La gestion de projet est le processus qui consiste à déterminer et à mettre en œuvre la technique la plus efficace pour gérer et contrôler le travail à tous les stades.
Il n’y a jamais une seule façon d’atteindre cet objectif, et les chefs de projet ne devraient jamais employer une seule technique.
Pour différents projets, secteurs, outils et équipes, différentes méthodes sont efficaces. Les méthodologies peuvent être abordées de deux manières : rigoureusement comme une discipline sans écarts, ou à la carte, en utilisant un hybride de deux ou plusieurs méthodes pour s’adapter aux caractéristiques spécifiques d’un projet. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser une technique que vous ne connaissez pas, c’est pourquoi les chefs de projet efficaces sont intellectuellement curieux et jamais complaisants.
PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet largement utilisée dans le monde et nous allons vous la présenter.
Qu’est-ce que PRINCE2 et comment fonctionne-t-elle ?
Le terme PRINCE2 est l’abréviation de « Projects IN Controlled Environments » (projets en environnements contrôlés). Il s’agit d’une technique de gestion de projet basée sur des processus. Comme nous l’avons dit précédemment, elle est principalement utilisée par le gouvernement britannique, mais elle est aussi largement employée dans le secteur commercial au Royaume-Uni et dans d’autres parties du monde.
Les principales caractéristiques de PRINCE2 comprennent la justification commerciale, l’établissement d’une structure d’organisation pour l’équipe de gestion de projet et l’adoption d’une approche basée sur le produit. L’objectif est de décomposer le projet en petites étapes contrôlées tout en maintenant la flexibilité. PRINCE2 vous donne un contrôle total sur les ressources de votre projet et excelle à gérer avec succès les risques liés à l’entreprise et au projet.
PRINCE2 est la principale méthodologie structurée de gestion de projet au monde. PRINCE2 est structurée de manière à fournir des conseils clairs sur les meilleures façons de gérer les projets. Elle aide les organisations à mieux contrôler les projets et à obtenir un meilleur retour sur investissement.
Principes de la méthodologie PRINCE2
La méthode PRINCE2 est structurée en 7 processus bien définis pour répondre aux besoins typiques de la gestion de projet.
Les 7 principes de PRINCE2 sont :
1. Justification continue de l’activité
Vous devez tenir compte du retour sur investissement du projet tout au long de celui-ci (et pas seulement au début). Déterminez si les avantages compensent les coûts et les risques, ainsi que la probabilité que le projet apporte ces avantages.
2. Tirer des enseignements de l’expérience
Les équipes créent un journal d’apprentissage dans lequel elles consignent les leçons qu’elles ont tirées de leurs projets afin d’éviter de refaire les mêmes erreurs.
3. Définir les rôles et les responsabilités
Chaque personne participant au projet doit être consciente de ses obligations et de celles des autres. Dans une minute, nous examinerons plus en détail les responsabilités dans la technique PRINCE2.
4. Gérer par étapes
PRINCE2 divise un projet en phases qui sont plus faciles à gérer. Les équipes peuvent enregistrer les leçons apprises et évaluer si le projet est sur la bonne voie à la fin de chaque étape.
5. Gérer par exception
La direction décide d’abord du calendrier, du coût et des autres exigences du projet, puis le chef de projet s’occupe de la gestion quotidienne. Le chef de projet informe le conseil de toute difficulté ayant un impact sur les exigences.
6. Se concentrer sur les produits
Le projet doit fournir les bons produits pour atteindre les résultats souhaités. Lors de la planification, il faut se demander si les produits répondront aux besoins des utilisateurs.
7. S’adapter à l’environnement du projet
Vous n’êtes pas obligé de suivre PRINCE2 à la lettre. Adaptez la technique à la taille du projet, à la taille de votre équipe, etc.
La technique PRINCE2 permet une meilleure gestion des ressources ainsi qu’une meilleure gestion des risques liés à l’entreprise et au projet. PRINCE2 définit qui doit être impliqué dans le projet et à quel titre. Si un projet ne respecte pas ces principes essentiels, PRINCE2 n’est pas la meilleure méthode de gestion de projet.
Thèmes de la méthode PRINCE2
Les thèmes représentent différents aspects de la gestion de projet, que l’équipe doit traiter simultanément et continuellement jusqu’à l’achèvement du projet.
Pour faciliter la mise en œuvre de chaque aspect, Prince2 définit les exigences minimales pour chaque aspect et fournit des directives détaillées.
Les thèmes de Prince2 comprennent :
- Business Case : Comme mentionné, la justification commerciale est une exigence clé pour le projet. Par conséquent, les entreprises doivent documenter la justification commerciale en créant et en conservant un enregistrement de celle-ci.
- Organisation : Ceci va de pair avec le troisième principe. Prince2 préconise une structure organisationnelle clairement définie, où chaque personne impliquée sait quel rôle elle joue dans le projet.
- Qualité : Chacun doit connaître les exigences de qualité, les moyens de les mesurer et la manière dont le projet doit les satisfaire.
- Planification : L’équipe doit planifier minutieusement chaque aspect du projet, y compris les techniques Prince2 que chaque membre utilisera.
- Risque : L’évaluation des risques est un autre thème essentiel de Prince2. C’est-à-dire que vous devez identifier les risques possibles, ainsi qu’introduire des moyens efficaces de les gérer.
- Changement : Les changements sont presque inévitables lorsqu’on travaille sur des projets complexes. Le chef de projet doit donc être capable de les évaluer avec précision et d’agir en conséquence sans hésitation.
- Progrès : Prince2 encourage l’amélioration continue des plans et des performances.
Étapes de la méthodologie PRINCE2
Les méthodes de gestion de projet de Prince2 décrivent comment un projet doit être géré et réalisé. Ainsi, chaque procédure est accompagnée d’une liste de contrôle complète des tâches et des responsabilités. Prince2 inclut également des instructions sur la manière d’adapter chaque procédure à un contexte de projet unique.
Le cadre des procédures Prince2 est le suivant :
Démarrage du projet
Un conseil de projet doit examiner la faisabilité d’un projet avant de pouvoir l’approuver. Lorsqu’elle recommande un nouveau projet, la personne qui le propose doit rédiger un mandat de projet. Il s’agit d’un court document qui explique pourquoi l’entreprise doit se lancer dans le projet et ce qu’elle espère réaliser.
La personne qui a proposé le projet élabore une analyse de rentabilité une fois que le comité de projet a donné son feu vert. Il s’agit d’un document beaucoup plus complet qui couvre des informations telles que la manière dont le projet doit être réalisé, l’étendue des travaux, les ressources et les besoins en main-d’œuvre, entre autres.
Diriger le projet
Le comité de projet évalue minutieusement tous les descriptifs de projet afin de déterminer leur faisabilité sur la base de raisons commerciales. Ils discutent de la manière de planifier et d’exécuter chaque projet après qu’il a reçu l’approbation finale, ainsi que de la manière de le confier à un chef de projet.
Lancer le projet
La technique Prince2 met l’accent sur la planification méticuleuse des opérations de l’entreprise. En conséquence, le chef de projet doit produire un document d’initiation avant que tout travail puisse commencer. Il y présente un plan de projet détaillé, précisant comment il entend mener à bien le travail. En outre, le document de lancement comprend des lignes de base pour six objectifs de performance : portée, temps, coût, qualité, risques et avantages.
Contrôler le projet
À ce stade, le projet est séparé en phases logiques. Le chef de projet, en particulier, divise l’ensemble du projet en « lots de travaux » et les attribue à diverses équipes. Il attribue également les tâches et contrôle le succès de l’équipe tout au long de chaque étape. En outre, lorsque cela s’avère nécessaire, le chef de projet intervient pour lever les obstacles ou corriger les erreurs, garantissant ainsi que le projet progresse et reste viable.
Gérer la livraison du produit
Comme indiqué précédemment, la qualité est un élément clé de la gestion de projet Prince2. Par conséquent, avant de livrer le produit aux utilisateurs finaux, le chef de projet compare les progrès réalisés au cahier des charges du projet pour s’assurer que tous les produits livrables sont conformes aux exigences de qualité de Prince2.
Le conseil de projet a une fois de plus le dernier mot. Il peut demander des ajustements ou des révisions s’il n’est pas satisfait de la qualité du produit.
Contrôler les limites des étapes
Chaque étape est examinée en détail par le chef de projet et le conseil. Le chef de projet met à jour le plan du projet et présente un examen approfondi des performances au conseil afin de préparer l’étape suivante.
Le conseil évalue ensuite l’état actuel du projet et décide de passer à l’étape suivante ou de l’interrompre. Si l’étape suivante est autorisée, le chef de projet procède à une revue d’étape avec l’équipe, au cours de laquelle ils abordent les leçons tirées de l’étape précédente et la manière d’utiliser ce qu’ils ont appris pour améliorer les performances dans la prochaine étape.
Clôturer le projet
Ici, le chef de projet s’assure que le projet a atteint ses objectifs, évalue le projet dans son ensemble et propose de le clôturer. Le comité de projet le clôture alors officiellement. En outre, tous les détails, tels que les rapports, les résultats et la documentation Prince2, doivent être réglés au cours de cette phase.
En résumé
Si votre entreprise a besoin d’une approche normalisée de la gestion de projet, dans laquelle tous les rôles et les responsabilités sont clairement définis et qui vous oblige à diviser les grands projets en lots de travaux plus faciles à gérer, la méthodologie Prince2 est peut-être la solution idéale.
