La méthode Agile est largement reconnue pour sa capacité à améliorer la qualité des produits en s’ajustant dynamiquement aux exigences des clients et aux évolutions du marché. Parmi ses outils les plus efficaces figure le Kanban, une approche de gestion de projet qui optimise la visibilité et la fluidité des tâches.
En effet, le Kanban se distingue par son système visuel, où les tâches sont cartographiées sur un tableau divisé en colonnes qui symbolisent les différentes phases de travail. Ce tableau permet non seulement de suivre l’avancement des tâches mais aussi de gérer efficacement les priorités, stimuler la collaboration entre les équipes, et améliorer significativement la productivité.
Explorerons ensemble 12 outils de Kanban en ligne favorisant des flux de travail optimisés.
1. monday.com
Gérer l’ensemble des communications et des flux de travail depuis un seul espace, c’est possible avec monday.com. La solution propose des tableaux Kaban visuellement esthétiques, colorés et qui peuvent inclure des images pour suivre facilement les itérations et les backlogs. L’automatisation des tâches routinières et l’intégration avec les outils métiers en font de lui une des meilleures solutions à privilégier pour être au top de la productivité.
Conçu pour faciliter le travail au quotidien, monday.com offre une interface par glisser-déposer qu’il s’avère plus simple de construire des tableaux Kanban. Il propose des modèles prêts à l’emploi personnalisables en fonction des besoins de l’utilisateur.
Pour tirer le meilleur de cet outil, il suffit d’entrer un tableau dans le compte concerné, d’ajouter une vue Kanban et de la configurer. Il est ensuite possible de diviser les colonnes en différents groupes, d’ajouter, de modifier et de déplacer des cartes ou encore d’afficher une liste des tâches.
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2. ClickUp
ClickUp propose un tableau de bord facile à utiliser pour gérer un projet et organiser un travail d’équipe. L’utilisateur peut créer autant de tableaux qu’il faut selon les étapes puis les personnaliser. Il ajoutera les tâches correspondantes avant de les organiser suivant les priorités et les assigner aux collaborateurs concernés.
Le système « drag and drop » facilite la gestion des activités créées. Il suffit de les déplacer d’un tableau à un autre, de haut en bas selon les priorités établies. Les projets et les tâches créés sont visibles en un clic depuis la même plateforme. Un utilisateur peut aussi paramétrer l’outil pour visualiser uniquement les tâches qui lui sont confiées.
3. Bubble Plan
Bubble Plan propose une multitude de fonctionnalités qui permet à ses utilisateurs de visualiser, d’organiser et de suivre des projets en toute simplicité. Pour cela, il offre une approche très graphique pour orchestrer l’ensemble de leurs activités en mode management visuel, compréhensible par tous. Grâce aux nombreux tableaux de bord et vues différentes qu’il intègre, ce logiciel SaaS facilite grandement la conduite de projet, mais surtout le suivi des performances de l’équipe.
Par ailleurs, depuis son interface épurée et intuitive, la création de flux de travail s’effectue par un simple glisser-déposer, ce qui fait gagner du temps dans la mise œuvre du projet. Pour aller au-delà de la seule approche kanban, Bubble Plan mise sur les fonctionnalités plus avancées de son logiciel de planification de projet : une méthode agile avec glissement de colonne en colonne, un sélecteur pour passer en un clic du mode planification au nouveau mode kanban, l’intégration des étapes créées ou encore la suppression d’une temporalité.
Cet outil collaboratif français propose une approche unique de la méthode kanban, avec un tableau à double entrée, pour une expérience agile renforcée – avec un process vertical et une segmentation complémentaire horizontale.
4. Wrike
Wrike est la solution idéale pour créer un tableau agile Kanban flexible et stocké dans le cloud. Avec cet outil, productivité et efficacité sont au rendez-vous. En effet, il offre une visibilité complète et centralisée sur l’intégralité des projets. Qui plus y est, il limite le nombre de travaux en cours. Comme tout est bien organisé, il est plus facile de repérer les blocages et d’identifier les éventuelles disponibilités pour prendre en charge plus de travail si besoin y est.
Contrairement aux méthodes traditionnelles, le tableau agile Kanban de Wrike est toujours à jour, visible, mais surtout accessible à tous les membres de l’équipe. Il est d’ailleurs dynamique. Pour tirer profit de son utilisation, il est possible de démarrer avec un modèle prêt à l’emploi et de le personnaliser en fonction des besoins.
5. Miro
Miro propose son créateur de tableaux Kanban pour simplifier les flux de travail et permettre aux équipes de se concentrer sur l’essentiel. Il est facile à prendre en main et permet d’organiser les tâches depuis des tableaux par défaut ou personnalisés. Tout cela par un simple glisser-déposer. En outre, il suffit de quelques clics pour utiliser ses puissantes cartes et de bénéficier d’une vue d’ensemble des processus.
Flexible et doté d’une structure modulable, Miro est sans aucun l’outil incontournable à avoir pour améliorer la collaboration et la communication entre les membres d’une équipe. Il favorise le partage de travail et l’échange entre les parties prenantes. Ainsi, tout le monde peut s’exprimer et s’impliquer dans le travail. Tous les processus deviennent plus simples avec ses tableaux Kanban. Il en va de même pour le suivi des progrès et de la détection des dépendances ou blocages.
6. Trello
L’organisation se fait à l’aide de tableaux, de listes et de cartes sur Trello. Le tableau représente les grandes étapes du projet. Vient ensuite la liste des tâches à réaliser. Dans les cartes, les utilisateurs peuvent accéder à toutes les informations utiles à la réalisation de leurs missions. Il est possible d’y ajouter des pièces jointes, une date limite ou même de les échanger.
L’atout supplémentaire de Trello se trouve dans la possibilité de synchroniser l’outil avec d’autres applications. Il peut supporter Google Drive, Dropbox, Slack ou Evernote. Buttler, sa solution d’automatisation fait aussi de Trello l’un des meilleurs outils Kanban pour améliorer vos workflows. Elle peut déplacer les listes automatiquement, organiser l’activité de l’équipe, ajouter des boutons personnalisés ou communiquer les dates limites. Voir les alternatives à Trello.
7. MeisterTask
MeisterTask peut servir autant à effectuer la gestion de projets que pour les missions quotidiennes. Il fournit un tableau de bord où l’équipe peut suivre les étapes avec les tâches à effectuer. La fonctionnalité Timeline permet d’organiser les activités en calendrier, à la manière d’un diagramme de Gantt.
L’automatisation est possible pour les tâches récurrentes et répétitives. Le logiciel fournit également des statistiques et des rapports sur la productivité des utilisateurs.
8. Jira
La gestion des missions et d’un projet se fait en quelques clics et en peu de temps avec Jira. L’utilisateur commencera par créer les tableaux reflétant les étapes de son projet. Il ajoutera ensuite les tâches qui seront assignées aux membres de l’équipe. L’outil dispose de fonctionnalités qui permettent de prioriser les missions. Il appartient ensuite aux personnes responsables de les déplacer d’un tableau à un autre suivant les avancées.
Jira a notamment été conçu pour les développeurs. Cet outil dispose d’une solution pour limiter le nombre de tâches pouvant être déplacés dans un tableau. Ceci est utile afin d’éviter l’accumulation d’activités en cours. Un diagramme de contrôle fournit ensuite les données concernant l’avancement du projet et le délai d’exécution. Ces informations sont indispensables afin d’ajuster le fonctionnement de l’équipe selon ses capacités.
9. Asana
Des tableaux numériques sont mis à la disposition des utilisateurs sur Asana. Ils leur permettent d’organiser un projet avec les différentes étapes pouvant être incluses. Le suivi et la réalisation des tâches seront faciles pour tous. Le chef de projet va dans un premier temps créer la liste des missions de son équipe. Celle-ci peut ensuite les visualiser sur le tableau de bord d’Asana.
Les tâches sont présentées sous forme de cartes avec toutes les informations les concernant. Le chef de projet peut indiquer la personne responsable, l’échéance ainsi que les sous-tâches y afférentes. L’avantage d’un logiciel Kanban comme Asana réside dans la possibilité de suivre les activités en temps réel. Le chef de projet sera donc en mesure d’identifier les retards et les sources de blocage.
Sur Asana, l’utilisateur peut suivre le projet à l’aide d’un tableau, d’un diagramme de Gantt, sous forme de liste ou en calendrier.
10. KanbanFlow
Comme tous les outils Kanban pour améliorer vos workflows, KanbanFlow s’appuie sur des tableaux. La vue d’ensemble offerte facilite toutefois la gestion des activités de l’entreprise. La communication est simplifiée et se fait en temps réel. Les changements effectués sont d’ailleurs immédiatement visibles par toute l’équipe.KanbanFlow permet aussi de suivre le temps d’exécution. Des statistiques sont fournies sur l’ensemble des activités créées. Un utilisateur peut également se servir d’un chronomètre ou de l’outil Promodoro intégré pour se discipliner et s’autoévaluer.
Une vue en calendrier est disponible pour avancer en ayant conscience des dates limites. KanbanFlow peut aussi être synchronisée avec des applications externes comme Google Calendar, Outlook, Excel et bien d’autres.
11. Kanban Tool
Cet outil permet avant tout de créer des flux de travail. Ils seront répartis en plusieurs tableaux, aussi nombreux que les étapes du projet.
Cette solution numérique est utile pour faciliter les échanges entre les membres de l’équipe. Le chef de projet commencera par leur faire part des tâches à accomplir avec les informations les concernant. Les personnes impliquées peuvent informer sur leur avancement en déplaçant les cartes d’un tableau à un autre.
KanbanTool repose ainsi sur la visualisation du projet et des activités. Cette vue d’ensemble permet d’identifier les goulots d’étranglement et de les corriger par la suite. Les utilisateurs peuvent se servir de cette solution pour visualiser, analyser et optimiser leurs workflows.
12. WeKan`
Wekan, outil de gestion de projet open-source inspiré de Trello, offre la possibilité de configurer des tableaux Kanban personnalisables incluant listes, cartes, délais, étiquettes, et commentaires. Il permet également de personnaliser l’apparence avec des options de couleurs, d’arrière-plans, de champs personnalisables et de règles spécifiques.
Unique en son genre, Wekan peut être hébergé sur les serveurs personnels de l’utilisateur ou utilisé via divers services cloud et applications mobiles. C’est une solution entièrement gratuite, sans limite d’utilisateurs ou de fonctionnalités.
Qu’est-ce que la méthode Kanban
La méthode Kanban a vu le jour chez le constructeur japonais Toyota au milieu du siècle dernier. Elle repose sur deux principes qui consistent à travailler sur la base d’un visuel et en temps réel. Les tâches sont ainsi représentées sous forme d’étiquettes, ce que signifie Kanban en japonais. Celles-ci se déplacent d’un tableau à un autre selon le statut des tâches y afférentes.
Cette méthodologie a été mise en place chez Toyota afin d’éviter une surproduction, limiter les stocks et les invendus. Cela permet d’avoir une marge afin de corriger un éventuel problème sur le produit ou la chaîne de production. En entreprise, elle vise aujourd’hui à améliorer la gestion du travail en équipe. Les étiquettes donnent à chacun une meilleure idée des tâches à accomplir et de l’état d’avancement du projet.
Comment le Kanban facilite l’agilité dans la gestion de projets
En tant que méthode agile, le Kanban cherche à répondre aux besoins des clients et aux fluctuations du marché à travers la livraison continuée et itérative de produits de qualité. Il soutient l’agilité projet de diverses manières :
- La visualisation du travail via un tableau Kanban montre toutes les étapes du processus avec des cartes se déplaçant au fur et à mesure de leur progression. Cela permet de gérer les priorités, de suivre le flux de travail, d’améliorer la collaboration entre équipes et la productivité.
- Il impose de limiter le nombre de tâches en cours pour éviter les goulets d’étranglement, les retards et les erreurs, ce qui accentue la concentration sur la qualité du travail réalisé.
- Il incite à l’amélioration continue par l’analyse des performances, l’identification des défis et la proposition de solutions. L’utilisation d’indicateurs comme les diagrammes de flux et de contrôle permet de mesurer efficacement le temps de cycle, le débit et la variabilité du flux de travail.
Pourquoi utiliser un logiciel Kanban en ligne ?
L’objectif de la méthode Kanban est d’améliorer l’efficacité des équipes. Grâce aux tableaux et aux étiquettes, ils peuvent visualiser les missions effectuées et en cours. Ces tableaux peuvent par exemple être répartis en tâches « à faire », « en cours », « fait ». Les étiquettes passeront d’un tableau à un autre selon les réalisations de l’équipe. Afin de faciliter la gestion de ces workflows, les entreprises se servent aujourd’hui d’un outil numérique, remplaçant les tableaux traditionnels.
L’utilisation d’un logiciel Kanban présente des avantages tant pour le manager que pour les membres de l’équipe. Il est alors aisé de construire les différentes étapes du workflow, cela se fera en quelques clics. Les tableaux sont personnalisables à souhait. Nul besoin de surveiller l’équipe et l’avancement du projet de façon permanente.
Le manager peut définir les dates limites à respecter pour chaque tâche. Le logiciel fait en sorte qu’elles ne soient pas modifiables, ou notifie l’auteur en cas de changement. Le tableau de bord avec ses statistiques et son diagramme permettent en outre de suivre la performance de l’équipe.
Les informations sont faciles à trouver grâce au moteur de recherche intégré au logiciel. Les utilisateurs peuvent gérer l’accès selon les besoins de l’équipe. Cette solution numérique fait gagner du temps lors de la mise en œuvre d’un projet. Il suffit de choisir parmi les meilleurs outils Kanban pour améliorer vos workflows.
Choisir le bon outil Kanban : Critères et considérations
Après avoir exploré les 8 meilleurs outils Kanban gratuits pour optimiser vos flux de travail, il est crucial de savoir comment choisir le plus adapté pour votre équipe et votre projet. Divers critères et considérations doivent être pris en compte pour effectuer un choix judicieux.
Voici les éléments clés à évaluer :
Évaluer les besoins de votre équipe
Commencez par analyser les besoins spécifiques de votre équipe. Quel type de projet gérez-vous ? Quelle en est la taille et la complexité ?
Identifiez les fonctionnalités essentielles pour la gestion de votre flux de travail. Pensez également au niveau de collaboration et de communication nécessaire au sein de votre équipe. Ces réflexions vous aideront à choisir l’outil Kanban le plus adapté à vos besoins et contraintes.
Prendre en compte la courbe d’apprentissage
Le deuxième critère important est la facilité d’apprentissage de l’outil. Combien de temps et d’effort êtes-vous prêt à investir pour maîtriser un nouvel outil Kanban ?
Certains outils se distinguent par leur simplicité et leur intuitivité, au détriment parfois de fonctionnalités avancées. D’autres, plus complexes, offrent une gamme étendue de possibilités mais nécessitent un temps d’adaptation plus important. Votre choix devra trouver un équilibre entre facilité d’usage et efficacité.
La compatibilité avec d’autres outils et systèmes
La compatibilité de l’outil Kanban avec les outils et systèmes que vous utilisez déjà est un critère essentiel. Examinez les logiciels de développement, de communication, de stockage, etc., que vous employez couramment.
Assurez-vous également que l’outil Kanban est compatible avec vos navigateurs, appareils et systèmes d’exploitation pour éviter les désagréments liés à la compatibilité, la synchronisation et la sécurité.
L’évolutivité et les options de personnalisation
Enfin, considérez l’évolutivité de votre projet et de votre équipe ainsi que les possibilités de personnalisation de l’outil. Pouvez-vous customiser les tableaux, les cartes, les colonnes et les règles selon vos besoins ?
Optez pour un outil Kanban qui puisse s’adapter à l’évolution de vos exigences tout en vous permettant d’être créatif et flexible dans la gestion de votre flux de travail.
En résumé, le choix d’un outil Kanban idéal repose sur une analyse approfondie des critères susmentionnés. Nous espérons que ces conseils vous guideront vers l’outil le plus approprié à votre contexte. Bonne sélection !
