Microsoft Planner est un logiciel de planification et de gestion de projets qui fait partie intégrante de l’écosystème Microsoft 365. Il est réputé pour sa simplicité d’utilisation. Cet outil est conçu pour une gestion intuitive des tâches et une organisation simplifiée du travail des équipes. L’application permet de rassembler facilement les plans de projet, les groupes de collaborateurs et les documents pour une meilleure coordination et collaboration. Mais, qu’en est-il vraiment de ses capacités ? Qu’est-ce qui le distingue des autres solutions disponibles sur le marché ? Fonctionnalités, atouts et inconvénients, tarifs… On vous livre toutes les informations clés sur Microsoft Planner dans ce test.
Présentation de Microsoft Planner
L’application Microsoft Planner a été lancée par le géant Microsoft en 2016. Gagnant en popularité au fil des ans, ce logiciel dédié à la gestion de tâches est aujourd’hui adopté par plus d’un million d’utilisateurs à travers le monde. Microsoft Planner est disponible via la plateforme Microsoft 365. Il est accessible à tous ceux qui disposent d’un abonnement à Office 365, notamment l’offre Education et Business. Ainsi, cet outil convient à la fois pour une utilisation personnelle et professionnelle. Compatible avec tous les systèmes d’exploitation, Microsoft Planner peut également être téléchargée sur différents types d’appareils (PC, mac, smartphone, tablette). On peut l’utiliser via un navigateur web ou bien avec l’application mobile dédiée (Android, iOS).
Microsoft Planner est conçu pour simplifier la gestion des projets et pour faciliter l’organisation des taches. En milieu professionnel, il peut être utilisé pour planifier le travail des équipes et pour améliorer la collaboration. C’est l’outil idéal pour les équipes multitâches qui ont besoin de coordonner efficacement de nombreuses activités. L’application permet à un plusieurs groupes de collaborer en mode synchronisé sur un même projet. Il met à disposition un espace de travail commun ainsi que diverses fonctions pour créer et gérer plusieurs projets. Planner permet de suivre avec aisance les activités des membres de l’équipe et les échéances liées aux projets.
Le logiciel Microsoft Planner s’adresse à ceux qui recherchent une solution simple pour gérer les tâches et la collaboration au sein de l’entreprise. Il dispose d’une interface avec design minimaliste tout en proposant des fonctionnalités pratiques. L’outil est simple à prendre en main et le paramétrage est facile à comprendre, même pour les utilisateurs novices. D’ailleurs, les options de configuration sont clairement présentées et accessibles sur Planner. Ce qui permet d’ajuster sans difficulté les paramètres du plan ou des tâches.
Concrètement, Microsoft Planner permet de créer des plans de projet et d’y intégrer les activités à réaliser pour atteindre les objectifs. Les organisateurs peuvent répartir les tâches dans des « seaux » (étapes, types, etc.), assigner des missions à différents collaborateurs, visualiser l’évolution des efforts déployés ou encore programmer des plannings
Les fonctionnalités
Interface
L’application de gestion de projet Microsoft Planner possède une interface très simple. Elle est assez similaire à celles que proposent les outils Microsoft comme Excel. L’interface utilisateur est minimale et épurée, ce qui rend la navigation facile. Vous ne devriez pas avoir de difficultés à passer d’une fonctionnalité ou d’une option à une autre.
Tableaux Kanban
La gestion des projets et des tâches sur Microsoft Planner se fait à partir de tableaux Kanban. Des cartes sont utilisées pour représenter les tâches et les colonnes servent à suivre l’avancement du projet. Les responsables peuvent suivre facilement où en est le projet géré et repérer les goulets d’étranglement.
Microsoft Planner vous permet d’ajouter autant de plans projet que vous le souhaitez. Lors de la création de votre plan, vous pouvez y ajouter des tâches et en assigner à différents utilisateurs de votre équipe. Chaque fois qu’un membre réalise la tâche qui lui a été attribuée, il l’indique dans l’application.
Le tableau Kanban donne une représentation visuelle de l’ensemble des tâches qui ont été assignées aux collaborateurs. Il est ainsi plus aisé de suivre l’avancement de votre plan que d’examiner les différentes tâches individuellement.
Organisation des tâches
Une fois les tâches ajoutées, vous pouvez les organiser en les répartissant par phases, départements, types ou autres. Pour planifier les tâches à faire, Planner crée automatiquement un groupe permettant de rassembler les personnes en charge de les réaliser. Le système glisser-déposer vous permet d’ajouter facilement les tâches à accomplir. Vous pouvez également cliquer sur le signe « + », saisir le nom de la tâche, puis cliquer sur « ajouter une tâche ».
Groupe Office 365
Chaque fois qu’un projet est créé dans Microsoft Planner, un nouveau groupe Office 365 est formé automatiquement pour ce projet spécifique. Les membres de l’équipe associés au plan de projet disposent d’un espace de travail centralisé pour partager des fichiers et collaborer efficacement. Avec le groupe Office 365, chaque projet dispose de son propre répertoire de documents. Ce qui permet de mieux organiser les fichiers liés au projet et de les rendre facilement accessibles.
Vues en diagramme
Pour visualiser la progression des tâches et suivre l’avancement des projets dans Microsoft Planner, vous pouvez utiliser ces vues : diagrammes circulaires et diagrammes à barres. Ces outils permettent de visualiser clairement l’avancement global du projet et de faire une analyse détaillée. Les diagrammes circulaires offrent une représentation visuelle de la répartition des tâches ou des statuts des projets. Chaque secteur du cercle représente une catégorie ou une phase spécifique. Les diagrammes à barres permettent une comparaison directe entre différentes catégories ou différentes périodes de temps. Vous pouvez par exemple comparer le nombre de tâches terminées par membre de l’équipe ou par phase du projet.
Calendrier
Sur Microsoft Planner, chaque plan est associé à un calendrier dédié. Cet outil permet aux utilisateurs de voir toutes les tâches et les deadlines. De plus, il peut être synchronisé avec d’autres applications Microsoft comme Outlook. En plus de faciliter le suivi des progrès, le calendrier permet également de planifier des événements pour votre équipe. Il peut s’agir de points de contrôle régulier ou d’événements spéciaux comme des présentations par exemple. Vous pouvez également organiser des notes de réunion à partir de Microsoft Planner.
Collaboration
Les outils Microsoft 365 sont conçus pour favoriser la collaboration, et Microsoft Planner ne fait pas exception. En tant que responsable de projet, vous pouvez ajouter des commentaires sur les cartes de tâches. Les membres de votre équipe peuvent y répondre directement. Plusieurs utilisateurs peuvent également modifier des documents simultanément à l’aide de Word ou Excel. La communication est facilitée grâce à une intégration transparente avec les applications de Microsoft 365. Par exemple, les équipes peuvent interagir et envoyer des messages en utilisant Outlook.
Partage de fichiers
Dans Microsoft Planner le partage de fichiers est simplifié grâce à une intégration fluide avec d’autres applications de la suite Microsoft 365, telles que OneDrive et SharePoint. Dans ce cadre, vous pouvez joindre des fichiers directement à une tâche spécifique. Lorsque vous créez ou modifiez une tâche, vous avez la possibilité d’ajouter des pièces jointes provenant de votre bibliothèque OneDrive ou de votre espace de stockage SharePoint. Cela vous permet d’associer des documents, des feuilles de calcul, des présentations ou d’autres types de fichiers directement aux activités que votre équipe gère dans le plan. De plus, le partage de fichiers sur Planner garantit la sécurité des données grâce aux fonctionnalités intégrées de sécurité de Microsoft 365 : les autorisations d’accès sont gérées de manière centralisée.
Les tarifs de Microsoft Planner
Microsoft Planner propose un essai gratuit pendant une période de 30 jours pour tester ses fonctionnalités. Cette version d’essai est disponible pour tous les plans proposés. Cependant, la solution ne dispose pas d’une version gratuite. Pour la version payante, l’abonnement débute à partir de 9,40 euros par mois pour la version standard. Selon vos besoins, vous pouvez également opter pour les offres Professionnel, Business ou Entreprise. Les tarifs pour ces plans sont disponibles à la demande.
Les avantages
- Gestion intuitive des tâches via une interface simple
- Notifications automatiques par email
- Calendrier intégré pour une planification aisée et rapide
- Intégration fluide avec les autres logiciels de Microsoft : Outlook, OneDrive, SharePoint, One Note, etc
Les inconvénients
- L’intégration de membres se limite à ceux qui sont sur l’espace Office 365 de l’entreprise
- Il n’existe pas de messagerie instantanée
- La création de liste de contrôle est limitée à une seule par tâche
- Il n’est pas possible de créer des sous-tâches dans une tâche
En résumé
Microsoft Planner est un outil simple conçu pour gérer en toute aisance les tâches et la collaboration. Le logiciel propose une interface épurée et conviviale pour une prise en main facile. Avec ses fonctionnalités qui se concentrent sur l’essentiel, il est particulièrement adapté pour les petits projets. Les tableaux de bord et les diagrammes sur Planner offrent des outils de suivi d’avancement faciles à interpréter. De plus, chaque plan de projet est assorti d’un calendrier, permettant de profiter d’une vue complète et intégrée des tâches et des échéances. Parmi ses autres atouts clés, l’application est conçue pour se synchroniser avec les différents outils de Microsoft (Word, Excel, OneDrive…).
