La réussite de tout projet exige un minimum de suivi. Il s’agit d’un point essentiel que tout chef de projet se doit de connaître. Toutefois, la plupart se contentent de répartir les tâches et s’attendent à de bons résultats. Est-ce donc vraiment indispensable de faire un suivi d’avancement de projet ?
Qu’est-ce que le suivi d’avancement d’un projet ?
Le suivi d’avancement d’un projet est l’ensemble des méthodes utilisées dans le but de suivre l’évolution dudit projet. Il est aussi appelé « contrôle des tâches » ou « des activités du projet ». Il se déroule en trois étapes à savoir. Il y a la collecte des données, leur analyse et l’application des actions correctives au besoin.
Ces étapes permettent de déterminer si les activités prévues pour la réalisation du projet se déroulent conformément au calendrier établi. Vous arrivez à savoir si les ressources financières, humaines et matérielles sont efficacement définies. Celles disponibles doivent aussi être utilisées de manière objective.
Le suivi d’avancement est important pour évaluer l’efficacité des activités prévues dans le cadre de la réalisation du projet. Il aide également à mettre en place des mesures idoines pour corriger à temps les failles du projet.
Suivi d’avancement de projet et suivi d’activité : quelles différences ?
Le suivi d’avancement de projet se surnomme aussi « contrôle des tâches » ou « des activités du projet ». Il ne doit pas être confondu avec le suivi d’activité. Ce dernier a pour but de noter les heures de travail et le détail des tâches effectuées sur les feuilles de temps.
Vu de cette manière, il est important de chercher à savoir ce à quoi sert le suivi d’activité. En réalisant cette opération, vous faites des actions qu’implique le suivi d’avancement de projet. Le suivi d’activité vous permet donc d’optimiser la stratégie déployée pour atteindre vos objectifs.
Pourquoi faut-il suivre l’évolution d’un projet ?
Vous devez suivre l’évolution d’un projet principalement pour vous assurer de sa réussite. À cet effet, il est essentiel de vérifier si les tâches qui y sont associées sont effectuées. Il faut aussi savoir si les ressources prévues pour sa réalisation sont suffisantes. Il en est de même pour le délai du projet. Dans le cas contraire, il vous revient en tant que chef de réajuster les paramètres pour mener à bien votre projet.
Quels sont les indicateurs pour le suivi d’avancement de projet ?
Il est nécessaire de suivre des indicateurs pour évaluer l’avancement d’un projet. Ces derniers se classent en 4 catégories que sont :
- le délai,
- le budget,
- la qualité et
- l’efficacité.
Le délai est le temps fixé pour réaliser le projet. Pour qu’il soit respecté, il vous faudra définir des tâches quotidiennes. Ce sont celles qui vous feront atteindre l’objectif pour lequel le projet est lancé. Le budget vous aide à vérifier si l’investissement prévu pour la réalisation du projet est dépassé. Vous savez aussi si vous êtes toujours dans les limites fixées.
L’indicateur qualité vous permet de juger de la progression du projet. Il s’agit aussi de trouver si les activités de ce dernier ont un impact négatif ou positif. Enfin, l’efficacité vous indique si le temps et les ressources financières utilisés apportent les résultats escomptés. Il est important d’utiliser conjointement les indicateurs depuis le début de votre projet.
Comment suivre l’état d’avancement d’un projet ?
Pour un suivi d’avancement de projet efficace, il est important de disposer des moyens appropriés. À cet effet, vous avez la possibilité de vous servir de ces 5 outils.
Le diagramme de Gantt pour visualiser la progression
Le diagramme de Gantt est une représentation graphique de l’évolution des activités du projet dans le temps. Il comporte à son abscisse les unités de temps estimées en jours, semaines ou même en mois selon votre convenance. L’ordonnée du graphique montre les tâches que vous souhaitez évaluer dans le temps.
Chacune d’elles est représentée par une barre en couleur de manière à montrer son temps de réalisation. L’idéal est d’assigner une date butoir pour chaque tâche. Cela vous permet de déterminer si la durée d’une sera plus longue. Vous définissez ainsi les ajustements à faire pour respecter le délai d’exécution de votre projet.
Les réunions de suivi pour assurer la communication
Les réunions de suivi doivent avoir lieu de façon quotidienne. Elles permettent à chaque membre de l’équipe de se prononcer sur le niveau des activités réalisées et les difficultés qui y sont liées. Il revient au chef projet d’entreprendre une communication sur les moyens pour résoudre les difficultés rencontrées.
D’autre part, les réunions sont aussi utiles pour mesurer l’impact des résultats déjà obtenus. Cela permet de faire avancer le projet de manière efficace. De plus, les réunions de suivi aident à communiquer à vos collaborateurs les prochaines tâches à réaliser.
Le tableau de bord en mode Kanban
Le tableau de bord en mode Kanban vient comme un complément aux deux outils sus-cités. Il contient une première colonne non indispensable appelée backlog. Elle est destinée à recevoir des idées pouvant être développées au cours du projet. Les colonnes suivantes contiennent respectivement les tâches à accomplir, en cours et déjà effectuées.
Chaque colonne comporte des étiquettes portant les tâches en question. Chacune d’elles est déplacée dans la colonne suivante au fur et à mesure de l’évolution du projet. Cela vous permet également de suivre en temps réel l’avancement des travaux devant être réalisés pour l’aboutissement du projet. Dans le cas de ceux de développement technique, le tableau kaban comporte la colonne test avant celle destinée aux tâches réalisées.
Le logiciel de gestion de projet pour automatiser le suivi
Un logiciel de gestion de projet vous permet de faire une évaluation plus rapide de l’avancement de votre projet. Il comporte plusieurs fonctions qui vous donnent la possibilité de faire entrer les tâches à assigner à vos collaborateurs même à distance. Vous gagnez aussi plus de temps comparativement aux réunions qui demandent la présence de toute l’équipe avant de démarrer. En retour, vos collaborateurs peuvent vous faire part des résultats de leurs travaux. Ils vous montrent aussi leurs difficultés même en dehors des heures de travail.
Le rapport d’avancement
Le rapport d’avancement est un document qui informe vos collaborateurs sur l’état de votre projet. Il répond aussi à leurs préoccupations bien avant que celles-ci ne soient posées. Un rapport d’avancement doit être à la fois clair et succinct. De même, sa durée de publication dépend de la complexité de votre projet.
