Outils de gestion de tâche, Trello permet d’organiser des projets sous forme de tableaux. Composés de listes en colonnes, ces derniers répertorient des tâches sous forme de cartes. Simple d’utilisation et très intuitif, Trello convient à toute sorte d’entreprises, quelle que soit leur taille.

Présentation de Trello

Possédant une mécanique simple, Trello trie les tâches des projets par fiches. Ceux-ci peuvent être organisés dans des listes à volonté et de manière très visuelle. Cette application de projets est pratique pour organiser des tâches professionnelles ou personnelles de manière polyvalente et flexible.

Cet outil de gestion de projets permet d’effectuer la création de différents tableaux et de les partager avec différentes personnes. Il offre la possibilité d’avoir une vue d’ensemble sur le travail de chaque utilisateur et de suivre son évolution. Trello améliore les flux de travail collaboratif au sein d’une même équipe en générant des priorités, des calendriers, des avis, etc.

Trello est basé sur la méthode Kanban utilisant les fameux To Do. Possédant une ergonomie simple, cette organisation permet de bien gérer le développement d’un projet. Il suffit alors de lister toutes les tâches composant le projet et de les placer dans au moins trois colonnes : à faire, en cours ou fait.

Les principales fonctionnalités

L’application web Trello se divise en 3 principes de base aidant à gérer les projets : tableau, liste et carte. De plus, de nombreuses extensions sont disponibles afin de personnaliser cette plateforme à souhait et de doter de multiples fonctionnalités. Cet outil reste parfaitement synchronisé sur tous les appareils, notamment un ordinateur via SaaS ou un logiciel, un mobile ou une tablette.

Tableaux

Les tableaux mentionnent toutes les informations concernant un projet. Ils peuvent être partagés entre plusieurs collaborateurs afin qu’ils puissent évoluer sur différents projets. Chaque utilisateur peut en créer plusieurs en fonction des équipes ou des projets. Servant à différentes tâches, les tableaux représentent les divers projets sur lesquels les membres d’une équipe sont appelés à travailler ensemble.

Deux options sont possibles pour se servir des tableaux, notamment en créant un nouveau tableau dans le cadre d’un nouveau projet. Il est également possible d’utiliser le tableau de bienvenue qu’il faudra modifier en y ajoutant autant de listes et de cartes.
Pouvant prendre différentes formes, les tableaux peuvent être classique (cartes et listes), chronogramme (timeline) ou tableur. D’autres formes sont encore présentes, notamment calendrier, localisation se basant sur une carte interactive ou tableau de bord avec plusieurs graphiques visuels.

Listes

Les listes servent à contenir les cartes et constituent une partie intégrante des différents projets. Celles-ci permettent également de répartir les tâches à accomplir dans le cadre d’un projet. Il est possible d’ajouter un nombre illimité de liste. Toutefois, afin d’optimiser les différentes étapes, il est conseillé de concevoir un minimum de liste.

Trello screenshot 1

Après la création d’une liste, il est indispensable de lui donner un nom pour qu’elle soit plus facile à l’avenir. Il est à noter qu’il est possible de les réorganiser à volonté. Ces listes se déplacent sur le tableau par un système de glisser-déposer avec la possibilité de les dupliquer ou de les archiver.

Les listes de cette plateforme les plus populaires sont les options : à faire, en cours et terminer. Suivant la densité du projet à exécuter, il est possible d’opter pour la création d’une nouvelle liste : en attente.

Cartes

Intégrées dans les listes, les cartes servent principalement à mentionner les tâches qui doivent participer à la réussite du projet. Il est alors possible d’ajouter dans chaque carte des descriptions, des commentaires et des pièces jointes. Il est également possible d’ajouter des checklists, des liens, des échéances, des notifications et autant de personnes que nécessaire.

Il est possible de créer autant de cartes et de les déplacer dans les listes. L’utilisateur peut également ajouter un deadline à chaque carte et d’y assigner un ou plusieurs membres du tableau. Les membres assignés à une carte recevront alors des notifications associées aux actions qui seront faites sur la carte. Les cartes peuvent être personnalisées, notamment en y ajoutant des couleurs.

L’application dispose également d’une fonctionnalité « ajouter ». Celui-ci permet l’association de plusieurs outils au verso de chaque carte. De ce fait, l’utilisateur pourrait y ajouter des membres. L’objectif étant de leur assigner certaines tâches et constater la performance de chaque associé. De plus, avec la section « ajouter », l’utilisateur peut joindre des pièces aux différentes cartes depuis son ordinateur ou ses comptes Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Intégrations

Si vous pensez qu’il manque une fonction à Trello, vous pouvez l’ajouter par le biais de ce que l’on appelle des “power-ups”, ou intégrations. La liste des extensions possibles est longue et va de l’ajout de champs pour les cartes Trello aux calendriers, en passant par les applications de suivi du temps, les diagrammes de Gantt, les connexions à Google Drive, etc.

Trello Power Up

Trello compte, selon nous, plusieurs centaines de connecteurs prêts à l’emploi.
Si les power-ups de Trello offrent de nombreuses possibilités, ils présentent quelques inconvénients. Pour commencer, le plan gratuit ne vous en permet qu’un seul. Si vous en voulez plus, vous devrez souscrire à un plan illimité. Nous détaillons ce point dans la section “Prix” ci-dessous, mais nous pensons que la plupart des utilisateurs gratuits se contenteront d’ajouter un calendrier et d’en finir.

Un autre problème est que toutes les mises sous tension ne sont pas les mêmes. La majorité de ceux d’Atlassian fonctionnent très bien, mais ceux des tiers peuvent être plus ou moins efficaces. En outre, il vous sera très certainement demandé de vous inscrire au service en question, et peut-être même de le payer.

Bien que vous puissiez accomplir des choses vraiment intéressantes de cette manière, il existe de nombreuses options de gestion de projet, comme Asana et monday.com, qui offrent plus de possibilités dans le même paquet.

Support et assistance

Trello s’efforce de vous aider, tout comme il brille par sa simplicité d’utilisation. Il contient une multitude de ressources pour les utilisateurs débutants et chevronnés, ainsi que des webinaires sur une variété de sujets. L’assistance interactive fait défaut, mais il est peu probable que vous en ayez besoin.

Si vous avez un problème spécifique, Atlassian semble préférer que vous utilisiez le forum – appelé Communauté Trello – plutôt que de contacter l’assistance. Ce forum semble être très actif, les utilisateurs et les membres de l’équipe Trello y contribuant, et sa fonction de recherche fonctionne bien, de sorte que vous devriez être en mesure d’obtenir les informations dont vous avez besoin assez rapidement.

Si aucune des méthodes précédentes ne fonctionne, vous pouvez contacter l’assistance directement à l’aide d’un formulaire de contact sur le site Web d’assistance, mais il semble être davantage destiné aux rapports de bogues et aux abonnements à un plan spécialisé. Lorsque vous demandez de l’aide, vous êtes généralement renvoyé vers la page du guide ou du forum approprié, mais les réponses arrivent assez rapidement étant donné que nous sommes sur un plan gratuit.

Les tarifs de Trello

Trello est un candidat de premier plan pour le meilleur logiciel de gestion de projet gratuit. Nous ne sommes pas époustouflés par l’option premium car elle est un peu coûteuse.

Tarifs Trello

Veuillez noter que dans notre article sur les prix de Trello, nous examinons en détail la formule Enterprise. Tous les plans offrent un nombre illimité de fichiers joints, à l’exception du plan gratuit, dont la taille est limitée à 10 Mo, et des plans Gold et Business Class, dont la limite est de 250 Mo.

Avantages et inconvénients

Ce que l’on aime : 

  • Simplicité : C’est l’une des méthodes les plus faciles et les moins déroutantes que vous puissiez employer si vous créez des directives claires que les membres de votre équipe doivent suivre. La simplicité a toutefois un coût. La plupart des personnes seront prêtes à faire ce compromis afin de fournir à leurs employés un outil de gestion qui n’a pas une courbe d’apprentissage élevée.
  • Archivage : Il est agréable d’avoir une option d’archivage dans tout logiciel qui garde la trace des opérations organisationnelles. Il est intéressant de noter que Trello comprend également une option de recherche.
  • Robustesse de la version gratuite : Nous l’avons déjà dit, mais il est toujours bon que la version gratuite d’un programme comprenne pratiquement tout ce dont vous avez besoin. Avons-nous mentionné que l’équipe de Trello s’est engagée à maintenir la version gratuite disponible indéfiniment ?
  • Compatibilité mobile : Les versions mobile et de bureau de Trello sont pratiquement identiques en tous points. Par conséquent, le passage de l’une à l’autre est simple.
  • Polyvalence : Cette application est extrêmement adaptable. Elle peut être utilisée à des fins très diverses, notamment comme calendrier de contenu et même comme agenda/journal de voyage.
  • Extensions : Trello dispose d’une pléthore d’extensions. Prenons l’exemple de scrum. Nous vous proposons deux extensions fantastiques pour scrum. (Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter).

Ce que l’on apprécie moins :

  • Les fonctions de gestion approfondie des projets : Trello ne vous fournira pas d’outils tels que les diagrammes de Gantt ou les compteurs de temps, comme nous l’avons indiqué dans l’introduction. Cependant, l’absence d’outils spécialisés parmi ses caractéristiques fait partie de ce qui le rend si charmant, facile et adaptable.
  • Quelques possibilités d’intégration supplémentaires pourraient être ajoutées à la version gratuite : Les plus essentielles sont actuellement disponibles dans la version gratuite (y compris les comptes Gmail), mais il serait bon d’avoir accès à encore plus.
  • Il n’y a pas de possibilité de mettre plusieurs échéances sur une même fiche : Il faudra utiliser une fiche multi-phases si vous ne voulez pas être trop détaillé dans la décomposition des opérations. Pour l’instant, vous ne pouvez indiquer qu’une seule date d’échéance par carte.
  • Ne peut être utilisé qu’en ligne : Comme il s’agit d’un programme en ligne, c’est une évidence, mais il serait quand même bien qu’il comprenne une fonctionnalité hors ligne (avec une synchronisation des données plus tard, une fois en ligne).

En résumé, que vaut Trello ?

Trello présente un certain nombre de caractéristiques positives. Nous suggérons Trello plutôt que tous les autres choix si vous recherchez un tableau Kanban gratuit. Cependant, tirer le meilleur parti de cet outil de gestion de projet a un coût élevé, et nous pensons qu’il existe de meilleurs choix disponibles qui offrent plus pour le même prix, voire moins.

Par exemple, Monday.com, l’application de gestion de projet préférée de Cloudwards, est plus chère mais offre plus de fonctionnalités et de vues en couches, tandis qu’Asana propose des choix plus haut de gamme. Néanmoins, si une solution basée sur des cartes vous séduit et que vous appréciez la flexibilité des power-ups, essayez Trello.

Avez-vous de l’expérience avec Trello ? Qu’en pensez-vous ? Faites-le nous savoir dans la section des commentaires ci-dessous, et merci de nous avoir lu.