Smartsheet : un outil de gestion dynamique du travail

Smartsheet est un logiciel de gestion de travail polyvalent qui pourra vous accompagner dans votre quotidien. Après un lancement mitigé en 2006, il n’a pas réussi à s’imposer dans le marché du digital à cause de la qualité de son interface. Trop complexe à manipuler, ils n’ont pas dépassé le seuil de 10 000 utilisateurs. Il décide alors de revoir leur UX et de faire une refonte de l’application qui lui permet de se développer et d’accroître son nombre d’abonnés.

Cette période a permis d’améliorer ses fonctionnalités. Plus de 60 % des options qu’ils proposaient ont été supprimés pour toucher plus d’audience. À son redéploiement, il arrive à atteindre plus de 1 million d’utilisateurs. Ce qui prouve l’importance d’appliquer un plan de test logiciel, lors de la conception de l’application. Pour en apprendre un peu plus sur Smartsheet et ses nouveaux avantages, voici quelques informations qui pourront vous servir.

Présentation de Smartsheet

Smartsheet c’est un logiciel de gestion de projet qui a été conçu pour que vous puissiez disposer d’un assistant virtuel prêt à accomplir vos tâches répétitives du quotidien. Son aide précieuse vous fera gagner du temps quand vous avez un objectif à atteindre ou un projet à exécuter. Une étude a même révélé qu’il permettait de réduire à 63 % la durée des tâches. Un service extrêmement important dans un marché qui évolue rapidement et qui recherche des dispositifs capables de faire respecter les dates d’échéance. Il peut s’utiliser dans plusieurs domaines tels que la communication, les ressources humaines, les ventes ou l’événementiel.

Smartsheet participe à l’évolution de l’entreprise et se présente comme votre meilleur allié pour vous distinguer de vos concurrents, qui ne cesse d’innover. Avec Smartsheet, vous disposez de plus de temps pour fournir un travail de qualité. C’est un outil qui pourra optimiser tout ce que vous entreprendrez sur une seule plateforme. Elle est simple à utiliser et son design rappelle un peu la présentation d’un fichier Excel, avec des fonctionnalités plus spécifiques et révolutionnaires.

C’est également une application conviviale où vous pourrez échanger et communiquer avec votre team, n’importe où vous vous trouverez. La plateforme veut favoriser la collaboration et limiter les moments de tensions au travail qui peuvent porter atteinte à la productivité de l’entreprise. Il est essentiellement axé sur l’utilisateur et veut faciliter la relation entre les collaborateurs. Espace de travail intuitif, plusieurs grandes entreprises lui ont déjà confié l’organisation de leurs ressources.

Alternatives à Smartsheet

Facilité d’utilisation

Smartsheet est un logiciel polyvalent. À première vue, il semble n’être qu’un autre moyen de générer des feuilles de calcul de type Excel, mais si vous creusez un peu plus loin, vous verrez à quel point l’application est polyvalente.

Smartsheet n’est pas l’outil le plus facile à apprendre à utiliser, car il est si flexible et riche en fonctionnalités. Les nouveaux utilisateurs, d’après ce que j’ai observé et ce que d’autres utilisateurs ont dit, ont une courbe d’apprentissage élevée. Apprendre à utiliser toutes les nombreuses fonctionnalités et à créer des modèles pour les besoins uniques de votre entreprise prendra un certain temps. Cependant, il semble que le logiciel en ligne soit assez intuitif après cette première courbe d’apprentissage. Smartsheet semble être particulièrement convivial pour ceux qui sont déjà familiarisés avec les feuilles de calcul Excel. C’est le programme à utiliser si vous avez besoin d’une solution de gestion de projet complexe.

Les principales fonctionnalités de Smartsheet

Smarsheet peut s’utiliser dans les entreprises avec 50 000 employés. Une fonctionnalité impressionnante qui en fait un logiciel puissant. Utilisable en version mobile et PC, vous n’aurez aucun mal à l’installer. Il vous permet dans l’ensemble de dispatcher des tâches, de faire le suivi des activités en cours, de gérer le calendrier, de partager de documents, grâce à des fonctionnalités primordiales qui le constituent comme :

• Le diagramme de Gantt, un outil indispensable dans la gestion d’un projet qui permet d’avoir une vue d’ensemble de la réalisation des tâches dans le temps. Une sorte de chronogramme que vous pourrez personnaliser et modifier à la demande.
• Le mode agenda, est un moyen d’afficher toutes les activités en cours. Un système de rappel permet de vous prévenir quand la date d’échéance est proche ou si vous avez un rendez-vous.
• Le mode plan ou carte est un des modes de visualisation de la feuille. Il simplifie la compréhension de l’interface et des informations qui y sont exposées.
• Le système de partage et d’échange de documents qui permettent à la personne à qui ils sont destinés et à l’équipe d’y accéder en partie ou en totalité, grâce à des systèmes de liaison de cellule et des autorisations d’accès. Le système de téléchargement de fichier via Google drive, Drop box ou One Drive simplifie tout autant ces échanges.
• L’option journal d’activité vous permet de suivre qui consulte ce que vous affichez et qui les a modifiés, avec la date et l’heure de modification.
• Le centre de notification qui signale toutes les activités sur la plateforme, afin que vous restiez au courant de tout ce qui se déroule dans votre entreprise.
• Le mode de recherche avec filtres qui vous permet de retrouver plus facilement toutes les données et les informations que vous avez enregistrés sur la plateforme.
• L’API est un moyen de liaison entre 2 applications.

Smartsheet vous assure une gouvernance suivant les règles d’administration en vigueur. Il peut s’adapter facilement à vos besoins et offre une sécurité appropriée à vos bases de données.

Combien coûte Smartsheet ?

En parlant de prix, voici les différents forfaits proposés par Smartsheet :

Individuel : 13 €/mois – Un utilisateur officiel plus un accès limité pour les collaborateurs, un nombre illimité de feuilles de calcul, idéal pour les équipes interfonctionnelles, des intégrations, des modèles et des workflows automatisés.
Affaire : 22 €/mois par utilisateur – Toutes les fonctionnalités précédentes, plus des tableaux de bord, un journal d’activité, des rapports, une image de marque personnalisée.
Entreprise : Sur devis – Toutes les fonctions précédentes, plus des contrôles administratifs améliorés, des fonctions d’administration du système.

Les tarifs de Smartsheet augmentent considérablement dès que vous dépassez l’option de base, surtout si l’on considère qu’il se comporte comme n’importe quel autre tableur la plupart du temps.

Le niveau individuel est très abordable, mais une fois que vos besoins dépassent cette plateforme, le prix grimpe jusqu’à 22 €/mois par utilisateur. Le prix peut être assez élevé si l’on considère le fait que vous payez pour un tableur légèrement plus avancé.

Avantages et inconvénients

En résumé

Smartsheet est l’un des outils de gestion de projet de type feuille de calcul les plus puissants du marché actuel. Il est conçu pour les équipes de toutes tailles et offre de nombreuses fonctionnalités. Cela dit, Smartsheet a quelques limites. Essayez-le donc avec un essai gratuit de 30 jours avant de vous engager. Cela vous aidera à décider si Smartsheet est adapté à vos besoins.