuées.
La troisième étape de cette phase de planification concerne le budget. Mettez en place un plan financier, estimez les coûts pour déterminer le montant à consacrer au projet et surtout prenez en compte le retour sur investissement. C’est très important.
Nous recommandons de tenir une réunion de conception, mais aussi une réunion de planification afin que toutes les parties prenantes soient engagées dans la réalisation du projet et pour qu’elles puissent se mettre rapidement au travail.
Maintenant que la phase de planification est terminée, il est temps de passer à la phase d’organisation.
3. Organisation
Les grandes lignes tout comme les détails du projet sont au point, il est maintenant temps de passer à l’organisation.
La phase d’organisation est une grande mise au point avant la partie exécution. Dans un événement, on peut la comparer à la répétition générale, le moment où on met tout au point pour éviter les problèmes et anticiper les risques pendant l’exécution.
Tout d’abord au niveau des ressources humaines, il s’agit de bien s’assurer que toutes les tâches ont été assignées aux membres et responsables exécutifs.
S’il y a besoin d’ajouter des compétences complémentaires, il faut aussi penser à les intégrer afin que tout le monde puisse travailler ensemble pour l’atteinte des objectifs.
Ensuite, il faut aussi vérifier si toutes les ressources matérielles et logistiques sont en place. Veillez à ce que chaque équipe fonctionnelle dispose des outils nécessaires (logiciel de gestion de projet, matériels, etc.) pour réaliser ses tâches.
Voilà ce qui en est de la phase d’organisation, nous passons au cœur du projet, qui est son exécution.
4. Exécution
Vous avez conçu, planifié et organisé le projet. Vous avez toutes les ressources en main, le plan de votre projet, le budget nécessaire et toute l’équipe prête à exécuter, il est temps de mettre en œuvre votre projet.
La phase d’exécution est la partie où vous mettez votre plan en action.
Le chef de projet s’assure que le calendrier effectué lors de la planification est suivi dans les moindres détails et appliqué comme il se doit.
Il va faire en sorte que la réalisation des tâches se déroule comme prévu. Il surveille également les délais et s’assure que le budget soit respecté.
Dans cette phase d’exécution, vous pouvez aussi procéder par plusieurs petites étapes.
La planification et l’organisation sont au cœur de la réussite de la gestion d’un projet. Ainsi, dans cette phase :
- Tenez des réunions régulières en fin de journée ou en fin de semaine en fonction de la durée d’exécution du projet. Ces réunions feront l’objet de feedback, de brainstorming sur les actions déjà mises en place et sur ce qu’il faut entreprendre pour la suite de l’exécution.
- Tout le long de la durée de l’exécution, il est important que les membres de l’équipe se tiennent régulièrement informés sur l’avancée du projet. Faites le point sur tous les niveaux et pour toutes les parties prenantes. Informez les équipes sur les tâches accomplies, sur le processus.
- Gérez le budget : un autre élément à ne pas oublier durant l’exécution, c’est la gestion du budget. Surveillez les dépenses et respectez le budget alloué au projet.
5. Contrôle et suivi
Durant la phase d’exécution, il est important de faire un contrôle et un suivi du projet pour s’assurer de sa réussite.
Cette étape est essentielle pour garantir que le projet reste sur la bonne voie et suit le plan initial. Elle permet aussi de voir les imprévus et de comment les gérer lorsqu’ils se présentent.
Cette phase implique le suivi de l’avancement du projet en notant les différentes étapes du plan et du calendrier déjà effectués. C’est également dans cette phase qu’il faut gérer les risques et les imprévus.
En outre, il est très important à cette étape du projet de contrôler la qualité du travail effectué. Assurez-vous que les membres de l’équipe respectent le plan initial, la répartition du temps pour leurs tâches et l’atteinte des objectifs.
En fonction du suivi effectué, n’oubliez pas de mettre à jour votre plan de projet en conséquence des actions entreprises.
La mise en place d’un processus documenté est recommandée pour faire le suivi et le contrôle de votre projet. De cette façon, cette phase pourra se dérouler plus facilement et plus rapidement.
6. Clôture et finalisation
La dernière phase du projet est celle où vous pouvez juger si votre gestion de projet a été efficace et réussie.
Il s’agit de la phase de clôture et de finalisation. C’est le moment où toutes les équipes du projet ont terminé leurs tâches et peuvent fournir les résultats.
À cette étape, vous rassemblez tous les livrables et vous réalisez les évaluations finales pour vous assurer que toutes les parties prenantes soient satisfaites du résultat.
C’est aussi le moment de déterminer si les objectifs sont atteints et si le projet est réussi. Dans cette phase, vous pouvez :
- Analyser les performances du projet :
Les objectifs ont-ils été atteints ? Les résultats sont-ils satisfaisants ? Quels sont les points forts et les points faibles, qu’est-ce qu’il faut améliorer, etc. ? Déterminez également si les différentes tâches ont été réalisées en fonction du calendrier et dans le respect des délais et du budget alloué. Enfin très important, identifiez si le problème initial a été résolu.
- Analyser les performances de votre équipe :
C’est aussi le moment de voir à quel point votre équipe a été impliquée, comment elle travaille, comment elle s’organise. Y-a-t-il une cohésion ? Comment se passe la collaboration, etc. Cela vous permettra d’analyser les forces et faiblesses de chaque membre et par conséquent d’établir les points d’amélioration.
Conclusion
En suivant ces six étapes, les chefs de projet peuvent s’assurer que leur projet est géré efficacement, en temps opportun et dans les limites du budget disponible.
Cela permet d’atteindre facilement les objectifs du projet à fournir, des résultats de haute qualité qui répondent aux besoins des parties prenantes.
N’hésitez pas à vous faire aider par un professionnel dans la gestion efficace de votre projet. Il peut vous proposer des solutions automatisées qui ont pour objectif de vous simplifier tout le processus.
