Vous aurez plusieurs réunions avec vos parties prenantes au cours du cycle de vie du projet. La majorité des réunions consisteront en une discussion entre vous et votre équipe sur les progrès, les défis et les plans du projet. La direction et le client sont également présents à d’autres réunions.

Ces réunions sont importantes, mais la réunion de lancement, appelée aussi Kick-off meeting en anglais, est unique en son genre.

Dans la 6e édition du Guide PMBOK, le PMI a introduit la réunion de lancement. Il s’agit d’un outil et d’une approche utilisés dans le développement d’un plan de gestion de projet.

Quel est l’objectif d’un kick-off meeting ?

Lorsqu’un lancement de projet commence, il s’agit de la première réunion organisée entre les parties prenantes du projet.

Les parties prenantes de haut niveau, telles que le sponsor du projet, la direction, le chef de projet et quelques membres de l’équipe, peuvent assister à cette réunion. Au sein de l’équipe de projet, cependant, le chef de projet et les membres de l’équipe sont impliqués. Cette réunion permet au chef de projet de définir les objectifs communs et de parvenir à un accord.

Un kick-off meeting est un outil efficace pour motiver les membres de l’équipe à atteindre les objectifs du projet .

Les avantages d’une réunion de lancement

Voici quelques-uns des avantages de la réunion de lancement :

  • Elle permet aux membres de l’équipe d’apprendre à se connaître.
  • Elle démontre l’autorité du chef de projet et sa capacité à diriger.
  • Elle aide les membres de l’équipe à comprendre les objectifs du projet.
  • Elle permet aux parties prenantes de comprendre les jalons, les risques, les hypothèses et les limites du projet.
  • Elle aide le chef de projet à obtenir le soutien des parties prenantes.
  • Elle permet de clarifier les questions des invités.
    Elle garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde.

Quand la réunion de kick-off doit-elle avoir lieu ?

La réunion de lancement des petits projets a lieu immédiatement après la phase d’initiation et implique tous les membres de l’équipe. Ce sera la première rencontre de nombreux membres de l’équipe avec d’autres membres, ce sera donc l’occasion d’apprendre à les connaître.

Un seul kick-off meeting doit être organisé pour les petits projets.

Lorsque la planification est terminée et que l’exécution est prête à commencer pour les projets plus importants, vous organiserez un kick-off meeting. Une réunion de lancement peut être organisée au début de chaque étape d’un projet en plusieurs phases.

Quel est l’objectif d’un kick-off meeting pour la gestion de projet ?

Comme une équipe de projet est composée de nouvelles personnes, une séance de familiarisation est nécessaire. Cette séance donne aux membres de l’équipe l’occasion de faire connaissance, de créer un climat de confiance et d’encourager la compréhension mutuelle.

Tout au long de la séance, vous pouvez parler des objectifs du projet, des hypothèses, des limites, des produits livrables, des problèmes, des processus, des plans, de l’environnement de travail et des responsabilités de chaque partie prenante, entre autres.

Le ton du projet peut être donné par une bonne réunion de démarrage. Elle garantit que toutes les parties prenantes du projet sont sur la même longueur d’onde et comprennent les objectifs du projet. Elle les aide à trouver un consensus sur la manière de collaborer en tant que groupe.

Une réunion de lancement permet aux clients de créer un lien avec l’équipe de projet et de mieux comprendre comment le projet va se dérouler.

Quelles sont les étapes d’une réunion de kick-off réussie ?

Des réunions de lancement internes et externes peuvent être organisées pour les grands projets.

Les réunions de lancement internes sont organisées entre les membres de l’équipe et la direction pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant le projet.

Elles aident les membres de l’équipe à se préparer aux réunions avec les clients et à éviter les questions indésirables. Elles inspirent confiance aux membres de l’équipe.

Vous conduirez la réunion de lancement externe avec le client après le kick-off meeting interne. C’est le moment pour vous d’apprendre à connaître le client et ses attentes, ainsi que de dissiper tout malentendu et de clarifier la procédure d’exécution du projet.

Suivez les étapes suivantes pour organiser une bonne réunion de lancement :

Faites un planning

Vous devez choisir les thèmes qui seront abordés lors de la réunion.

Vous commencerez par une introduction, puis vous passerez en revue les objectifs, les étapes, les hypothèses et les restrictions du projet, suivis d’une séance de questions-réponses.

Pour clarifier votre argumentation, utilisez des présentations.

Cet ordre du jour doit être envoyé avant la réunion afin que les participants puissent se préparer et participer pleinement.

Organiser la réunion

Présentez-vous aux autres et demandez-leur de faire de même. Ensuite, vous présentez l’ordre du jour et décrivez les questions qui seront abordées tout au long de la réunion.

Ensuite, passez en revue les buts et les objectifs du projet, donnez un bref aperçu de sa portée, ainsi que les rôles et les tâches des membres de l’équipe.

Discutez du système de communication et de compte rendu, par exemple de la manière de diffuser l’information aux parties prenantes. Vous établirez l’ordre du jour de la réunion avec le client. Ensuite, il y aura une séance de questions-réponses.

Expliquez l’étendue du projet et ce qu’il implique. Dites-lui que ce n’est qu’un début et que vous aurez besoin de son aide pour établir une stratégie complète de gestion de projet.

Donnez le ton de la conversation. Expliquez les affectations de poste, la rotation et les processus de congé, par exemple.

Discutez des principales parties prenantes, de leurs exigences et de leurs responsabilités. Décrivez le mécanisme de communication et de rapport. Précisez les formats de rapport et la fréquence de communication, par exemple.

Enfin, décrivez le projet, ses exigences commerciales, et pourquoi le client et l’entreprise en ont besoin. Cette section doit être dirigée par le client. Vous devez informer le client à l’avance pour qu’il puisse se préparer au rendez-vous.

Vous pouvez parler des principaux dangers ou limites que le projet pourrait rencontrer, ainsi que de la façon dont vous prévoyez de les gérer.

La réunion kick-off est maintenant terminé

Enfin, organisez une séance de questions-réponses pour permettre aux participants de répondre à toutes les questions qui subsistent.

Enfin, remerciez les participants et invitez-les à vous contacter s’ils ont des questions.

Après la réunion, rédigez le compte rendu de la réunion et distribuez-le à tous les participants ainsi qu’à ceux qui n’ont pas pu y assister.

En conclusion

Un kick-off meeting est un aspect important de la réussite d’un projet. Elle contribue à l’exécution et à l’achèvement du projet avec le moins d’entraves possible. C’est l’occasion de montrer votre expertise et de gagner la confiance des parties prenantes dans votre projet. C’est là que vous définissez les attentes du projet pour les parties prenantes.