L’agenda professionnel est un outil indispensable pour bien gérer son temps. Entre les rendez-vous importants, les réunions, les déjeuners d’affaires et les tâches quotidiennes, il faut savoir s’organiser pour s’en sortir. Et comme toujours, l’agenda permet de prioriser les tâches urgentes, savoir à quel moment vous êtes libre pour un nouveau rendez-vous et savoir combien de temps consacrer à chaque tâche pour être plus productif… Actuellement, avec l’essor des nouvelles technologies, il devient beaucoup plus facile de s’organiser grâce aux outils comme l’agenda professionnel. Voici quelques éléments à considérer pour mieux exploiter votre agenda professionnel.
Conseils pour maximiser votre productivité avec un agenda professionnel
Dans un premier temps, il est essentiel de choisir l’agenda professionnel qui répond le plus à vos besoins. Pour ce faire, commencez à définir vos objectifs, difficultés et contraintes. Cherchez-vous un calendrier en ligne pour toute l’équipe ou bien un agenda personnel ? Avez-vous besoin de fonctionnalités avancées ou plutôt basiques ? Il est essentiel de choisir un outil complet, mais qui reste pratique et facile à utiliser. Il est souvent intéressant de se tourner vers un logiciel flexible, qui peut s’adapter à vos besoins, sans vous encombrer avec des fonctionnalités inutiles. Par ailleurs, dans la mise en place d’un agenda professionnel en ligne, il est possible d’avoir un outil adapté à votre secteur d’activité. Les fonctionnalités sont étudiées selon les besoins et contraintes des différents métiers pour plus d’efficacité.
Une fois que vous avez choisi votre agenda, pensez à fixer des objectifs précis par jour et par semaine. Vous devez rester réaliste. Ne vous surchargez pas et essayez de dégager du temps pour vous détendre.
Vous devez aussi laisser assez de place pour les imprévus, il y en a toujours. Si vous partez sur un emploi du temps très chargé, un petit imprévu risque de tout bouleverser et de vous stresser. Idéalement, ce temps doit correspondre à 20 % de votre emploi du temps. Ce sont des créneaux que vous pouvez exploiter pour avancer dans votre planning si aucun imprévu ne se présente. Il n’y a rien de mieux qu’être en avance dans son planning pour éviter le stress.
Comment hiérarchiser efficacement vos tâches et projets ?
Pour mettre à profit votre calendrier en ligne, vous devez savoir hiérarchiser vos tâches. Pour ce faire, pensez à organiser votre agenda en classant vos tâches par ordre de priorité. Sûrement, certains éléments sont plus urgents ou importants que d’autres. Placez-les en premier lieu. Vous pouvez vous concentrer sur ces tâches importantes dès le début de la journée avant de traiter les imprévus qui peuvent se présenter. Le matin, les capacités sont aussi au maximum, la plupart du temps.
Mais que faire si toutes les tâches vous semblent importantes ? Notez qu’il faut déterminer :
- les tâches importantes et urgentes,
- les tâches importantes, mais pas urgentes,
- les tâches pas importantes, mais urgentes,
- les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes.
Bien sûr, les tâches importantes et urgentes sont les priorités suprêmes. Ensuite, il y a les tâches urgentes. Ensuite, vous pouvez traiter le reste.
Si vous avez des difficultés, il est toujours important de déléguer certaines tâches. Par exemple, vous pouvez vous charger des tâches importantes pendant qu’un collaborateur s’occupe des tâches urgentes. Même s’il est normal de vouloir tout faire et contrôler, c’est toujours mieux de déléguer pour être plus performant.
Par ailleurs, il est aussi indispensable de programmer des rappels et des notifications pour les tâches importantes. Parfois, vous êtes plongé dans votre travail et vous ne voyez pas l’heure passée. Pour ne rien oublier, l’agenda en ligne permet justement de programmer des rappels, à travers des notifications, un e-mail ou une alarme sur votre smartphone.
Planifier : pourquoi cela vaut la peine ?
Établir un planning clair permet de mieux gérer votre temps. En effet, c’est l’un des avantages du calendrier ou agenda en ligne. Grâce à cet outil, vous allez profiter d’un gain de temps et éviter le stress face aux imprévus et aux deadlines à respecter. Comme l’outil est pratique, gérer votre agenda se fera en quelques clics, très rapidement. Vous pouvez créer, consulter et modifier les informations à tout moment, où que vous soyez. En un coup d’œil, vous verrez les créneaux libres pour caler de nouveaux rendez-vous.
Notez que l’utilisation d’un service d’agenda professionnel en ligne permet aussi d’éviter d’oublier ou d’être en retard à un rendez-vous. En effet, vous pouvez planifier des notifications sur votre téléphone.
L’agenda en ligne est aussi un outil qui peut être utilisé par toute une équipe. Il est possible de l’utiliser pour organiser des réunions, trouver un créneau où tous les participants sont libres pour organiser une sortie, un séminaire… Bien sûr, cela ne veut pas dire que l’outil n’est pas confidentiel. Au contraire, vous contrôlez l’accès à l’agenda en ajoutant et supprimant des utilisateurs.
En planifiant, vous allez réduire le nombre de tâches qui ne sont pas importantes. Vous pouvez recaler certains rendez-vous et tâches qui peuvent attendre plus tard pour ne pas vous encombrer inutilement.
Enfin, notez que bien gérer votre emploi du temps va vous aider à établir des limites entre votre vie professionnelle et votre vie privée. En séparant les tâches importantes de celles qui ne le sont pas, vous allez dégager du temps pour avoir du temps de repos.
Travailler plus intelligemment, pas plus durement
Grâce à l’agenda en ligne, vous allez utiliser la technologie pour rationaliser votre charge de travail. En effet, une meilleure gestion du temps repose sur une manière de travailler intelligente, en réduisant le temps dépensé à faire des activités inutiles. Comme votre emploi du temps n’est pas surchargé, vous serez bien plus efficace. Pour être performant, il faut bien gérer son emploi du temps pour éviter de commencer la semaine en étant déjà en retard.
Pensez à explorer toutes les fonctionnalités de l’outil de votre choix pour travailler intelligemment :
- en coordonnant les activités à réaliser en équipe,
- avoir des notifications et des alarmes au bon moment (dès le matin, 30 minutes ou 1 heure avant…),
- discuter pour décider ensemble du créneau idéal pour une réunion, etc.,
- communiquer avec le reste de l’équipe sur les tâches à réaliser et la gestion du temps de chacun,
- suivre l’emploi du temps de chacun,
- repérer les échéances et les dépendances…
Vous verrez qu’après chaque tâche réalisée, ce sera avec joie que vous allez la rayer dans votre agenda !
Comment choisir le meilleur agenda professionnel ?
L’agenda professionnel en ligne est désormais un outil très en vogue. Vous pouvez avoir une solution pratique et efficace, adaptée à vos besoins. Pour faciliter vos recherches, misez sur un outil conçu spécifiquement pour les professionnels de votre secteur d’activité. Par ailleurs, c’est toujours plus avantageux d’avoir un outil que toute l’équipe peut utiliser. Au-delà d’un simple agenda individuel, il s’agit d’un outil que toute l’équipe peut utiliser. Certains peuvent même être accessibles par des acteurs externes comme les clients et les partenaires pour encore plus d’efficacité et améliorer la communication.
Bien sûr, il est clair qu’il faut tenir compte des différentes fonctionnalités de l’outil. Il doit offrir différentes options tout en restant facile à utiliser. Notez qu’il y a différentes fonctionnalités très utiles pour les agendas professionnels, à savoir :
- ajouter un mot de passe pour contrôler l’accès au contenu de votre agenda,
- ajouter des alarmes et notifications,
- modifier, créer et supprimer les différents contenus,
- faire des échanges avec les collègues et les clients.
Informez-vous sur le nombre de personnes qui peuvent utiliser l’agenda et sur la présence ou non d’assistance par des professionnels. Il est essentiel d’avoir une aide dans l’utilisation, pour éviter la perte de temps si jamais il y a des problèmes.
