Dans le monde du business actuel, les process internes doivent être digitalisés au sein des entreprises. Dans cette optique, de nombreuses structures, plus particulièrement les chaînes de management optent pour les logiciels de gestion de projet comme monday.com. Quelle est la valeur de cet outil ? Découvrez les détails sur ses principales fonctionnalités, ses points forts et ses limites ainsi que notre avis.
Présentation de monday.com
monday.com a été créée par Eran Zinman et Roy Mann en 2012. C’est une plateforme no-code et entièrement personnalisable permettant d’aider vos équipes à collaborer, à automatiser vos processus de travail et à gérer vos projets de manière efficace. Effectivement, elle vous offre un gain de temps considérable grâce à la répartition et à l’optimisation de la planification de vos tâches. Il en va de même pour la simplification de la gestion du travail de votre équipe, en interne comme en externe, afin d’atteindre rapidement vos objectifs établis au préalable.
Autrement dit, monday.com facilite la gestion de portefeuille de votre projet en offrant une vue détaillée sur vos budgets, vos ressources et vos échéances. Tout cela sur un seul et unique endroit : les tableaux de bord. Elle contribue également à la visualisation de vos performances avec l’analytique intégrée dans le but d’augmenter votre retour sur investissement et de garantir la réussite de votre entreprise.
À qui s’adresse monday.com ?
Monday.com s’adresse principalement aux entreprises de taille moyenne à grande recherchant une solution complète de gestion de projet et de collaboration. L’outil est particulièrement adapté aux équipes marketing, développement, commerciales et RH qui ont besoin de coordonner leurs activités et de suivre leurs projets efficacement. Il convient aussi bien aux chefs de projet qu’aux managers et collaborateurs nécessitant une vue claire de leurs tâches et objectifs. En revanche, la solution peut s’avérer trop coûteuse et complexe pour les très petites équipes (moins de 5 personnes) ou les indépendants qui auraient besoin d’une simple liste de tâches. Le rapport qualité-prix est optimal pour les organisations gérant plusieurs projets simultanément et ayant besoin d’automatiser leurs processus.
Les fonctionnalités proposées par monday.com
monday.com propose à ses utilisateurs une vaste étendue de fonctionnalités améliorées afin de couvrir un maximum de projets différents. Les principales sont :
Tableaux de bord
Les tableaux de bord sont le cœur de la gestion de projet et du fonctionnement de monday.com. Ils regroupent toutes les informations précieuses qui vous sont utiles. Même en optant pour la version gratuite, dite « Basique », vous pouvez profiter pleinement de la création de tableau de bord pour votre projet. En effet, celui-ci vous fait bénéficier d’une vue d’ensemble sur :
- Le résumé de l’état d’avancement de votre projet
- Le nombre de tâches en cours, en attente et à terminer
- Le suivi du temps
- Le budget par rapport à vos dépenses
Outre cela, les modèles de templates suggérés par monday.com vous donnent l’occasion de personnaliser votre tableau de bord selon vos préférences : marketing, design, production de contenu…
Vues Calendrier, Gantt ou Kanban
En tant qu’outil de visualisation de projet, les « vues » de monday.com vous procurent l’avantage de comprendre vos données sous différents angles. Bien évidemment, il existe une large gamme de types de vues disponibles permettant de personnaliser votre espace de travail, mais pas que. Elles contribuent à l’optimisation de votre expérience utilisateur ainsi qu’à l’identification de vos jalons à passer ou de vos goulots d’étranglement pour valider vos tâches. Ci-après une liste exhaustive des plus populaires :
- La vue sur carte
- La vue orientée sur les fichiers
- La vue de calendrier
- La vue des échéances
- La vue Gantt
- La vue Kanban
- La vue graphique
- La vue du type formulaire
- La vue de la charge de travail
Ajout de colonnes au tableau de bord
Le choix de colonnes additionnelles au tableau de bord est illimité. Dans l’objectif de mettre en place un projet personnalisé, monday.com vous offre donc les opportunités de :
- Ajouter des horaires pour vos sprints
- Connecter vos données à d’autres tableaux de bord
- Envoyer des emails depuis votre tableau de bord
Retenez que les colonnes par défaut désignent les personnes, le statut de la tâche, l’échéance et la période de réalisation.
Automatisations
La fonction automatisation a été créée pour vous simplifier la gestion de vos tâches répétitives en plus de minimiser les risques d’erreurs humaines. Elle fonctionne sous l’instruction IFTTT qui s’explique par « si ceci, alors cela ». À titre indicatif, « si » une tâche est marquée terminée, « alors » elle sera archivée automatiquement.
monday.com suggère une variété d’automatisations telles que :
- La création de tâches
- L’envoi de notifications
- La mise à jour des statuts
- L’attribution de propriétaires
Bien qu’un grand nombre de déclencheurs et d’actions sont préinstallés, il est facile de configurer ces automatisations. Il est aussi envisageable créer une automatisation personnalisée et/ou de filtrer les options d’automatisation afin de dénicher celle qui convient le mieux à vos besoins.
Gestion des ressources
La gestion des ressources se résume à la planification de leur utilisation et à l’anticipation de leur affectation. Ces ressources peuvent s’agir des actifs de marque, des employés, de l’équipement ou tout ce qui garantit le bon fonctionnement de votre entreprise. En vous appuyant sur cette fonctionnalité, vous pouvez tirer parti de l’allocation des tâches aux actifs, aux collaborateurs ou autres et de la planification du temps nécessaire.Pour rester efficace et pour gérer au mieux vos ressources, il vous est alors important de programmer :
- Le temps prévu
- L’ordre de la priorité de vos tâches
- Le deadline
- La répartition entre les membres de votre équipe
Le plus ? La vue de la charge de travail vous aide à évaluer la capacité de travail de chacun ainsi que les surcharges possibles.Afin de vous aider à ajouter cette vue à votre tableau de bord, voici les démarches :
- Sélectionnez l’option « Ajouter une vue » située en haut de votre tableau de bord
- Cliquez sur « Plus d’options d’affichage »
- Ajoutez à votre tableau de bord le widget « Charge de travail » en vue d’obtenir une vue rapide de vos ressources
Par ailleurs, mesurer la charge de travail de vos employés est une étape essentielle. Il vous est par conséquent fortement conseillé d’inclure dans vos tableaux de bord ces diverses colonnes :
- Personnes
- Date ou échéance
- Chiffres ou formule (facultatif)
- Statut pour la gestion des autres types de ressources comme les machines, les caméras, les salles de réunion…
Planification des tâches
De par sa grande flexibilité, monday.com dispose de la capacité à planifier et à gérer tous les types de projets allant du plus simple au plus complexe. Vous pouvez effectivement dans chaque tableau de bord créer d’innombrables tâches autant que vous le souhaitez et les organiser en fonction de vos préférences.
Intuitif et facile à prendre en main, monday.com vous donne les moyens de :
- Définir votre budget
- Rédiger vos contenus de site
- Planifier votre période d’exécution et vos échéances
- Enclencher un chronomètre permettant de mesurer le temps consacré à la tâche
- Attribuer une tâche à chaque membre de votre équipe projet
Les avantages de monday.com
- Facilité d’apprentissage de par son interface utilisateur intuitive, flexible et simple à utiliser
- Possibilité de créer des tableaux dynamiques parfaitement adaptés à vos envies
- Gain de temps considérable, maximisation de votre productivité et atteinte rapide de vos objectifs grâce à l’intégration à de multiples applications et services
- Communication efficace et transparente entre les membres de votre équipe
- Sécurité de vos données et conformité avec les réglementations en vigueur
- Support réactif et disponible 24/7 pouvant garantir une expérience utilisateur productive et positive
Les limites
- Période d’essai limité à 14 jours, ce qui est insuffisant pour exploiter les potentiels de la plateforme
- Tarifs onéreux pour les PME
- Compréhension compliquée des différents niveaux d’accès
- Impossible de s’intégrer aux applications tierces populaires comme SharePoint ou Salesforce ainsi qu’aux produits d’Apple
Les tarifs
En fonction de votre projet et de votre budget, monday.com propose différents plans, notamment :
Individuel
- Prix : gratuit à vie
- Nombre d’utilisateurs : 2
- Fonctionnalités : gestion de projet simplifiée, tableaux de bord illimités et jusqu’à 1000 éléments de backlog
Basique
- Prix : 9 €/utilisateur/mois
- Nombre d’utilisateurs : entre 3 et 100 sièges
- Fonctionnalités : en plus de celles du plan individuel téléspectateurs gratuits illimités, éléments illimités, 5 Go de stockage, modèles spécifiques pour le développement
Standard
- Prix : 12 €/utilisateur/mois
- Nombre d’utilisateurs : entre 3 et 100 sièges
- Fonctionnalités : inclut le forfait Basique plus vues de calendrier et Gantt, gestion des sprints, accès pour les invités, intégration GitHub, planification de feuille de route
Professionnel
- Prix : 20 €/utilisateur/mois
- Nombre d’utilisateurs : entre 3 et 100 sièges
- Fonctionnalités : en supplément de la formule standard tableaux de bord privés, suivi des délais, automatisations, intégrations, feuille de route d’équipes transversales, rapports agiles
Entreprise
- Prix : personnalisé
- Nombre d’utilisateurs : entre 3 et 200 sièges
- Fonctionnalités : regroupe toutes celles citées précédemment avec autorisations à plusieurs niveaux, rapports et analyses avancés, intégration sur mesure, sécurité et gouvernance haut de gamme, assistance entreprise
Avis sur monday.com
En conclusion, monday.com se révèle être une solution de gestion de projet et de collaboration performante. La plateforme se distingue par son interface intuitive et sa grande flexibilité dans la création de tableaux de bord personnalisables. Les fonctionnalités d’automatisation et la visualisation des données facilitent considérablement le suivi des projets. Bien que la tarification puisse être élevée pour les petites structures et que certaines fonctionnalités avancées soient réservées aux forfaits supérieurs, l’outil convient particulièrement aux équipes de taille moyenne à grande cherchant à centraliser leur gestion de projet. Pour une utilisation optimale, il est recommandé de prévoir une formation initiale des équipes et de mettre en place des automatisations dès le début. En définitive, monday.com représente un investissement pertinent pour les organisations souhaitant améliorer leur efficacité opérationnelle.
