La quantité de préparation et d’élaboration nécessaire au début d’un projet peut sembler décourageante. Il peut y avoir des dizaines, voire des centaines, de tâches qui doivent être accomplies au bon moment et dans le bon ordre.

La décomposition d’un projet en phases, comme le savent les chefs de projet expérimentés, permet de gérer beaucoup plus facilement les détails et de prendre les mesures nécessaires dans l’ordre approprié. En organisant vos efforts de gestion de projet selon ces cinq phases, vous pouvez leur donner une structure et les décomposer en une série d’étapes logiques et réalisables.

1. Lancement du projet

La première phase du cycle de vie d’un projet est le lancement. C’est le moment où l’on évalue la valeur et la viabilité du projet. Lorsqu’ils décident d’entreprendre ou non un projet, les gestionnaires de projet utilisent souvent deux outils d’évaluation :

  • Document d’analyse de rentabilisation – Ce document argumente la nécessité du projet et propose une estimation des avantages financiers.
  • Étude de faisabilité – Il s’agit d’une évaluation des objectifs, du calendrier et des dépenses du projet afin de déterminer s’il doit être réalisé. Elle compare les exigences du projet aux ressources disponibles afin de déterminer si le projet doit être poursuivi ou non.

Les projets jugés non rentables et/ou irréalisables sont abandonnés par les équipes. En revanche, les projets qui satisfont à ces deux normes peuvent être confiés à une équipe de projet ou à un bureau de projet spécifique.

2. Planification du projet

Une fois le projet approuvé, il faudra une stratégie bien pensée pour diriger l’équipe et la maintenir sur la bonne voie. Un plan de projet bien rédigé peut vous aider à trouver des ressources, à obtenir des financements et à vous procurer les fournitures dont vous avez besoin. La planification du projet dirige les efforts de l’équipe pour produire des résultats de haute qualité, gérer les risques, obtenir l’acceptation, communiquer les avantages aux parties prenantes et gérer les fournisseurs.

La planification du projet aide également les équipes à comprendre le coût, la portée et le calendrier du projet, ainsi que les difficultés qu’elles peuvent rencontrer au cours du projet.

3. Mise en œuvre du projet

C’est la phase à laquelle la plupart des gens pensent lorsqu’ils évoquent la gestion de projet. L’objectif de l’exécution est de créer des produits livrables satisfaisant le client. Pour ce faire, les chefs d’équipe affectent les ressources et veillent à ce que les membres de l’équipe se concentrent sur les responsabilités qui leur sont confiées.

La phase de planification est cruciale pour l’exécution. Le plan de projet détermine le travail et les efforts de l’équipe pendant la phase d’exécution.

4. Contrôle et suivi du projet

Parce qu’ils se produisent souvent en même temps, le suivi et le contrôle sont généralement intégrés à l’exécution. Les équipes doivent régulièrement vérifier leurs propres progrès dans la mise en œuvre de leur stratégie de projet.

Pour s’assurer que les promesses sont tenues, elles doivent garder un œil sur les activités afin d’éviter les dérapages, calculer les indicateurs de performance clés et suivre les écarts par rapport aux coûts et aux délais prévus dans le budget. Cette attention constante contribue à une progression sans faille du projet.

5. Achèvement du projet

Lorsqu’une équipe achève un projet, elle le remet au client, communique sa conclusion aux parties prenantes et réaffecte les ressources à d’autres initiatives. Cette phase critique du cycle de vie du projet permet à l’équipe d’évaluer et d’enregistrer le projet avant de passer au suivant, en tirant les leçons des échecs et des triomphes des projets précédents pour créer de meilleures procédures et des équipes plus efficaces.

Bien que la gestion de projet puisse parfois sembler décourageante, sa décomposition en cinq cycles distincts aidera votre équipe à gérer les projets les plus complexes tout en optimisant le temps et les ressources.