Concilier coordination d’équipes, gestion de projets et travail hybride devient est un enjeu majeur pour les entreprises et organisations publiques. Les éditeurs de logiciels ont bien compris ce besoin et se concentrent donc sur les nouvelles innovations à apporter pour permettre aux entreprises et particuliers d’être plus performants, d’économiser en temps tout en optimisant les process de coordination. Les solutions collaboratives deviennent de plus en plus indispensables.

. Yookkan l’a bien compris, et c’est justement sur ce progiciel que notre article va se baser. En effet, nous l’avons testé pour voir ce qu’il vaut exactement. Retrouvez sans plus attendre tous les détails !

Présentation de Yookkan

Yookkan est un outil de gestion de projet partagé en mode SaaS créé par la startup française Yookkan en 2021. Ce logiciel collaboratif en ligne a été conçu pour répondre aux exigences des entreprises privées ou publiques, des institutions et des particuliers, surtout face à l’émergence des nouveaux modes de travail hybrides. Version détournée de « You can », son nom évoque déjà les nombreuses possibilités qui s’offrent à vous en l’utilisant.

Si au tout début, les fonctionnalités proposées s’adaptaient aux besoins des PME, les grandes structures peuvent dorénavant l’utiliser sans problème. Parmi les logiciels de gestion de portefeuille de projets présents sur le marché, Yookkan est simple à prendre en main. Son tableau de bord est aussi moderne, clair qu’intuitif. D’ailleurs, nous avons été séduits par son design très bien élaboré. En plus de sa fluidité d’utilisation, il offre un confort visuel optimal.

Les fonctionnalités

Véritable boîte à outils du chef de projet, Yookkan dispose de nombreuses fonctionnalités pour faciliter le suivi et le pilotage de vos projets tout en améliorant votre organisation.

  • Gestionnaire des tâches et des ressources : Yookkan permet aux managers d’assigner les tâches entre tous les collaborateurs des équipes. En retour, ces derniers peuvent gérer, piloter et suivre en temps réel les missions qui leur sont attribuées. D’ailleurs, il n’y a plus besoin de se déplacer pour faire part de l’avancement de ses tâches, chacun peut librement et à tout moment. Il leur suffit d’indiquer les tâches réalisées et partager avec l’équipe des données clés.
  • Tableau de bord multi-projets automatisé et synthétique : Avec Yookkan, tous vos collaborateurs sont en mesure de visualiser l’avancement de différents projets en parallèle et d’accéder à l’intégralité des données clés y afférentes, chose qui n’est pas facile sans l’utilisation de logiciel. À part cela, il propose une fonction macro-planning dans laquelle sont regroupés les déroulements de vos différents projets (vue portefeuille projets).
  • Création de diagramme de Gantt automatisé pour chaque projet : En tant que logiciel de Gantt, Yookkan vous permet d’une part d’identifier plus facilement les dépendances entre ces derniers. D’autre part, il vous aide à voir l’état d’avancement des projets ainsi que les points critiques de ces derniers.

  • Management visuel automatisé : Yookkan vous donne une vue à 360° de l’ensemble des activités liées à vos projets. Rien ne vous échappera donc ! Vous pouvez suivre scrupuleusement chaque étape desdits projets. En effet, vous avez le choix entre différents types de visualisation : vue Kanban, vue liste ou vue d’ensemble.
  • Espace collaboratif pour l’organisation des réunions : Il est indispensable pour une organisation efficace et productive de vos meetings. D’ailleurs, tous les participants y ont accès, ce qui vous permet de mieux vous coordonner, mais surtout de vous concentrer sur l’essentiel.
  • Outil de pilotage budgétaire et des risques : le module pilotage budgétaire de suivre les dépenses par projet et pour l’ensemble des projets. Vous pouvez créer des catégories de dépenses avec des des taux de taxe spécifiques et y associer des pièces jointes comme des devis ou factures. Yookkan synthétise automatiquement l’ensemble des dépenses réalisées via ses tableaux de bord automatisés. L’ensemble de ces données sont exportables sous excel ou connectables à un CRM ou ERP externes.

 

Les tarifs de Yookkan

Yookkan propose actuellement quatre principaux plans tarifaires allant de l’offre gratuite aux offres payantes: Découverte, Pro, Entreprise et Personnalisée.

Nous avons pu essayer toutes les fonctionnalités, car chaque formule dispose d’un essai gratuit.

  • L’offre Découverte est en fait la version gratuite de Yookkan. Elle prend en charge 3 projets avec un nombre illimité de participants. Même si celle-ci n’est pas payante, vous pouvez disposer de toutes les fonctionnalités pendant une durée de 15 jours. Yookkan vous permet d’effectuer différents types d’action (action principale, checklists, jalons, livrables). En termes de stockage, vous avez droit à 100 Mo. Un espace pas assez large, mais que nous jugeons bien suffisant pour ces 3 projets.
  • L’offre Pro, quant à elle, peut recevoir un nombre illimité de projets et offre une mémoire de stockage de 500 Mo. En plus des fonctionnalités proposées par la version gratuite, vous avez accès à des outils supplémentaires : synchronisation Google Agenda, Outlook, agenda iCal, tableau de bord multi-projets, export Excel des actions, gestion du temps, des dépenses, des ressources et des risques et bien d’autres encore. La fonction Ma ToDo est très utile, pour nous d’ailleurs, ça nous a permis d’être bien organisés, mais surtout d’être à jour dans les tâches à faire. Côté prix ? Il n’est que de 5 € HT/mois.
  • L’offre Entreprise est une version plus avancée que les formules précédentes. En termes de stockage, il offre une mémoire de 1 Go. Ses fonctionnalités sont d’ailleurs plus poussées : planning Gantt multi-projets, automatisation des tâches récurrentes, synthèse budgétaire, organisation et suivi de réunions… en bref, tout ce dont vous avez besoin pour un travail collaboratif efficace. Cette offre est accessible au prix de 10 € HT/mois.
  • L’offre Personnalisée : la dernière de la liste, mais non la moindre. Comme son nom l’indique, il s’agit d’une formule sur mesure. Il est de votre ressort de décider des outils et fonctionnalités à inclure dans votre offre, en fonction de vos besoins. Malheureusement, nous ne pouvons pas vous donner de fourchette de prix par rapport à son utilisation, mais nous vous assurons qu’il reste très abordable.

Si en termes de fonctionnalités Yookkan nous a satisfaits, au niveau du prix, il est plutôt intéressant. Nous avons surtout apprécié le fait qu’il dispose d’une offre totalement gratuite, même s’il ne peut accueillir que 3 projets. C’est un grand plus d’ailleurs par rapport aux autres logiciels de gestion de projet du marché disponibles qu’en version payante.

Les avantages et inconvénients

L’usage au quotidien de ce logiciel de gestion de projet partagé est très avantageux pour les entreprises et particuliers qui veulent améliorer leur productivité. Selon nous, utiliser Yookkan c’est :

  • Un travail en ligne optimisé grâce à sa prise en main rapide et intuitive.
  • Un traitement efficace de toutes les étapes nécessaires à la gestion de projet.
  • Des données hautement sécurisées dans un Cloud puissant garantissant la souveraineté des données ( serveurs français situés en France)
  • Un gain de temps et d’efficacité assuré dans la réalisation des tâches quotidiennes.
  • Des projets bien maîtrisés, et ce, dans tous les aspects.

Nous n’avons pas de remarques négatives à émettre vis-à-vis de ce logiciel. Comme nous l’avons déjà dit plus haut, Yookkan dispose des fonctionnalités indispensables pour une gestion de projet collaborative efficace. D’ailleurs, d’autres fonctionnalités sont en cours de développement. Nous n’avons pas rencontré de bug ou d’autres problèmes lors de l’utilisation.

En résumé

Yookkan est indubitablement l’un des meilleurs logiciels de gestion de projet proposés sur le marché français. C’est une solution robuste et complète en même temps. Elle est facile à utiliser et ses fonctionnalités sont multiples. Elle répond aussi bien aux besoins des gestionnaires de projets transverses, qu’à des équipes spécialisées: marketing, ccommunicatio, informatique, production.. De plus, son service client localisé à Grenoble est très réactif et à l’écoute. Yookkan est un logiciel à recommander.