Pour un manager, le fait de piloter et gérer des équipes n’est pas toujours une mince affaire. Il faut faire face à de multiples challenges au quotidien. Heureusement, il existe de nombreux outils de management qui permettent d’optimiser les performances des équipes et d’atteindre les objectifs fixés. Voici une liste des outils de management incontournables pour tout manager !
Outils de planification et de suivi
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil visuel qui est actuellement très utilisé pour le suivi de projets. Il est efficace en matière de planification des tâches et la visualisation de leur déroulement ou progression dans le temps. Les tâches en question sont représentées par une barre horizontale. La longueur ainsi que la position de la barre indiquent le commencement, l’achèvement et la durée de chaque tâche. L’utilisateur peut également visualiser rapidement les dépendances entre les tâches et prendre connaissance des tâches critiques.
Le principal avantage du diagramme de Gantt c’est qu’il permet de savoir en un coup d’œil l’état d’avancement du projet. On peut en effet visualiser les tâches en cours et celles qui doivent être réalisées dans les jours ou semaines à venir. De plus, étant donné que les tâches critiques sont mises en évidence, il est plus facile de cerner les domaines qui risquent d’engendrer des retards sur le projet.
Le tableau de bord management
Il est très important pour un manager de savoir si son équipe est performante ou non. D’où l’intérêt du tableau de bord management ! Cet outil de suivi de performance se sert d’indicateurs clés (généralement entre 10 à 15) afin de suivre les progrès ainsi que les résultats des équipes. Parmi ces indicateurs figurent par exemple le taux de satisfaction clients ou les objectifs de vente. Mais l’utilité du tableau de bord ne se limite pas seulement à la visualisation des performances.
En l’utilisant, le manager peut aussi cerner les tendances et identifier les problèmes potentiels. À partir des données qu’il a à sa disposition, celui-ci pourra ainsi prendre les bonnes décisions.
La méthode SMART
La méthode SMART est utilisée pour fixer des objectifs dont les spécificités sont les suivantes :
- Spécifique : il faut faire preuve de pragmatisme et de précision pour chacun des objectifs fixés
- Mesurable : évaluation et suivi du niveau d’atteinte de l’objectif à l’aide de KPIs SMART
- Atteignable : il faut s’assurer que les objectifs soient atteignables dans la durée
- Réalisable : les objectifs doivent être réalisables, et cela, en prenant en considération l’ensemble des contraintes qu’elles soient exogènes ou endogènes du projet
- Limité dans le temps : il faut atteindre les objectifs dans les délais fixés
Pour faire simple, on peut dire que la méthode SMART consiste à fixer des buts précis à atteindre dans un temps limité. Vous l’aurez compris, cette méthode peut être perçue comme un vecteur de motivation. Avec elle, les attentes sont clarifiées et l’équipe est guidée vers la réalisation des objectifs. Il est à souligner que les objectifs SMART diffèrent des objectifs généraux du projet.
Au cours de la phase de définition des objectifs, elle assure que ces derniers ont un sens pour les collaborateurs. Par ailleurs, elle incite les équipes à adopter une réflexion critique quant aux actions à entreprendre pour l’atteinte des objectifs.
Outils d’analyse et de prise de décision
L’analyse SWOT
Pour ceux qui ne le savent pas encore, SWOT est l’acronyme des termes anglais suivants : Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités) et Threats (menaces).
L’analyse SWOT est donc une technique permettant d’identifier et d’évaluer ces différents facteurs. Il est à noter que celle-ci peut s’appliquer à une organisation ou bien à un projet unique. Effectuer une analyse SWOT n’a rien de compliqué et pourtant, cet outil d’analyse procure des avantages non négligeables puisqu’il permet de :
- identifier les opportunités de croissance
- déterminer les axes d’amélioration
- déterminer les aspects à risque
La matrice Eisenhower
Le principe sur lequel repose la méthode Eisenhower est simple. Il y a 2 sortes de problèmes : ceux qui sont urgents et ceux qui sont importants. Combinant efficacité et simplicité d’utilisation, la matrice Eisenhower aide l’utilisateur à prioriser les tâches en fonction de leur urgence et importance. Elle comporte en tout 4 quadrants. Le premier quadrant (en haut à gauche) rassemble les tâches importantes et non urgentes.
Puisque ces dernières ne présentent pas de deadline précis, l’utilisateur n’a qu’à les planifier. Le second quadrant (en haut à droite) renferme les tâches qui sont importantes et urgentes. Dans la mesure où elles génèrent directement des répercussions sur les objectifs, il est nécessaire de les traiter en priorité. Ensuite, le troisième quadrant (en bas à gauche) concerne les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Il est fortement recommandé de les abandonner. Enfin, s’agissant du quatrième quadrant (en bas à droite), celui-ci regroupe les tâches non importantes, mais urgentes. Leur réalisation peut être confiée à un collaborateur.
Les avantages de la matrice Eisenhower sont multiples :
- utile dans la priorisation des tâches
- contribue à une organisation efficace du travail
- aide dans la gestion du temps ainsi que la prise de décision
Le diagramme d’Ishikawa
Connu également sous le nom de diagramme de causes et effets, le diagramme d’Ishikawa est un outil très plébiscité en matière de résolution de problèmes.
De par sa structure en épi, il offre la possibilité à son utilisateur de visualiser aisément les causes (quel que soit le degré de complexité du problème). En effet, celui-ci a droit à une représentation graphique des causes principales ou causes racine du problème. Afin de représenter les causes potentielles, on se sert souvent des 5M : Main d’œuvre (les causes générées par l’intervention humaine), Matières (qualité des matières premières), Machine, Méthode et Milieu (les facteurs externes qui influent sur le problème). Après l’identification des causes, on peut mettre en place les mesures correctives adéquates.
Un des grands avantages de cet outil réside dans sa simplicité et sa facilité d’utilisation. En outre, il favorise la collaboration entre les membres d’une équipe.
La méthode des 5 pourquoi
La méthode des 5 pourquoi ou méthode des 5P est un outil d’analyse très simple utilisé pour rechercher en peu de temps les causes racines d’un problème.
Comme son nom l’indique, cette méthode consiste à poser la question « POURQUOI » à 5 reprises dans le but de remonter à la cause première ou la cause principale. Chaque réponse donnée va servir de base pour la prochaine question « POURQUOI » et ainsi de suite.
L’objectif est de parvenir à formuler une solution pour résoudre le problème. Et afin de s’assurer que le même problème ne puisse plus se reproduire une nouvelle fois, il est important de réaliser un suivi des actions.
Bon à savoir : il peut arriver qu’on trouve les causes racines après seulement 3 « POURQUOI ». Et inversement, il se peut aussi que vous dépassiez les 5 « POURQUOI ».
Outils de communication et de gestion d’équipe
L’écoute active
Il s’agit d’une technique de communication qui se résume en 4 étapes clés à savoir l’écoute attentive, la clarification, l’investigation et la reformulation. Concernant la première étape, on adopte généralement un silence positif. Cela signifie que vous montrez à votre interlocuteur que vous êtes attentif à ses paroles à travers des hochements de tête ou des sourires par exemple. Il est aussi conseillé d’intervenir avec des mots rassurants tels que « OUI, je comprends ». De cette manière, votre interlocuteur constate que vous êtes réellement à l’écoute de ses problèmes et de ses sentiments. La seconde étape est la clarification. Il se peut que vous ayez des doutes sur certains mots formulés par votre interlocuteur. Afin de clarifier cela, vous pouvez lui poser des questions :
- Que voulez vous dire exactement par … ?
- Pouvez-vous reformuler ?
- Vous est-il possible de donner un exemple ?
- Que ressentez-vous quand … ?
Le but est de clarifier les points de vue pour éviter une mauvaise compréhension.
La troisième étape c’est-à-dire l’investigation consiste à approfondir les émotions et les propos de votre interlocuteur. Pour cela, n’hésitez pas à utiliser différents types de questions (ouverte, sondage ou question de fait). Enfin, la reformulation permet de rassurer votre interlocuteur. Ce dernier aura le sentiment d’avoir été compris.
Le modèle DISC
Appelé aussi « méthode des couleurs », cet outil d’analyse comportementale permet à son utilisateur de communiquer efficacement avec ses interlocuteurs. Grâce au modèle DISC, vous pouvez mieux vous connaître et connaître autrui. Vous pourrez avoir une meilleure compréhension des comportements de vos interlocuteurs et adapter votre communication en conséquence. Voici les 4 types de profils présentés par ce modèle : Dominant (c’est une personne qui sûre d’elle, directe et indépendante), Influent (une personne qui dispose de grandes qualités relationnelles), Stable (une personne à la fois calme, introvertie et méthodique) et Conforme (une personne qui se plie volontiers aux règles et qui n’aime pas le risque).
Bref, il appartient au manager d’adapter sa communication selon le profil qui se présente à lui. Il en résulte un management plus efficace qui impacte positivement la performance ainsi que la productivité des équipes.
La pyramide de Maslow
La pyramide de Maslow est un outil d’analyse qui se porte sur les besoins des individus. Elle hiérarchise ces besoins tout en aidant à la compréhension des motivations. Cette pyramide regroupe 5 besoins à savoir les besoins physiologiques (dormir, manger, se vêtir…), besoin de sécurité, besoin d’appartenance (être dans un groupe, communauté, famille…), besoin d’estime (respect des autres, estime de soi…) et besoin d’accomplissement.
En gestion d’équipe, la pyramide de Maslow offre la possibilité au manager de comprendre la manière de motiver ses troupes. C’est à lui d’activer les bons leviers, mais il ne doit pas oublier que les besoins peuvent varier en fonction des situations de ses collaborateurs.
Le baromètre d’engagement
Pour mesurer l’implication des employés ou des équipes, le baromètre d’engagement se révèle être un outil intéressant. Il se compose d’un certain nombre de questions relatives à la motivation, l’implication, la compétition entre les équipes ou encore l’épanouissement au travail. Pour ne pas décourager les employés, il faut bien évidemment veiller à ce que le questionnaire ne soit pas trop long. Contrairement aux entretiens, le questionnaire assure l’anonymat des réponses. Cela incite les individus concernés à fournir des informations sensibles et d’évoquer facilement leurs ressentis.
Outils de gestion de projet
La méthode OKR
Vous savez quel est le point commun entre Intel, Google et LinkedIn ? Ces grandes entreprises ont utilisé la méthode OKR (Objectives Key Results) pour maximiser leur performance. Il s’agit d’une méthode de gestion de la performance permettant de déterminer et d’assurer le suivi des objectifs ainsi que les résultats clés d’une organisation (ou équipe). En privilégiant cet outil, les managers veillent à ce que les efforts de tous les collaborateurs soient bien alignés sur les objectifs de l’entreprise. Cette méthode peut aussi être utilisée pour prendre la mesure des progrès réalisés d’une manière plus efficace. On peut identifier rapidement les erreurs et les points ou aspects qui ont besoin d’améliorations.
Autre intérêt de cette méthode : les objectifs OKR aident à bien définir les priorités et à affecter correctement les ressources.
Le plan d’action
Le plan d’action est un outil qui aide à définir qui fait quoi, quand et comment. Il permet à chaque membre de l’équipe de savoir quelles sont ses tâches et responsabilités et à quel moment il (ou elle) devra les accomplir. On peut également considérer le plan d’action comme étant un outil d’engagement et de motivation des équipes. En effet, c’est toujours rassurant de savoir où l’on va et de quelle manière s’y prendre. Chaque collaborateur peut trouver sa place au niveau du fonctionnement quotidien. Enfin, en misant sur un plan d’action efficace, le manager pourra optimiser les ressources (que ce soit matérielles ou humaines).
La méthode QQOQCP
Cette méthode est aussi connue sous l’appellation de « méthode des 5Ws. Celle-ci permet d’analyser tous les aspects d’un problème à partir d’une série de questions : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi. En agissant ainsi, il est possible de rassembler toutes les informations utiles pour résoudre un problème. L’analyse des données obtenues grâce au questionnement va grandement faciliter la prise de décision. Sachez qu’à l’aide de cette méthode à la fois simple et flexible, les managers peuvent identifier rapidement les causes profondes d’un problème. Il faut cependant souligner que la méthode QQOQCP n’est pas vraiment adaptée aux problèmes complexes. Elle est plus efficace quand il s’agit de résoudre des problèmes simples.
Outils numériques
Agenda connecté
L’agenda connecté fait partie des outils de management à ne pas négliger. Il rend la collaboration plus facile dans la mesure où chaque membre de l’équipe peut avoir accès aux agendas de ses collaborateurs. Il est aussi possible de partager les emplois du temps de chacun. Cela permet une meilleure coordination des activités et contribue à faciliter la planification. Le manager peut par exemple planifier une réunion sans être obligé de contacter les collaborateurs un par un afin de trouver un créneau sur lequel tout le monde sera disponible.
L’un des principaux avantages de l’agenda connecté c’est qu’à tout moment et à partir de n’importe quel appareil, les membres de l’équipe peuvent accéder aisément aux tâches ou évènements programmés.
Outils de communication d’équipe
Un bon manager doit pouvoir communiquer efficacement avec ses équipes. Pour cela, il a le choix entre de nombreux outils de collaboration. Pour la communication en entreprise, Slack est une solution à considérer. Si de plus en plus de professionnels sont séduits par cet outil, c’est qu’il offre des avantages non négligeables. Pour commencer, il autorise une communication instantanée entre tous les collaborateurs. Ainsi, s’il y a des problèmes qui se présentent, ces derniers sont résolus en très peu de temps. Par ailleurs, la coordination d’équipe est aussi facilitée.
Un autre point fort de Slack qu’il faut mentionner réside au niveau de ses fonctionnalités. Et le moins qu’on puisse dire, c’est qu’elles sont nombreuses. Par exemple, il est possible de :
- partager des documents ou des fichiers à n’importe quel moment
- organiser des réunions
- mettre en place des groupes de discussion ou discussions individuelles
- retrouver les anciens documents ou les anciennes conversations en un temps record
- intégrer des outils tiers à l’instar de Google Drive
- programmer des notifications ou des rappels pour ne rien rater
- visualiser l’état d’avancement des projets, etc.
À noter que Slack peut fonctionner sur n’importe quel appareil (PC, tablette, Smartphone). Pour assurer une utilisation optimale de cet outil de communication, il est conseillé d’évaluer régulièrement son impact sur la communication en interne.
Logiciels de gestion de projet
Actuellement, les logiciels de gestion de projet font partie des boites à outils indispensables pour un manager. Le problème c’est qu’il en existe plusieurs. Voici les spécificités d’un bon logiciel de gestion de projet :
- facile à utiliser
- intègre des fonctionnalités de collaboration
- facilite la planification
- rend la gestion des ressources plus facile
- peut générer des tableaux de bord
- autorise des intégrations
Parmi les logiciels les plus plébiscités par les professionnels figure monday ou encore ClickUp. Ce dernier propose des fonctionnalités intéressantes qui améliorent considérablement la communication, mais aussi l’organisation et le suivi des tâches. ClickUp fournit par exemple des rapports en temps réels pour prendre connaissance des performances de chaque membre de l’équipe. D’un simple coup d’œil, le manager peut savoir qui est en retard (ou en avance) sur ses tâches.
Pour conclure, les différents outils présentés dans cet article doivent être utilisés de manière complémentaire. Leur utilisation doit également s’adapter au contexte. Grâce à ces outils, les managers pourront non seulement piloter efficacement leurs équipes, mais aussi de maximiser leur performance. De plus, ils pourront prendre les meilleures décisions qui s’imposent.
