Si vous avez déjà travaillé sur un projet, il y a de fortes chances que vous ayez déjà entendu le terme de « périmètre d’un projet ». Il s’agit, sans aucun doute, de la composante la plus importante d’une gestion de projet réussie. Voici les éléments essentiels que vous devez comprendre sur le périmètre d’un projet.

Qu’est-ce que le périmètre d’un projet ?

Le périmètre ou le scope d’un projet est la phase de préparation du projet au cours de laquelle une liste des objectifs de base du projet, des produits livrables, des affectations, des dépenses et des délais est déterminée et enregistrée. L’énoncé du périmètre ou les termes de référence d’un projet définissent les limites du projet, attribuent des rôles à chaque membre de l’équipe et spécifient les processus de vérification et d’approbation du travail terminé.

Ces rapports aident la direction du projet à se centrer et à rester sur la bonne voie pendant toute la durée du projet. En outre, la déclaration du périmètre comprend des orientations pour la prise de décision de l’équipe sur les demandes de changement au cours du projet. Notamment, il ne faut pas confondre une déclaration de périmètre avec la charte d’un projet ; la charte d’un projet établit simplement l’existence du projet.

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Les projets de grande envergure, de par leur nature même, évoluent au fil du temps. Si un projet est efficacement « cadré » dès le départ, la gestion de ces améliorations devient encore plus simple. Lorsqu’elles font état de la complexité d’un projet, les parties prenantes doivent être aussi précises que possible afin d’éviter toute dérive, c’est-à-dire une situation dans laquelle une ou plusieurs composantes du projet nécessitent un travail, un temps ou un engagement supplémentaires en raison d’une planification ou d’une communication inadéquate.

Une gestion efficace du périmètre du projet nécessite une coordination efficace pour garantir que tous les membres de l’équipe connaissent le périmètre du projet et décident de la méthode précise par laquelle les objectifs du projet peuvent être atteints. Dans le cadre de la gestion du périmètre du projet, le chef d’équipe peut solliciter les autorisations et les approbations des différentes parties prenantes au cours du projet, afin de s’assurer que le projet planifié et achevé répond aux besoins de toutes les parties prenantes.

L’importance de spécifier le périmètre d’un projet

Voici les avantages que la déclaration du périmètre d’un projet offre à toute entreprise qui se lance dans une nouvelle entreprise.

  • Il définit le périmètre du projet afin que tous les partenaires comprennent ce qui est impliqué ;
  • Il sert de feuille de route aux administrateurs pour déléguer les tâches,  planifier le travail et établir un budget approprié ;
  • Il aide les membres de l’équipe à se concentrer sur les objectifs communs ;
  • Il empêche les initiatives, en particulier les plus difficiles, de s’étendre au-delà de la vision développée.

En général, les chefs de projet trouvent que la définition de la complexité d’un projet permet de l’orienter et de le mettre en œuvre conformément au plan. Le périmètre établit une base solide pour superviser le projet à mesure qu’il progresse et permet de s’assurer que des ressources ne sont pas perdues ou dépensées pour des éléments qui ne sont pas inclus dans le périmètre.

Comment décrire le périmètre du projet

La définition du périmètre d’un projet nécessite un retour d’information de la part des partenaires qui, en collaboration avec la direction du projet, définissent les éléments essentiels du projet, à savoir le budget, les objectifs, l’efficacité et le calendrier. Pour définir le périmètre d’un projet, les gestionnaires de projet doivent compiler des lignes directrices sur ce que les partenaires attendent du projet – ce qui inclut l’objectif ou les résultats attendus du projet, le délai d’achèvement et le budget disponible pour le projet. L’objectif est de recueillir et de documenter des informations détaillées et fiables au cours de cette phase, en veillant à ce que le périmètre du projet représente précisément tous les critères, ce qui augmente la probabilité que les chefs de projet produisent des produits qui dépassent les besoins des parties prenantes, dans les délais et le budget prévus.

Comment intégrer le périmètre du projet dans un plan de projet informatique

Examinez comment le périmètre d’un projet s’inscrit dans le contexte d’une proposition de projet plus vaste.

Une déclaration du périmètre du projet est un document structuré qui contient tous les détails nécessaires à la production des livrables du projet. L’énoncé du périmètre d’un projet est plus complet qu’un énoncé des travaux ; il aide l’équipe de projet à se centrer et à rester sur la bonne voie. En outre, la déclaration de l’étendue du projet comprend des conseils pour le chef d’équipe ou le facilitateur du projet lorsqu’il s’agit de prendre des décisions sur les demandes de changement au cours du projet.

En outre, la déclaration du périmètre du projet établit, indirectement ou directement, ce qui n’est pas inclus dans les programmes. Les objectifs et les activités non spécifiés dans la déclaration du périmètre du projet doivent être considérés comme hors du périmètre. En outre, les chefs de projet peuvent spécifier des tâches individuelles qui ne seraient pas incluses dans le projet.

En tant que telle, cette déclaration définit les paramètres de chaque projet individuel. Les chefs de projet doivent prendre ces conditions pour définir ce qui peut se produire et dans quel ordre. Cela aboutit généralement à la création d’une structure de répartition du travail (SRT). La structure de répartition du travail, comme son nom l’indique, divise l’ensemble du travail prévu en parties plus petites et en activités nécessaires.

Une déclaration de périmètre bien articulée est un élément clé de la réussite de la gestion de projet ; quelle que soit l’approche de gestion de projet utilisée, le périmètre de chaque projet peut être définie. Les parties prenantes du projet doivent avoir la possibilité d’examiner l’énoncé du périmètre du projet, d’y apporter les révisions appropriées, puis de l’autoriser.

Une fois que l’énoncé du périmètre du projet est complet et autorisé, les gestionnaires de projet peuvent facilement déléguer des tâches et concentrer leurs équipes sur ce qu’elles doivent faire pour respecter les délais et le budget du projet.

Gestion et préparation du périmètre

Les chefs de projet doivent s’attendre à la nécessité d’un retour d’information et d’améliorations au fur et à mesure de l’avancement des projets, faire preuve de prudence dans la modification du périmètre du projet et consigner tout changement apporté au cours du processus. Cela implique un haut niveau de capacité de gestion de projet. En outre, elle permet aux gestionnaires de projet et aux partenaires de s’en tenir à l’énoncé du périmètre du projet en identifiant les éléments qui sont inclus dans le projet et les exigences qui sont exclues.

Les chefs de projet doivent se concentrer sur les systèmes de contrôle des changements qui précisent comment ces demandes doivent être évaluées en tenant compte des changements et des modifications du projet. Les organisations peuvent éviter le glissement du périmètre en étant capables de faire la différence entre les demandes qui sont réellement nécessaires et celles qui ne le sont pas. La dérive du périmètre se produit lorsque des travaux supplémentaires sont ajoutés aux programmes à mesure qu’ils progressent. Le glissement du périmètre augmente également les coûts et les efforts supplémentaires, détourne l’attention des objectifs et met en péril l’efficacité des produits livrables prévus.

La complexité du projet par rapport à l’ampleur de la marchandise
Il ne faut pas confondre l’ampleur d’un projet avec le périmètre d’un produit. Le terme « périmètre du produit » fait référence aux capacités, aux spécifications, aux fonctionnalités et aux fonctions du résultat final du projet. Les chefs de projet doivent élaborer un énoncé du périmètre du produit et l’utiliser conjointement avec l’énoncé du périmètre du projet pour s’assurer que leur entreprise a une bonne idée de ce que chaque projet tente d’accomplir.