Espace de travail collaboratif, Podio offre aux équipes la possibilité de communiquer en interne. Ce logiciel aide à mettre en place des projets, organiser des réunions, configurer des tâches, etc. L’outil permet même d’avoir une vue d’ensemble sur les tâches ou les réunions à venir grâce à des calendriers personnalisables.
Présentation de Podio
Podio est un outil permettant de créer un espace de travail collaboratif en ligne. Ce logiciel permet de communiquer en interne, d’organiser des réunions, de gérer les tâches et de partager des fichiers. La plateforme offre la possibilité de mettre en place des projets avec des deadlines et de créer des contenus. L’outil permet aussi aux utilisateurs de liker les publications des collaborateurs, d’ajouter des commentaires et des statuts. Podio permet également d’effectuer la configuration des tâches récurrentes personnelles ou partagées. Se mettant à jour en temps réel, la plateforme affiche toutes les actions effectuées par les collaborateurs.
Le logiciel est personnalisable et propose une visualisation sous forme de tableaux simples ou miniatures dynamiques. L’entreprise peut alors avoir une vue d’ensemble sur la totalité des missions ou sur la progression suivant l’état d’avancement des tâches. Podio dispose de calendriers personnalisables. Ceux-ci permettent d’avoir une vue unique sur les réunions et les tâches de prochains jours. Ces calendriers peuvent offrir une vue détaillée permettant de savoir ce qui se passe dans les espaces de travail. En outre, ils peuvent aussi offrir une vue globale montrant les projets dont les collaborateurs sont en charge.
Podio dispose d’autres caractéristiques intéressantes, notamment le chat. Ce dernier permet d’envoyer des messages instantanés ou d’effectuer des appels vidéo ou audio à n’importe quel autre collaborateur utilisant la plateforme. Cet outil offre la possibilité de partager des pages créées sur Podio avec des personnes en dehors du service. Podio permet même de recueillir les commentaires de ces dernières.
Podio s’intègre parfaitement à d’autres applications via de nombreuses extensions. L’objectif est de fournir aux utilisateurs de multiples possibilités pour la construction d’un espace adapté à ces besoins. La plateforme s’adresse donc aux professionnels travaillant en équipe et voulant construire un espace de travail sur-mesure.
Les principales fonctionnalités
Les différentes fonctionnalités de Podio lui confèrent sa flexibilité et facilitent le travail en équipe.
Gestions des tâches
Podio permet de segmenter le travail des équipes en tâche simple. Ces tâches sont divisées en différentes parties : tâches personnelles, tâches partagées et tâches récurrentes. Les tâches personnelles permettent aux collaborateurs de consulter les tâches dont ils sont responsables. Ces tâches sont présentes dans la liste de tâches de chaque membre de l’équipe. Il faut noter qu’ils ont la possibilité d’y ajouter des étiquettes afin de les aider à les prioriser.
Les taches partagées sont visibles à tous les membres d’un espace de travail. L’objectif est de mettre chaque membre de l’équipe au courant et si nécessaire leur apporter de l’aide. Les tâches récurrentes sont destinées aux choses routinières comme la création d’une présentation hebdomadaire. Le but est d’aider les équipes à accomplir les tâches dans les temps.
Collaboration
Bien que nous ne soyons pas sûrs d’adopter Podio comme logiciel de gestion de projet, il pourrait être un outil de vue d’ensemble précieux pour les responsables de grandes entreprises ou ayant plusieurs équipes sous leur responsabilité. En effet, s’il ne fournit qu’une vue d’ensemble rudimentaire du travail en cours, il permet de connecter très facilement les équipes et les ressources d’autres départements.
L’intranet, qui est un centre de messagerie de type Facebook où tout le monde peut voir ce qui se passe dans un espace de travail, en est un excellent exemple. Les membres de l’équipe peuvent réagir aux événements (comme la création d’un nouveau projet) et aux remarques des autres, un peu comme ils le font sur Facebook ou sur la plupart des autres médias sociaux. La communication entre départements devrait s’en trouver grandement simplifiée, notamment dans les grandes organisations.
Partage de fichiers
Podio permet d’effectuer le partage des fichiers dans les messages de statut, les discussions instantanées ou jointe à des tâches. En outre, les fichiers peuvent être partagés dans les appsPodio gérer par l’utilisateur. Il s’agit d’une fonctionnalité donnant un contexte professionnel aux fichiers tout en les intégrant dans le projet global. Podio peut parfaitement être intégré avec les principaux services de partage de fichier. Il peut notamment s’agir de Dropbox, Google Drive, ShareFile, Box, HighTail et OneDrive.
Gestion d’agenda
Podio possède des calendriers personnalisables offrant une vue d’ensemble sur les événements et les échéances qui concernent directement l’utilisateur. Il permet également de voir ce qui se passe dans un département ou dans l’ensemble de l’entreprise.
Les calendriers de la plateforme peuvent être : calendrier personnel ou calendrier de l’espace de travail. Le calendrier personnel peut adopter l’affichage dont l’utilisateur a besoin. Il peut s’agir d’une vue à court terme qui comporte seulement les réunions et les tâches des prochains jours. Celui-ci peut également être une vue globale qui montre les projets et autres items que l’utilisateur est en charge. Il permet d’avoir une vue détaillée de tout ce qui se passe dans les espaces de travail dont les collaborateurs sont membres.
Le calendrier de l’espace de travail quant à lui permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui se passe dans un espace de travail donné. Il peut notamment s’agir de toutes les échéances associées à un projet. Notez que les calendriers de Podio peuvent s’intégrer à d’autres services de calendrier externe. Ainsi, les événements sur le logiciel peuvent être transférés via Calendar, Outlook Calendar avec Exchange, ou iCal. Il existe même une option où l’utilisateur peut activer l’affichage dans Podio des événements présent dans un calendrier externe.
Podio App Market
Des applications sont développées par des membres de l’équipe de Podio et par d’autres utilisateurs, et elles vous épargnent une grande partie du travail de conception. En même temps, vous pouvez toujours personnaliser les applications comme bon vous semble, ce qui en fait une solution globale solide, bien qu’un peu trop difficile à notre goût.
Le marché des applications sur Podio est énorme, avec des fonctionnalités pour tout le monde.
Un problème que nous avons découvert est que de nombreuses applications supposent que vous ayez déjà une bonne connaissance de Podio. Un autre inconvénient est que Podio est dépourvu de nombreuses fonctionnalités disponibles dans les outils spécialisés (comme les diagrammes de Gantt et la mise en place de dépendances), ce qui le rend un peu limité en tant que plateforme de gestion de projet.
Les tarifs de Podio
De nombreuses autres solutions fixent le prix de leurs produits en fonction du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités offertes, de la capacité de stockage et de divers autres critères. Elles exigent également des frais exorbitants pour la possibilité de passer aux niveaux supérieurs.
Podio garde les choses simples et abordables. Le niveau gratuit est le seul à avoir une limite d’utilisateurs ; tous les autres niveaux permettent un nombre illimité d’utilisateurs et de tâches :
- Gratuit : inclut 0-5 employés, gestion des tâches, applications, espaces de travail
- Basic : $9/mois – inclut toutes les fonctionnalités précédentes plus un nombre illimité d’utilisateurs, un nombre illimité d’éléments, une gestion des utilisateurs supplémentaires
- Plus : 14 $/mois – inclut toutes les fonctionnalités précédentes, ainsi que des flux de travail automatisés et un accès en lecture seule.
- Premium : 24 $/mois – inclut toutes les fonctionnalités précédentes, plus des rapports visuels, la synchronisation des contacts, des tableaux de bord interactifs, des fonctionnalités de flux de travail améliorées.
En résumé, que vaut Podio ?
Nous ne sommes pas convaincu par Podio dans son ensemble. Des solutions prêtes à l’emploi comme monday.com sont bien plus conviviales et complètes.
L’interface utilisateur et les didacticiels sont les aspects les plus difficiles de l’utilisation de Podio. S’ils étaient meilleurs, nous aurions pu aller un peu plus loin pour voir jusqu’où Podio peut aller. Cependant, après quelques heures d’utilisation, nous sommes presque prêts à abandonner. Il existe tout simplement des outils de gestion de projet bien meilleurs.
