Si vous avez déjà travaillé sur un projet, il y a de fortes chances que vous ayez déjà entendu le terme de « périmètre d’un projet ». Il s’agit, sans aucun doute, de la composante la plus importante d’une gestion de projet réussie. Voici les éléments essentiels que vous devez comprendre sur le périmètre d’un projet.
Qu’est-ce que le périmètre d’un projet ?
Le périmètre ou le scope d’un projet est la phase de préparation du projet au cours de laquelle une liste des objectifs de base du projet, des produits livrables, des affectations, des dépenses et des délais est déterminée et enregistrée. L’énoncé du périmètre ou les termes de référence d’un projet définissent les limites du projet, attribuent des rôles à chaque membre de l’équipe et spécifient les processus de vérification et d’approbation du travail terminé.
Ces rapports aident la direction du projet à se centrer et à rester sur la bonne voie pendant toute la durée du projet. En outre, la déclaration du périmètre comprend des orientations pour la prise de décision de l’équipe sur les demandes de changement au cours du projet. Notamment, il ne faut pas confondre une déclaration de périmètre avec la charte d’un projet ; la charte d’un projet établit simplement l’existence du projet.
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Les projets de grande envergure, de par leur nature même, évoluent au fil du temps. Si un projet est efficacement « cadré » dès le départ, la gestion de ces améliorations devient encore plus simple. Lorsqu’elles font état de la complexité d’un projet, les parties prenantes doivent être aussi précises que possible afin d’éviter toute dérive, c’est-à-dire une situation dans laquelle une ou plusieurs composantes du projet nécessitent un travail, un temps ou un engagement supplémentaires en raison d’une planification ou d’une communication inadéquate.
Une gestion efficace du périmètre du projet nécessite une coordination efficace pour garantir que tous les membres de l’équipe connaissent le périmètre du projet et décident de la méthode précise par laquelle les objectifs du projet peuvent être atteints. Dans le cadre de la gestion du périmètre du projet, le chef d’équipe peut solliciter les autorisations et les approbations des différentes parties prenantes au cours du projet, afin de s’assurer que le projet planifié et achevé répond aux besoins de toutes les parties prenantes.
L’importance de spécifier le périmètre d’un projet
Voici les avantages que la déclaration du périmètre d’un projet offre à toute entreprise qui se lance dans une nouvelle entreprise.
- Il définit le périmètre du projet afin que tous les partenaires comprennent ce qui est impliqué ;
- Il sert de feuille de route aux administrateurs pour déléguer les tâches, planifier le travail et établir un budget approprié ;
- Il aide les membres de l’équipe à se concentrer sur les objectifs communs ;
- Il empêche les initiatives, en particulier les plus difficiles, de s’étendre au-delà de la vision développée.
En général, les chefs de projet trouvent que la définition de la complexité d’un projet permet de l’orienter et de le mettre en œuvre conformément au plan. Le périmètre établit une base solide pour superviser le projet à mesure qu’il progresse et permet de s’assurer que des ressources ne sont pas perdues ou dépensées pour des éléments qui ne sont pas inclus dans le périmètre.
Comment décrire le périmètre du projet
La définition du périmètre d’un projet nécessite un retour d’information de la part des partenaires qui, en collaboration avec la direction du projet, définissent les éléments essentiels du projet, à savoir le budget, les objectifs, l’efficacité et le calendrier. Pour définir le périmètre d’un projet, les gestionnaires de projet doivent compiler des lignes directrices sur ce que les partenaires attendent du projet – ce qui inclut l’objectif ou les résultats attendus du projet, le délai d’achèvement et le budget disponible pour le projet. L’objectif est de recueillir et de documenter des informations détaillées et fiables au cours de cette phase, en veillant à ce que le périmètre du projet représente précisément tous les critères, ce qui augmente la probabilité que les chefs de projet produisent des produits qui dépassent les besoins des parties prenantes, dans les délais et le budget prévus.
Comment déterminer le périmètre d’un projet ?
Définir le périmètre d’un projet implique plusieurs étapes, qui peuvent varier selon la taille et la complexité du projet. Voici quelques étapes clés à suivre :
1. Identifier les parties prenantes
Les parties prenantes sont toutes les personnes ou entités ayant un intérêt direct ou indirect dans le projet. Il est essentiel de les identifier afin de bien comprendre leurs besoins, attentes et contraintes. Les parties prenantes peuvent inclure les clients, les utilisateurs finaux, l’équipe de projet, les fournisseurs, les partenaires et la direction.
2. Définir les objectifs du projet
Les objectifs du projet doivent être clairement définis et alignés sur les besoins des parties prenantes. Ils doivent répondre aux questions : « Qu’est-ce que nous voulons accomplir ? » et « Pourquoi le faisons-nous ? ». Les objectifs doivent être précis, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.
3. Établir les livrables du projet
Les livrables du projet sont les résultats concrets qui seront produits à la fin du projet pour satisfaire les objectifs définis. Ils doivent être clairement spécifiés, quantifiables et délimités, afin d’éviter les ambiguïtés ou les malentendus entre les parties prenantes au cours du projet.
4. Déterminer les ressources requises
Pour mener à bien un projet, il est important d’identifier les ressources nécessaires pour réaliser les différents livrables. Ces ressources peuvent inclure :
- Le personnel (compétences, expérience, disponibilité)
- Les équipements et matériaux
- Les budgets financiers
- Les informations et données
- Les autorisations et permis requis
5. Identifier les contraintes et les risques
Tout projet comporte des contraintes et des risques qui peuvent avoir un impact sur sa réalisation. Une des bonnes pratiques en gestion de projet est de les identifier et d’évaluer leur impact potentiel sur le périmètre du projet. Les contraintes peuvent inclure le temps, le budget, les réglementations, etc. Quant aux risques, ils peuvent être liés aux technologies utilisées, aux changements organisationnels, aux problèmes de fournisseurs, etc.
6. Valider et documenter le périmètre
Une fois que le périmètre a été déterminé, il doit être validé par les parties prenantes pour s’assurer qu’il répond à leurs attentes. Il est également important de documenter toutes les informations relatives au périmètre dans un document formel (appelé « déclaration du périmètre »), qui servira de base pour tous les aspects de la gestion de projet, tels que la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture du projet.
La gestion du périmètre d’un projet
Une fois le périmètre d’un projet défini, il est crucial de le gérer tout au long du cycle de vie du projet pour s’assurer que les changements qui surviennent en cours de réalisation sont maîtrisés et n’affectent pas négativement le projet. La gestion du périmètre peut inclure les actions suivantes :
- Communication : Il est essentiel de communiquer clairement et régulièrement avec toutes les parties prenantes pour s’assurer qu’elles comprennent et respectent le périmètre défini.
- Suivi : Le chef de projet doit suivre attentivement l’avancement des travaux, la consommation des ressources et les éventuels écarts par rapport au plan initial.
- Contrôle des modifications : Un processus formel de contrôle des modifications doit être mis en place pour examiner et approuver toute modification apportée au périmètre du projet.
- Evaluation des risques : Les risques qui pourraient affecter le périmètre du projet doivent être identifiés, analysés et atténués autant que possible.
En somme, le périmètre d’un projet est un élément fondamental pour assurer la réussite de celui-ci. Une définition claire et une gestion rigoureuse du périmètre permettent de mieux organiser le travail, de maîtriser les coûts et les délais, et d’atteindre les objectifs fixés.
