Une planification efficace est primordiale en matière de gestion de projet et le rétroplanning fait partie des méthodes les plus utilisées.

Pour vous faciliter la tâche dans sa mise en place, nous vous proposons un modèle que vous pouvez télécharger et réutiliser gratuitement.

Modèle 1 de Rétroplanning pour Excel et Google Sheets

Ce modèle de rétroplanning est disponible pour votre tableur favori que ce soit Microsoft Excel ou Google Sheets.

Rétroplanning Excel

Il suffit de cliquer sur le lien pour y accéder gratuitement et sans avoir à indiquer votre adresse email.

 

 

Modèle 2 de rétroplanning en ligne

Si vous souhaitez gagner du temps et avoir un vrai logiciel complet pour la création d’un rétroplanning mais aussi gérer tous vos projet. Nous ne pouvons que vous conseiller monday.

monday gantt

Pour retrouver des modèles de rétroplanning, il suffit de s’inscrire gratuitement :

 

Le rétroplanning en quelques lignes

Appelé également « planning inversé » ou « planification en arrière », le rétroplanning est une méthode de planification qui, contrairement au planning classique, se construit à la date de fin d’un projet. En d’autres termes, il s’agit d’effectuer un travail à rebours. On remonte dans le temps dans le but de cerner les étapes ainsi que les délais requis pour l’atteinte de l’objectif. C’est un moyen efficace de comprendre clairement ce qui doit être réalisé.

Malgré le fait que cette méthode est très utilisée dans le secteur de l’événementiel, elle peut également servir dans bien d’autres domaines. Si de nombreux professionnels privilégient le rétroplanning, c’est qu’il procure des atouts non négligeables. On peut citer par exemple la possibilité de visualiser le projet dans sa globalité, la planification efficace des ressources ou encore la vérification des délais fixés. Cette méthode peut aussi impacter d’une manière positive la motivation des équipes qui sont mobilisées sur un projet.

N’oubliez pas qu’un rétroplanning doit avant tout être axé sur la communication. Cela signifie que chaque membre de l’équipe doit avoir une bonne compréhension des tâches qu’on lui a assignées. Même chose en ce qui concerne les délais ainsi que les dépendances entre les activités. Il faut s’assurer également que tout le monde soit informé des évolutions du projet.

De quelle manière procéder à la mise en place d’un rétroplanning ?

Si vous souhaitez créer un rétroplanning efficace, il vous faut simplement suivre certaines étapes. Il est à noter que la mise en place de cet outil de planification ne prend pas beaucoup de temps. Certaines personnes choisissent de recourir à Excel ou Google Sheet pour dresser un rétroplanning. Ce n’est pas vraiment recommandé dans la mesure où les fonctionnalités proposées par ce tableur sont assez limitées. Dans ces conditions, il est plus intéressant de miser sur des logiciels de rétroplanning ligne. De cette manière, vous profitez de fonctionnalités avancées et les erreurs de saisie sont réduites au maximum. Par ailleurs, la sécurité des données est assurée.

Cela étant dit, il est temps maintenant d’aborder en détail les étapes de création d’un rétroplanning !

Dresser une liste des tâches

Ce que vous devez faire en premier c’est de lister tout d’abord les tâches et procéder ensuite à leur découpage en sous-tâches. Déterminez aussi les sous-objectifs. Cette opération est primordiale si on veut avoir une vue d’ensemble de toutes les étapes du projet et de son déroulement. Elle rend également la gestion ultérieure plus facile.

Designer des responsables

Après avoir effectué l’identification des tâches, la prochaine étape consiste à définir les responsables pour chaque activité. Il est très important que chaque collaborateur sache exactement son rôle ainsi que ses responsabilités. Chacun doit aussi savoir qui s’occupe de telle ou telle tâche en particulier. Cela contribue à instaurer une meilleure communication et les risques de confusion sont évités. En outre, le suivi des progrès gagne en efficacité.

Estimer la durée des tâches

L’étape suivante concerne l’estimation de la durée des tâches. Cette dernière doit être à la fois réaliste et concrète. Dans la mesure du possible, elle doit s’appuyer sur des données antérieures. Cette étape permet de déterminer des délais réalistes. Cependant, il ne faut pas hésiter à se référer à d’autres projets identiques qui ont été réalisés auparavant. Ceci dans le but d’éviter les surévaluations ou sous-évaluations des délais. Il faut également tenir compte de plusieurs paramètres à savoir les compétences des collaborateurs, les contraintes du projet ainsi que les ressources disponibles.

Classifier les activités

Après l’estimation du temps alloué à chacune des tâches, c’est le moment de dresser une classification de toutes les activités. Pour cela, il y a 2 méthodes. Vous pouvez choisir de les classifier par ordre chronologique ou bien par ordre de priorité. Mais vous avez aussi la possibilité de combiner ces 2 méthodes. De cette manière, vous pouvez gérer ce qui est urgent tout en réalisant une planification cohérente.

Établir un diagramme de suivi de projet

Pour planifier efficacement votre projet, il est conseillé de se servir du diagramme de GANTT. Pour quelles raisons ? Tout simplement parce que ce type de diagramme est à la fois simple et facile à comprendre. De plus, il permet de visualiser aisément la durée des tâches, mais aussi leur éventuel chevauchement. Grâce à des flèches, l’utilisateur peut prendre connaissance des dépendances entre 2 ou plusieurs tâches. Vous ne savez pas vers quel outil vous tournez pour établir un diagramme de GANTT ? Il est tout à fait possible d’en créer un en se servant de Excel ou Microsoft Project. Vous pouvez miser également sur des outils de gestion de projet en ligne. Avec ces derniers, il est très facile de mettre à jour votre diagramme selon les changements qui peuvent s’opérer au cours du déroulement du projet.