Afin d’assurer la réussite de n’importe quel projet, il est primordial d’établir un suivi d’avancement. En général, c’est au chef de projet de se charger de cette tâche. De quelle manière procéder ? Retrouvez dans cet article plus de détails concernant la mise en place d’un suivi d’avancement.
C’est quoi exactement un suivi d’avancement de projet ?
Avant d’aller plus loin, il importe d’abord de savoir ce qu’est un suivi d’avancement de projet. Connu également sous l’appellation « contrôle des tâches », le suivi d’avancement vise à s’assurer que le projet suit bien le planning fixé et que toutes les ressources allouées sont mobilisées de manière efficiente. Le contrôle des tâches se déroule en trois phases. Dans un premier temps, il s’agit de réunir les données puis de les analyser et enfin d’appliquer les actions correctives. Il est possible de réaliser un suivi au quotidien, mais le chef de projet peut aussi décider de le faire chaque semaine ou bien tous les mois.
Quelle est l’utilité d’un suivi d’avancement ?
Même si tout a été planifié dans les moindres détails, des imprévus peuvent quand même se présenter à un moment donné. De plus, en votre qualité de chef de projet, vous devez vérifier que chaque équipe est sur la bonne voie et évaluer les performances. Vous devez savoir si vos collaborateurs travaillent de manière collaborative. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez vous assurer de l’atteinte des objectifs dans les délais impartis. Et sachez que vous pouvez toujours procéder à des réajustements (que ce soit au niveau des ressources, des délais ou du budget) si cela s’avère nécessaire.
Les étapes clés du suivi de projet
Le suivi de projet est un processus continu qui s’étend depuis le début jusqu’à la fin d’un projet. Les étapes clés de ce processus comprennent :
La définition des objectifs et des indicateurs de performance
Il est essentiel de définir clairement les objectifs du projet, ainsi que les indicateurs de performance qui permettront de mesurer l’atteinte de ces objectifs. Ces indicateurs peuvent être quantitatifs (ex : nombre de produits vendus) ou qualitatifs (ex : satisfaction client).
La planification des ressources matérielles et humaines
Une fois les objectifs et indicateurs définis, il est nécessaire de planifier les ressources matérielles et humaines requises pour mener à bien le projet. Cela implique notamment d’estimer les besoins en personnel, en équipement, en logistique et en coûts.
La mise en œuvre des actions
Le projet peut alors être lancé, avec la mise en place des différentes actions et tâches prévues. Il est important de veiller à une bonne communication au sein de l’équipe de projet afin d’assurer un suivi efficace du travail effectué.
Le contrôle et le suivi de l’avancement du projet
Tout au long de la réalisation du projet, il est essentiel de contrôler régulièrement l’avancement des actions et la progression vers les objectifs fixés. Cette étape permet de détecter rapidement toute déviation par rapport au plan initial, et ainsi d’apporter les ajustements nécessaires pour assurer la réussite du projet.
L’évaluation des résultats et l’analyse des enseignements tirés
En fin de projet, il convient d’évaluer les résultats obtenus au regard des objectifs initiaux, et d’identifier les enseignements que l’on peut tirer de cette expérience pour améliorer la gestion des futurs projets.
De quels moyens dispose le chef de projet pour mettre en œuvre le suivi ?
Il faut savoir que le chef de projet peut mobiliser de nombreux outils dans le cadre de la mise en œuvre d’un suivi d’avancement. Mais d’une manière générale, les outils les plus utilisés sont les logiciels de gestion et les réunions de suivi.
En ce qui concerne les logiciels de gestion de projet, ces derniers sont conçus dans le but de rendre le travail de gestion plus facile. Grâce à ces outils, il est plus aisé de planifier toutes les tâches et de les attribuer à chacune des équipes. Ces logiciels garantissent également une meilleure communication et améliore la productivité de tous les collaborateurs. Pour le chef de projet, il peut suivre sans problème l’avancement du projet en se servant du gestionnaire des tâches, du diagramme de Gantt ainsi que d’outil de gestion de ressources.
Les atouts du gestionnaire des tâches
Le gestionnaire des tâches est d’une grande utilité, car il permet au chef de projet de dresser une liste de l’ensemble des tâches à exécuter. Il peut ensuite répartir efficacement et confier ces différentes tâches à ses équipes. Avec le gestionnaire des tâches, chaque collaborateur aura une idée précise de ce qu’il doit faire au quotidien. Cet outil offre la possibilité de se rendre compte de l’état d’avancement d’un projet puisqu’il suffit de faire la comparaison entre la quantité de tâches déjà accomplies et l’intégralité des tâches à réaliser.
Quid du diagramme de Gantt ?
L’atout majeur de cet outil est qu’il permet à son utilisateur de visualiser rapidement l’évolution de chacune des tâches confiées aux équipes. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale. La longueur et la position de cette barre renvoient à la date de commencement de la tâche et la date de fin. En outre, vous pouvez visualiser le chevauchement des tâches et combien de temps cela va durer. En utilisant le diagramme de Gantt, il est possible d’attribuer aux activités des échéances ou bien d’établir des liens de dépendance entre ces activités.
La gestion des ressources
Grâce à des outils dédiés spécialement à la gestion des ressources, le chef de projet peut déterminer quelle équipe est confrontée à une surcharge de travail et quelle autre équipe est disponible. De cette manière, il peut réaffecter les ressources pour des tâches spécifiques. Par ailleurs, la gestion des ressources limite considérablement les risques d’un dépassement important du budget qui a été fixé au départ.
À part les logiciels de gestion, la mise en place d’un suivi d’avancement peut se faire aussi par le biais des réunions de suivi. Vous vous demandez en quoi ces dernières consistent ? Tout d’abord, il appartient au chef de projet d’animer les séances. À noter que tous les chefs d’équipe doivent répondre présents à ces réunions. Au cours des séances, c’est surtout le planning du projet qui sera au centre des discussions. Quelles sont les activités qui vont démarrer dans les prochains jours ? Quelles sont les nouvelles activités à ajouter ? Où en est l’évolution des tâches en cours ? Voilà les principales questions qui seront soulevées lors de ces réunions. La fréquence de celles-ci est en fonction de la durée et de l’envergure du projet. À la fin de la réunion, on procède à l’établissement d’un compte-rendu qui mentionne les retards enregistrés au niveau du projet, leurs causes et les mesures à prendre.
La rédaction du rapport d’avancement
Résumer la progression d’un projet, voilà l’utilité principale du rapport d’avancement. En consultant ce document, la direction ainsi que l’ensemble des équipes auront accès à de précieuses informations. On peut savoir par exemple si le projet accuse des retards ou au contraire en avance sur le planning. Il est aussi possible de déterminer les tâches accomplies et les contraintes auxquelles l’équipe fait face.
Mis à part le suivi de l’avancement du projet, ce rapport a aussi une autre utilité : aider l’équipe projet à être plus performante.
Bon à savoir : Au cas où vous rencontreriez des difficultés à rédiger ce rapport, sachez qu’il existe des outils qui pourront vous aider. Pour être plus précis, il s’agit de fonctionnalités qu’on retrouve dans la plupart des logiciels de gestion de projet. Ainsi, vous gagnez du temps et la rédaction du rapport d’avancement sera plus facile.
Les bonnes pratiques pour assurer un suivi de projet réussi
Enfin, le respect de certaines bonnes pratiques peut aider à garantir un suivi de projet efficace et optimisé :
- Communiquer régulièrement avec l’ensemble des parties prenantes du projet, pour s’assurer que tout le monde dispose des informations nécessaires et pour favoriser une bonne collaboration.
- Mettre en place des revues de projet périodiques, afin de faire le point sur l’avancement des actions, les difficultés rencontrées et les ajustements à apporter.
- Anticiper les risques pouvant impacter le projet, et mettre en place des plans d’action pour les prévenir ou les atténuer.
- Documenter le projet, en consignant par écrit toutes les informations importantes, les décisions prises et les enseignements tirés. Cela facilite la communication au sein de l’équipe et permet de capitaliser sur l’expérience acquise pour les futurs projets.
- Évaluer régulièrement la satisfaction des parties prenantes du projet (clients, partenaires, collaborateurs), afin de détecter rapidement tout besoin d’amélioration et d’ajuster en conséquence le suivi de projet.
En conclusion, le suivi de projet est un élément crucial pour assurer la réussite d’un projet et garantir une bonne gestion des ressources matérielles et humaines. La mise en œuvre de méthodes et outils adaptés, ainsi que le respect des bonnes pratiques, permettent d’optimiser cette démarche et de maximiser les chances de succès du projet.
