En adoptant une approche de visualisation des données en ligne pour gérer les activités stratégiques de votre entreprise, qu’elles soient petites ou grandes, vous rendrez votre entreprise plus cohérente, plus collaborative, plus intelligente et plus rentable – et les tableaux de bord de gestion de projet vous y aideront. À l’aide de solutions modernes, vous pouvez contrôler, optimiser et améliorer les performances de vos projets tout en augmentant la productivité de toute l’équipe, en économisant d’innombrables heures de travail et, au final, des coûts.
En gardant ces notions à l’esprit, nous expliquerons la dynamique fondamentale des tableaux de bord de gestion de projet, nous vous fournissons un modèle gratuit et nous nous pencherons également sur les avantages des tableaux de bord de projet ainsi que sur la manière d’en créer un.
Modèle de tableau de bord de projet
Gérez des projets de toutes tailles et de tous secteurs. Avec ses vues calendrier et ses fonctionnalités GANTT, et bien d’autres encore, ce modèle vous aidera à gérer visuellement vos projets grâce à un ensemble de modèles facile à utiliser.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord de projet ?
Un tableau de bord de gestion de projet informatique axé sur la planification, la conception, le développement, le budget du projet, les tests et d’autres paramètres essentiels.
Un tableau de bord de gestion de projet est une plateforme de données qui affiche des mesures, des statistiques et des informations spécifiques à un projet ou à une stratégie particulière en présentant un ensemble personnalisé d’indicateurs clés de performance (KPI) dans un endroit central afin d’améliorer les performances du projet.
Un tel tableau de bord est parfait pour les services individuels qui cherchent à suivre le succès de leurs projets et campagnes, à repérer les tendances passées ou présentes et, en fin de compte, à contribuer à rendre l’organisation plus intelligente. Le logiciel de tableau de bord de projet est également efficace pour la collaboration interservices en raison de sa souplesse d’accès et de sa convivialité, mais nous expliquerons cette notion plus loin dans notre article.
Pourquoi utiliser un tableau de bord pour la gestion de projet
Les tableaux de bord pour la gestion de projets présentent une foule d’avantages pour toute organisation moderne, quel que soit son secteur d’activité ou son créneau. Nous expliquons ici les plus importants d’entre eux :
1. Communication et cohésion
La clé d’une gestion de projet réussie est la communication. Si toutes les personnes impliquées dans une stratégie ou une initiative particulière comprennent leur rôle, ont accès aux informations dont elles ont besoin pour s’acquitter au mieux de leurs tâches et comprennent les données qui leur sont présentées, votre projet est susceptible de dépasser les attentes et de faire échouer les objectifs. En travaillant avec un logiciel de tableau de bord de projet capable de créer des rapports analytiques détaillés, vous doterez vos activités stratégiques de tous ces attributs clés.
2. Des données centralisées
Dans le paysage commercial numérique actuel, les projets peuvent se compliquer en raison du nombre de plateformes ou de points de contact à prendre en compte, ainsi que des piles de données importantes disponibles à tout moment.
Les tableaux de bord des projets présentent et visualisent les données qui sont à 100 % pertinentes pour un projet particulier, et comme chaque aperçu est disponible dans un endroit central, il est possible d’accéder rapidement à tous les aperçus ou mesures qui font partie intégrante de votre projet sans avoir à se connecter à d’autres applications ou plateformes. Et c’est là l’essence même du tableau de bord d’un projet : une économie de temps et d’argent.
3. Informations ciblées
En travaillant avec un modèle d’indicateur de performance clé spécifique à la tâche à accomplir, un tableau de bord en direct permet de suivre, de mesurer et d’améliorer vos performances du début à la fin.
De plus, en acquérant la capacité de comparer des données visuelles digestibles, vous pouvez repérer les tendances, capitaliser sur les points forts, identifier les points faibles et améliorer considérablement la réussite de vos projets.
4. Utilisation des données en temps réel
Bien qu’il existe de nombreux angles différents sous lesquels vous pouvez gérer votre projet, comme mentionné précédemment, le point important à souligner est la possibilité d’utiliser des données en temps réel. Que vous ayez besoin d’une réponse immédiate à votre question commerciale ou que vous souhaitiez simplement disposer des dernières informations sans les mettre à jour manuellement, ces tableaux de bord vous permettront de tirer constamment des informations en temps réel. Par exemple, si vous voulez suivre le temps passé sur une partie spécifique du projet, les données en temps réel vous permettront d’avoir la bonne information au bon moment.
5. Un aperçu global du projet complet
Que vous travailliez sur un média social ou sur un projet informatique (déjà expliqué), vous devez avoir une vue d’ensemble complète des tâches, des budgets, des étapes, des indicateurs clés de performance stratégiques ou opérationnels que vous devez suivre. Dans le passé, vous pouviez créer un rapport traditionnel et travailler avec des données historiques afin de générer des informations pour l’avenir, mais aujourd’hui vous pouvez construire un rapport ou un tableau de bord moderne et efficace sur les médias sociaux, par exemple, et avoir tous vos points de contact dans une vue d’ensemble visuelle claire et concise. Vous disposerez ainsi d’une épine dorsale de qualité qui vous permettra d’avoir une vision globale des différents angles et de garantir un développement et une vue d’ensemble durables du projet.
Comment créer un tableau de bord de projet ?
Il est clair qu’un tableau de bord de gestion de projet est un puissant outil d’analyse des données en ligne. Mais ce logiciel intuitif axé sur les données n’est efficace que s’il possède les bons attributs, qualités et fonctionnalités pour le travail. Pour vous aider à orienter votre succès, voici les six principaux conseils sur lesquels vous devriez vous concentrer lors de la création d’un tel tableau de bord :
1. Tenir compte de la digestibilité
Lorsque vous êtes en plein milieu d’un projet, il y a de fortes chances que la pression soit forte, ce qui signifie que pour atteindre vos objectifs et faire avancer les choses, il est primordial d’avoir un accès instantané aux bonnes informations. Tout outil de gestion de projet solide sera visuellement digeste, bien conçu et servira à obtenir des informations d’une manière qui vous permettra d’en extraire de la valeur en quelques secondes.
2. Mettre l’accent sur la convivialité
Outre la digestibilité (ou « scannabilité », comme on l’appelle parfois), il est essentiel que les tableaux de bord de gestion de projet soient totalement conviviaux. Non seulement tout le monde dans l’organisation doit pouvoir naviguer dans vos tableaux de bord en ligne avec une relative facilité, mais il ne faut pas que le personnel technique intervienne et effectue régulièrement des tâches basées sur des données. En bref, tout tableau de bord de projet digne de ce nom permettra à tous les services de travailler avec les données les plus importantes pour leur rôle dans un projet particulier, sans tracas.
3. Choisir le bon ensemble d’indicateurs de performance clés (KPI)
Quel que soit le type de projet sur lequel vous travaillez, vous devez définir des indicateurs de performance clés appropriés. Chacune de vos sources de données aura des mesures spécifiques que vous devrez suivre. En utilisant un tableau de bord dynamique pour la gestion de projet, les mesures peuvent être facilement consolidées en un seul point d’accès. Bien qu’il existe de nombreux exemples parmi lesquels vous pouvez choisir, seul un certain nombre d’indicateurs clés de performance (KPI) auront un sens pour votre projet spécifique. Qu’il s’agisse de l’état d’avancement du projet, des performances de l’équipe, des missions spécifiques ou de la gestion de la campagne de l’agence de marketing, il est important de sélectionner quelques KPI qui vous permettront d’obtenir des données et d’approfondir les détails, si nécessaire.
4. Personnaliser chaque élément de votre tableau de bord
Enfin, il est essentiel que votre tableau de bord de gestion de projet soit entièrement personnalisable. En personnalisant votre tableau de bord BI, vous serez en mesure de définir les indicateurs clés de performance les plus pertinents pour votre projet tout en intégrant les plateformes et les services les plus utiles à vos activités et en choisissant les conceptions ou les mises en page qui s’avéreront les plus utiles pour vous et vos collègues. L’important ici est de ne pas surcharger le tableau de bord avec des informations qui ne sont pas pertinentes, trop de couleurs ou des mesures qui ne cadreraient même pas avec votre histoire. Comme mentionné précédemment, le choix des bons KPI ainsi que la personnalisation de la conception et de la position de chaque élément s’avèreront être un moyen efficace de présenter votre projet et les performances de celui-ci.
5. Automatiser les processus de reporting pour gagner du temps
L’un des derniers éléments lors de la création d’une visualisation ou d’un tableau de bord de gestion de projet, est la possibilité de programmer et d’automatiser vos processus de reporting. Que vous ayez besoin d’une vue d’ensemble quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, une simple automatisation vous fera gagner d’innombrables heures puisque vous n’aurez pas à mettre à jour manuellement les données ou à gérer plusieurs feuilles de calcul à la fois. Un logiciel professionnel de tableau de bord BI vous permettra de vous concentrer uniquement sur vos données et d’automatiser les tâches fastidieuses de création et de diffusion de rapports sur une base régulière. C’est extrêmement important dans la gestion de projet, car il faut toujours aligner de nombreux angles différents.
6. Utiliser un logiciel professionnel de tableau de bord de gestion de projet
Un logiciel professionnel vous permettra de consolider tous les points mentionnés en un point d’accès unique et unifié où vous pourrez personnaliser, automatiser et choisir un modèle de tableau de bord de l’état du projet si vous n’avez pas le temps d’en concevoir un vous-même. Si vous avez besoin de créer un contenu plus spécifique à l’utilisateur, le logiciel peut vous offrir la possibilité de fournir des tableaux de bord intégrés afin que vous puissiez facilement les mettre en œuvre dans votre propre application, site web ou intranet, par exemple. Mais pas seulement, car un autre attribut clé des logiciels basés sur des projets est la portabilité. Un tableau de bord robuste offrira à ses utilisateurs un accès sur divers supports, de l’ordinateur de bureau à l’application mobile, offrant un accès convivial et entièrement optimisé aux données essentielles du projet, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, où que vous soyez dans le monde. Une simple connexion à Internet suffit et vous pouvez accéder au tableau de bord de votre logiciel de gestion de projet en quelques clics.
