Principal ennemi des chefs de projet, l’effet tunnel est le premier facteur d’échec dans la réalisation de projet. En effet, c’est une des erreurs les plus courantes qui peuvent survenir même aux plus confirmés s’ils manquent d’attention dans ce qu’ils font ! Il est le plus souvent généré par une communication défaillante entre les parties prenantes et est la cause directe de l’insatisfaction du client, de la frustration d’équipes et de la dérive financière. Dans cet article, on vous explique tout sur l’effet tunnel : définition, origine, les risques qu’il peut engendrer et bien sûr les actions à mettre en place pour l’éviter.
Qu’est-ce que l’effet tunnel en gestion de projet ?
L’effet tunnel est une expression schématique utilisée en gestion de projet pour présenter une situation où l’équipe projet travaille en sous-marin et le client, de son côté, n’est pas courant de l’avancement du projet ainsi que de la consommation de la charge de travail ou du budget. Parce que le chef de projet ne communique pas de versions intermédiaires au commanditaire, tous deux attendent la fin pour d’une part avoir un aperçu du livrable final, d’autre part, pour statuer la conformité de ce dernier.
Travailler de la sorte n’est point avantageux pour l’équipe projet surtout si le livrable ne correspond pas aux besoins et attentes du client. En conséquence, il est toujours plus judicieux d’avancer de façon itérative et de s’arrêter périodiquement pour valider l’avancement du projet avec le commanditaire, évaluer la situation et le budget de l’équipe, mais surtout pour mettre à jour et ajuster son plan de route en conséquence afin d’atteindre les objectifs fixés. En procédant autrement, c’est l’effet tunnel garanti !
Effet tunnel : causes et conséquences
Erreur plutôt courante en gestion de projet, plusieurs facteurs sont à l’origine de l’effet tunnel. On peut citer par exemple :
Une absence de communication et d’instances de suivi entre le prestataire et le client
Comme il est dit plus haut, le chef de projet et son équipe travaillent en sous-marin. Ils ne communiquent donc pas avec le client l’avancement du projet. Il ne donne signe de vie que lorsque le livrable est finalisé.
Une lacune au niveau de la communication entre les parties prenantes
Faute d’adopter une bonne stratégie de communication, des frustrations et des incompréhensions peuvent survenir surtout si le chef de projet comprend de travers les besoins du client. Pour prévenir à cela et s’assurer que l’équipe effectue les tâches conformément aux besoins du commanditaire, il faut s’armer des bons décideurs, et ce, des deux côtés.
Une méthodologie de travail non adaptée au projet
Les risques de rencontrer un effet tunnel sur vos projets sont importants si vous avez mal choisi la démarche à suivre pour la réalisation de ces derniers. Il en est de même pour une mauvaise planification. En effet, il arrive un moment où le chef de projet est sous pression pour respecter des délais impossibles à tenir. Au lieu de réorganiser le planning, il préfère attendre d’être dans le mur plutôt que de chercher plus tôt des recours.
Un mauvais choix d’indicateurs dans le tableau de bord
Clé du pilotage tant stratégique qu’opérationnel, les KPIs sont indispensables pour mesurer la performance d’un projet, mais surtout pour que celui-ci aboutisse jusqu’à la fin. Disposer de mauvais indicateurs ou même ne pas en avoir revient donc à piloter le projet à l’aveugle sans aucune garantie du livrable final.
Des conditions de validation floues
Un livrable validé est un livrable qui correspond aux conditions de validations figurant dans le cahier des charges. Par cela, il est important de les définir clairement pour que l’équipe projet ne se trompe pas dans leur travail et navigue à vue. Pour information, cette validation donne lieu à un PV de réception qui engage le client.
Une rétention d’informations
Lorsque les membres de l’équipe projet ont leur propre agenda et leurs propres intérêts, contraires au projet, il arrive un moment où des informations soient dissimulées. Faute d’avoir les informations importantes, le chef de projet part sur des suppositions qui plus tard peuvent avoir des répercussions désastreuses pour le projet.
Sous-estimation des risques et contraintes
Quel que soit le projet que vous entreprenez, évitez de sous-estimer les risques et les contraintes y afférents, car cela peut vous créer des difficultés sur les plans technique et organisationnel.
Tous ces aléas favorisent l’effet tunnel en gestion de projet et les risques encourus sont aussi importants du côté de l’équipe projet que celui du client :
- Au niveau du client : altération de l’image de l’entreprise, perte de confiance vis-à-vis du chef de projet, perte financière.
- Au niveau du prestataire : insatisfaction du client, prolongement de la période de développement du projet, dérive financière, surcharge de travail et coûts supplémentaires, diminution du ROI.
Effet tunnel : comment l’éviter ?
Avoir un planning bien structuré
Établir un planning, c’est bien ! Mettre en place des points de contrôle ou des jalons, c’est mieux ! Ceux-ci sont la base même d’une construction claire des échéances, aussi bien pour vous que pour votre équipe. En effet, les jalons peuvent être définis dès la création du cahier de charges. Au fur et à mesure et compte tenu de vos besoins, vous pouvez les modifier. Toutefois, il est essentiel de placer ces derniers de façon stratégique, et ce, bien avant de détailler le planning.
Choisir des KPIs pertinents pour le tableau de bord
Le tableau de bord est un outil incontournable à l’équipe projet pour pouvoir mener à bien un projet et suivre de près son avancement. Toutefois, celui-ci n’est efficace que s’il dispose des indicateurs de performances pertinents. Pour avoir une vision détaillée d’où se situe le projet par rapport aux estimations, les KPIs tels que la consommation réelle de la charge de travail vs estimé, la consommation réelle du budget vs estimé, le pourcentage d’avancement réel du projet vs estimé ainsi que la courbe en S et la valeur acquise, sont indispensables.
Adopter un plan de communication efficace
Le plan de communication est primordiale surtout dans la conduite de projet. En tant que prestataire, le chef de projet doit organiser des réunions de gouvernance périodiques avec d’une part le comité de pilotage : inviter les décisionnaires et les parties prenantes pour les informer de l’avancement du projet, mettre à jour le plan de suivi des risques ainsi que le planning projet, mais surtout impliquer le client dans la prise de décisions. D’autre part, avec le comité opérationnel : réunir les acteurs techniques et opérationnels afin de partager un flash report hebdomadaire, discuter des détails techniques du projet et des difficultés rencontrées en cours de route.
Être transparent sur l’avancement du projet
La rétention d’informations est comme précisée plus haut source de l’effet tunnel. De ce fait, miser sur une totale transparence avec les membres de votre équipe, mais surtout le client. Mettez de côté les mensonges et les cachotteries. Jouez franc jeu, faites carte sur table et partagez leur aussi bien les bonnes que les mauvaises nouvelles. Si vous n’arrivez pas à tenir les délais, dites-le avec franchise à votre client quitte à le peiner au lieu de le rassurer pour ensuite le mettre devant le fait accompli.
Adopter une méthode agile
Si le projet sur lequel vous allez vous pencher est un projet d’innovation, de R&D ou de développement de produit, adopter une méthode agile telle que Scrum vous sera d’une grande aide. En effet, opérer en mode agile est un des meilleurs moyens d’éviter l’effet tunnel, car vous êtes amenés à découper votre projet en sprints ou cycles courts itératifs. À la fin de chaque sprint, vous devez livrer un incrément au client. Puis, celui-ci vous fait un feedback lors de la sprint review. Toutefois, pour que cela porte ses fruits, il est nécessaire de former vos collaborateurs à la philosophie agile.
