MeisterTask est une solution de gestion de tâches avec un fonctionnement basé sur la méthodologie Kaban. C’est aussi un outil collaboratif qui permet d’organiser les phases d’un projet de manière simple, claire et pratique. Mais, qu’est-ce qui différencie cette plateforme de ses concurrentes ? Quelles sont les fonctionnalités les plus intéressantes qu’elle propose ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? C’est ce que nous allons découvrir dans ce test consacré à l’application MeisterTask.
Présentation de MeisterTask
MeisterTask a été créé par la société allemande MeisterLabs en 2015. Il s’agit d’un logiciel en ligne conçu pour faciliter la gestion de tâches, mais aussi des petits projets. Cet outil de gestion et de productivité convient particulièrement pour les équipes de tailles réduites, les indépendants et les freelances qui travaillent en mode « agile ». En tant que solution collaborative, elle est aussi utilisée par des entreprises comme Allianz, Ritter Sport ou Fischer. En effet, l’outil s’adapte à tous les flux de travail et à tous les secteurs d’activité. Une des particularités de MeisterTask est qu’il offre un accès au logiciel de mind mapping MindMeister. Cet autre outil complémentaire donne une vue globale sur les phases principales de votre projet. La connexion entre ces deux logiciels de MeisterLabs permet de transformer les idées dans MindMeister en tâches sur MeisterTask.
Pour utiliser MeisterTask, il faut commencer par créer un compte sur la plateforme. Lors de l’inscription, vous devez renseigner quelques informations, notamment sur votre entreprise et votre équipe. Vous pouvez vous inscrire gratuitement et accéder à une version gratuite pendant 13 jours. Au bout de cette période d’essai, votre compte bascule automatiquement à l’offre basique (toujours gratuite), avec juste les fonctionnalités essentielles.
MeisterTask est conçu pour gérer vos tâches en mode Kanban. On apprécie particulièrement son design clair et épuré. Peu complexe, cet outil est simple à appréhender pour les débutants. En effet, les commandes se font par drag and drop. Il suffit de glisser-déposer vos tâches d’une colonne à une autre. Un autre élément qui le distingue est qu’il met l’accent sur une gestion axée sur la méthode agile. Meitertask vous permet de simplifier la planification de vos tâches en donnant une vision claire des étapes à réaliser. Vous pouvez l’utiliser pour vos projets personnels ou professionnels. Et ce, qu’il s’agit de projets à gérer seul ou en mode collaboratif.
Sur MeisterTask, la gestion de vos tâches se fait depuis une interface intuitive et personnalisable. Son tableau de bord vous donne un résumé de toutes les tâches à faire. En matière de personnalisation, vous pouvez choisir de modifier l’arrière-plan du tableau de bord avec l’image de votre choix. En créant vos tâches avec MeisterTask, c’est le modèle Kanban qui est proposé de base pour les gérer. En fonction de vos besoins, vous pouvez ajouter d’autres colonnes et personnaliser leur couleur à votre guise pour rendre le visuel plus agréable.
Les fonctionnalités
Tableau d’accueil
Une fois sur la plateforme, vous disposez d’un tableau d’accueil qui regroupe l’ensemble de vos tâches. Vous pouvez choisir de les partager avec d’autres personnes en envoyant une invitation. Les affichages du tableau d’accueil peuvent être modifiés selon vos préférences. Vous pouvez choisir d’afficher ou non différents éléments comme l’heure, le temps écoulé, les notifications. Comme mentionné dans la présentation, il est aussi possible d’ajouter des images pour personnaliser cet espace d’accueil.
Tableaux Kanban
La principale vue proposée dans MeisterTask pour gérer vos tâches repose sur des tableaux de type Kanban. Vous pouvez voir les avancées de votre projet et les tâches qui ont été déjà effectuées dans des colonnes de gauche à droite. De base, on retrouve les tâches à réaliser dans la colonne à gauche, les tâches en cours dans la colonne centrale et les tâches déjà terminées dans la colonne à droite. Mais selon vos besoins, vous pouvez rajouter d’autres colonnes si nécessaire. Aussi, il est aussi de gérer vos tâches via un « agenda » qui est accessible dans le menu principal.
Partage de projet
Lors de la création de votre projet, vous pouvez inviter des personnes à participer pour constituer votre équipe. Cette fonctionnalité est très utile dans le cadre de projets importants nécessitant une approche collaborative.
Gestion des membres du projet
En partageant votre projet à d’autres personnes, vous pouvez choisir de leur donner différents types d’autorisations. À savoir : membre, invité, commentateur et lecture seule. Les membres peuvent visualiser l’ensemble des tâches du projet. Les invités ne peuvent voir que les tâches que vous leur avez attribuées. Les commentateurs peuvent accéder à toutes les tâches, mais leur rôle se limite aux commentaires. Les utilisateurs en lecture seule ont accès à toutes les tâches, mais ne peuvent rien modifier.
Fonction tags
Pour organiser et structurer vos tâches, un système de tags à code couleur est proposé dans MeisterTask. Chaque tag est personnalisable et peut être assigné à une couleur spécifique. Ainsi, vous pouvez utiliser des repères visuels en adéquation avec votre style de travail et vos préférences pour faciliter la gestion des listes de tâches.
Timeline
Il s’agit d’une fonctionnalité qui permet d’organiser et coordonner la séquence temporelle des projets ainsi que leurs subdivisions. Avec cette fonction, vous pouvez ajouter des tâches par drag and drop dans la timeline. Il est aussi possible de spécifier les dates dans les détails de chaque tâche. La timeline affiche également les personnes en charge des projets. Ceci rend plus simple la mise en place du planning de l’équipe. À noter que cette fonctionnalité n’est disponible que dans l’offre Business.
Création de check-list
Si vous avez l’habitude de créer des listes de contrôle pour mieux vous organiser, MeisterTask offre une fonction dédiée à cet effet. La checklist offre une vue détaillée des actions à accomplir pour une tâche donnée. Vous pouvez suivre facilement la progression en cochant les éléments accomplis au fur et à mesure. Il est possible de créer des check-list « prédéfinis » dans les paramètres du projet. Ces check-lists modèles peuvent être stockés et utilisés pour d’autres tâches afin de gagner du temps.
Rapports
MeisterTask fournit différents types de données et statistiques en rapport avec votre projet via les fonctions rapports. Ces informations vous donnent des indications claires sur l’avancement de votre projet. Ces rapports peuvent être enregistrés et exportés. Vous pouvez choisir de créer des rapports rapides pour voir avoir un aperçu de l’ensemble de vos tâches : tâches ouvertes, tâches nouvellement créées, tâches finies, tâches achevées récemment, tâches arrivées à échéance. Mis à part les rapports rapides, il est aussi possible de créer des rapports personnalisés. Ces derniers peuvent être créés en utilisant des filtres comme le statut ou les tags par exemple.
Automatisations
Les fonctions d’automatisations sur MeisterTask permettent de réaliser différentes actions automatisées par rapport aux tâches qui figurent dans vos colonnes. Au total, l’outil permet de mettre en place 11 types d’automatisations :
- attribution automatique des tâches
- mise à jour de statut
- déplacement automatique des tâches vers d’autres projets
- mis à jour auto de la date d’échéance
- démarrage ou arrêt automatique du suivi du temps
- mise à jour auto des tags
- ajout automatique de listes de contrôle
- création de tâches récurrentes, envoi automatique d’emails
- envoi automatique de message Slack
- notifications automatiques sur Office 365 des nouvelles tâches
Tarifs de MeisterTask
MeisterTask propose une version basique qui est gratuite. Cette offre permet de gérer jusqu’à 3 projets avec un nombre illimité de membres. Pour accéder à plus de fonctionnalités, vous pouvez choisir entre ces 3 options :
- Forfait Pro à 13,5 euros par mois : automatisation, rapports, agenda…
- Forfait Business à 24 euros par mois : vue timeline, champs personnalisés…
- Forfait Entreprise (tarif sur mesure) : gestionnaire de compte dédié, assistance personnalisée…
Les avantages
- Interface utilisateur épurée et facile à prendre en main
- Nombreux éléments personnalisables
- Commande par glisser-déposer
- Applications gratuites pour Windows et Mac OS
- Applications mobiles pour Android et iOS
- Intégration avec différents logiciels : Slack, Microsoft 365, Gmail, Spark
Les inconvénients
- Pas de vue en mode Gantt
- L’affichage des sous-tâches nécessite de cliquer sur une tâche
- Fonctions avancées assez limitées
- Pas de collaboration en temps réel
En résumé
MeisterTask est plutôt destiné aux petites équipes, aux indépendants et aux freelances. Il convient particulièrement pour les groupes de projets qui travaillent avec la méthode agile. Parmi ces principaux atouts, cette solution est intuitive et dispose d’une interface épurée. Ainsi, le logiciel de gestion de projet garantit une prise en main facile même pour les novices. De plus, la plupart des éléments sont personnalisables pour s’adapter à vos préférences. Si vous êtes un adepte du mode Kanban, c’est l’outil qu’il vous faut pour planifier et bien organiser vos tâches. Pour gérer des grands projets, il vaut mieux recourir à des logiciels qui offrent plus de fonctionnalités avancées. Néanmoins, la version gratuite de MeisterTask offre des possibilités intéressantes comme la synchronisation automatique des tâches dans le calendrier Google.
