Connaître le temps passé sur chaque tâche ou projet est aujourd’hui primordial pour assurer la rentabilité des entreprises. Malheureusement, les outils actuels sont souvent complexes et mal adaptés. En conséquence, les équipes ne remplissent pas leur feuille de temps quotidiennement, perdent trop de temps sur cette tâche ou saisissent des données incorrectes.
Gryzzly est une solution française ultra simple et très maligne. Elle automatise la collecte du temps auprès de votre équipe via Slack ou Teams, les messageries les plus utilisées en entreprise. Après l’avoir testé, voici ce que nous en pensons.
Présentation de Gryzzly
Créé en 2018, Gryzzly est un outil de time tracking conçu pour simplifier le suivi de rentabilité en automatisant la récolte des temps de travail passés par vos collaborateurs sur les tâches et projets en cours. Il permet aux entreprises de piloter leur activité en toute simplicité.
Gryzzly se présente sous la forme d’un chatbot intégré à Slack et Microsoft Teams. Cette intégration dans votre messagerie instantanée optimise l’engagement de vos salariés, rendant la saisie du temps de travail une habitude quotidienne. Ainsi, 90 % des temps sont saisis chaque jour.
Gryzzly offre également une interface de suivi en ligne simple à utiliser pour les managers et les chefs de projets. Il vous permet de connaitre l’avancement des projets grâce au suivi des temps passés par activité. Les données sont mises à jour régulièrement pour améliorer le pilotage de vos projets. L’outil facilite aussi la prise de décision grâce à ses fonctionnalités de suivi de la consommation des budgets et des indicateurs, comme la marge brute et la marge nette.
Gryzzly convient à une grande diversité d’entreprises : aux sociétés de services ou cabinets de conseil qui doivent facturer leurs clients, aux startups innovantes qui doivent justifier leur crédit impôt recherche, ainsi qu’aux PME et grands groupes souhaitant suivre le temps passé sur chaque projet et l’activité des équipes. Il est adapté aussi bien aux projets facturés que non facturés.
Les principales fonctionnalités
Gryzzly centralise tous les suivis nécessaires à un projet en un seul outil :suivi des temps, suivi du budget, suivi des heures facturables et non facturables… Il collecte les différentes informations nécessaires, les recense et les affiche dans des tableaux de bord et des rapports.
Voici ses principales fonctionnalités :
- Suivi des temps de travail
Avec Gryzzly, plus besoin de chronomètres, de fichiers Excel, ou de logiciels à installer. Chaque jour, à une heure fixe, il fait le tour de vos collaborateurs sur Slack ou Teams pour leur demander de remplir leur temps de travail. Grâce à ces rappels quotidiens personnalisables, 90 % des temps sont saisis le jour même, assurant des informations précises et à jour. Mais chaque collaborateur peut aussi faire appel au chatbot à n’importe quel moment pour déclarer leurs heures travaillées.
Le formulaire de saisie envoyé par le chatbot sur Slack ou Teams est simple et rapide. Il comprend quelques champs, un design agréable, le choix des projets, le type de tâche effectuée et le temps passé dessus. Le tout ne prend que 30 secondes, et les données sont immédiatement remontées.
C’est aux managers et les chefs de projets de créer et structurer les projets sur l’interface de Gryzzly. Les équipes ne font que déclarer leur temps directement sur Teams ou Slack. Il est aussi possible de créer des équipes spécifiques pour chaque projet. Ainsi, le chatbot contacte uniquement les personnes concernées.
- Suivi de projet
Créer des projets sur Grizzly est très simple. Il vous suffit de donner un nom au projet, de définir des dates de début et de fin (si nécessaire), et d’ajouter des tags personnalisables pour facilement filtrer les projets. Une fois le projet créé, il ne vous reste plus qu’à configurer les tâches et choisir leur mode de facturation : au forfait, enveloppe, ou par temps. Vous pouvez par ailleurs indiquer les temps budgétés, les taux horaires et le temps estimé pour une gestion optimale du temps, des coûts, et des marges de chaque projet.
Gryzzly offre ensuite une vue d’ensemble sur le déroulement de vos projets sous forme de tableaux de bord. Celui-ci vous permet de suivre en temps réel l’activité et le rythme des équipes. L’outil propose également une vue détaillée des équipes, en montrant les responsabilités de chacun, les disponibilités et les surcharges. Vous pouvez exporter toutes les données afin de partager les temps facturés avec vos clients ou de valoriser votre R&D dans le cas d’un crédit d’impôt recherche.
- Suivi budgétaire
Gryzzly vous permet de gérer facilement le temps passé par les équipes, de suivre vos marges et de gérer vos budgets. Vous pouvez configurer le mode de vente adapté à votre projet : forfait, enveloppe, temps, régie, TMA. Vous pouvez structurer vos activités par postes de dépense ou par rôles et définir vos temps vendus, vos tarifs journaliers, les achats et les remises sur un projet. Une fois ces données configurées, Gryzzly met à jour automatiquement tous les indicateurs en temps réel, en fonction des déclarations de temps de travail des équipes. Vous bénéficiez ainsi d’une vue claire et précise sur la consommation de vos budgets.
Grâce à cette fonctionnalité, Gryzzly vous évite les éventuels dépassements de budget et vous aide à garder vos projets rentables.
- Suivi de rentabilité
L’objectif principal de Grizzly est votre rentabilité. Via des tableaux de bord, il rassemble toutes les informations telles que le temps passé, le budget initial alloué, les achats nécessaires, pour avoir une vision en temps réel de la marge brute. Vous pouvez facilement voir le reste de votre budget, suivre l’évolution de votre marge nette, et assurer la réussite de vos projets. En analysant ces données, Gryzzly vous permet de maîtriser vos coûts et d’augmenter votre rentabilité.
- Justification CIR, CII ou JEI
Gryzzly simplifie également les comptes-rendus et justificatifs nécessaires pour les crédits d’impôt recherche (CIR), les crédits d’impôt innovation (CII), ou le statut de Jeune Entreprise Innovante (JEI). Vous n’avez plus besoin de reconstituer les agendas pendant des semaines. Il vous suffit d’exporter tous les temps saisis dans l’outil et de les transférer directement à vos conseillers.
Tarifs de Gryzzly
Gryzzly propose 3 formules différentes en fonction des besoins des entreprises. En vous engageant annuellement, vous bénéficiez de deux mois gratuits. De plus, vous pouvez tester toutes les fonctionnalités de Gryzzly avec une version d’essai gratuit de 14 jours, sans entrer de carte bancaire. L’abonnement est sans engagement.
Offre Time
Elle est parfaite pour les équipes qui souhaitent un suivi des temps de travail simple mais puissant. Elle coûte :
- 9,90 €/utilisateur/mois en abonnement mensuel
- 8,25 €/utilisateur/mois en abonnement annuel
Cette formule comprend :
- Un nombre d’utilisateurs illimité
- Un nombre illimité de projets
- Une intégration avec Slack ou MS Teams
- L’attribution de projets
- Un système de tags et d’équipes pour une meilleure organisation
- La validation des saisies
Offre Budget
Elle est idéale pour équipes ayant besoin de suivre les temps pour une gestion approfondie des budgets et de la rentabilité. Elle coûte :
- 15,90 €/utilisateur/mois en abonnement mensuel
- 13,25 €/utilisateur/mois en abonnement annuel
En plus des fonctionnalités de l’offre Time, le plan Budget inclut :
- Le suivi des projets facturables (forfait, régie, etc.)
- Le suivi de la marge brute et nette
- La gestion des taux journaliers (TJM)
- Un système de chiffrage de projets
- Le suivi des coûts horaires
- La gestion des dépenses et remises
- La gestion des devises
Offre Entreprise
Cette formule est adaptée pour les entreprises de plus de 100 salariés. Le tarif est personnalisé et comprend :
- Un choix entre les formules Time ou Budget
- Un accompagnement pour le déploiement de Gryzzly
- Des garanties de service et une assistance premium
- Une tarification adaptée à l’entreprise
Pour plus d’informations, les entreprises doivent contacter l’équipe de vente Gryzzly directement.
Avantages et inconvénients
Les avantages
Gryzzly offre plusieurs avantages pour les entreprises :
- Il automatise le suivi des temps pour que vous puissiez vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Il s’intègre à Slack et Teams pour simplifier la récolte des temps.
- Il vous offre une vue en temps réel sur l’avancement de vos projets pour une gestion optimale.
- Grâce à ces multiples données disponibles, il vous aide à prendre des décisions éclairées et à booster votre rentabilité.
- Il facilite les processus de suivi et de gestion des ressources humaines.
- Gryzzly est certifié GDPR pour assurer la protection et la confidentialité de vos données.
Les inconvénients
Gryzzly a aussi quelques inconvénients qu’il faut noter :
- Il s’agit d’un outil en ligne. Il faut donc disposer d’une connexion internet pour pouvoir l’utiliser.
- Gryzzly ne prend en charge que les langues anglaise et française.
En résumé
Gryzzly améliore la gestion de vos projets en automatisant le suivi des temps de vos équipes et en facilitant la prise de décision pour vos managers. Intégré parfaitement à Slack et Microsoft Teams, ce chatbot simplifie la collecte des temps de travail de vos collaborateurs. Les données recueillies sont immédiatement transmises dans des tableaux de bord pour vous aider à suivre vos projets et vos équipes. De plus, Gryzzly vous permet de piloter vos budgets et maximiser votre rentabilité de manière efficace chaque jour, en offrant une visibilité sur le temps et les budgets investis dans chaque projet.
En somme, Gryzzly est un allié précieux pour toute entreprise qui cherche à optimiser sa gestion de projet et sa rentabilité.
