D’où vient le concept de gestion de projet ?
Wikipedia décrit la gestion de projet comme « la discipline qui consiste à initier, planifier, exécuter, contrôler et clôturer le travail d’une équipe pour atteindre des objectifs spécifiques et répondre à des critères de réussite précis ». L’idée de la gestion de projet remonte à la fin duXIXe siècle. Cependant, nous pouvons faire remonter notre concept actuel de gestion de projet aux années 1950.
Henry Gantt a été l’un des initiateurs de la gestion de projet telle que nous la connaissons. Avec sa création du diagramme de Gantt, un diagramme de gestion de projet très populaire, le nom de Gantt est un nom que vous verrez souvent. Les cinq fonctions de gestion d’Henri Fayol, les précurseurs de nos cinq phases actuelles de gestion de projet, fixent sa position de père fondateur.
Un autre moyen de gestion de projet, les diagrammes PERT, est apparu au milieu du 20e siècle. La Work Breakdown Structure du ministère de la défense des États-Unis est apparue comme une autre technique de gestion de projets.
Alors que les outils de gestion de projet étaient répandus dans les secteurs de l’espace, du gouvernement, de l’ingénierie et du militaire, les entreprises privées ont rapidement commencé à comprendre les avantages du travail organisé autour d’un projet spécifique. Une manière claire de gérer ces projets spéciaux est apparue lorsque les entreprises ont réalisé que la coordination et la communication à tous les niveaux, entre les unités commerciales et entre les différents domaines d’expertise étaient cruciales pour leur succès global.
Qu’est-ce qu’un projet ?
Le dictionnaire des affaires définit un projet comme un « ensemble planifié de tâches interdépendantes à exécuter sur une période déterminée et dans certaines limites de coûts et autres ». Un projet peut donc être quelque chose en dehors ou en plus de la norme de l’entreprise pour un jour ouvrable typique. Il se peut qu’une mise à niveau de l’entreprise, un besoin financier ou une demande du client soient le catalyseur de la création d’un projet.
Les paramètres d’un projet comprendront un objectif clair à atteindre, donc par nature, les projets comprennent une ligne de départ et d’arrivée pour accomplir un résultat unique et particulier. Cette entreprise à court terme nécessitera un calendrier précis, une portée claire, un budget désigné et des ressources en capital humain comprenant une équipe de projet et un manager.
Vous souhaitez trouver des outils pour gérer vos projets ?
De plus en plus de chefs de projets sont impliqués dan le choix d’outils de gestion de projets. C’est logique, car après tout, les chefs de projet sont les personnes qui utiliseront le produit au quotidien. Ils auront des opinions bien arrêtées sur ce que le logiciel doit faire et sur la manière dont il peut les aider à gérer leurs projets.
Si vous êtes sollicité pour aider à choisir un nouveau logiciel pour l’équipe, que devez-vous rechercher ? Nous vous présentons ci-dessous nos deux principales considérations concernant les outils de gestion de projet.
Qu’est-ce qu’un chef de projet ?
Un chef de projet est la personne qui dirige l’équipe de projet qui, ensemble, réalise l’objectif du projet. Alors que toute personne qui détient le titre de chef de projet a des fonctions permanentes pendant la durée de son mandat dans une entreprise, la direction d’un chef de projet est temporaire afin d’accomplir un objectif particulier. Pour tout projet spécifique, un chef de projet sera désigné. Toutefois, s’il ne s’agit pas de votre titre officiel à temps plein, par exemple si vous êtes chef de service ou un autre type de superviseur, il est bon d’ajouter à votre CV une connaissance de base des compétences en matière de gestion de projet.
Efforcez-vous d’apprendre à bien mener plusieurs tâches de front, à développer des compétences relationnelles et humaines efficaces et à mener à bien les missions de routine de manière satisfaisante et dans les délais impartis. Toutes les entreprises n’emploient pas de chefs de projet à temps plein, et vous pourriez être amené à diriger un projet spécial. Préparez-vous à accepter ce type de responsabilité et augmentez ainsi votre visibilité auprès des dirigeants de l’entreprise. Votre équipe de projet pourrait comprendre des collègues d’autres services et peut-être même des membres de la direction. Ce type d’exposition pourrait renforcer la réputation de votre entreprise, améliorant les chances de primes ou de promotion en plus de l’évolution personnelle et professionnelle que vous connaîtriez en essayant quelque chose de nouveau. Vous avez intérêt à souligner que non seulement vous pouvez répondre aux attentes dans votre fonction actuelle, mais que vous pourriez également apporter une valeur ajoutée en participant à des projets spéciaux.
Si votre entreprise propose des cours internes en ligne ou rembourse des cours universitaires externes, envisagez de suivre des cours de gestion de projet. Certains sujets de cours que vous pourriez inclure peuvent être les stratégies de planification de projet, l’établissement d’un calendrier/organisation, l’analyse/acquisition de fonds et la gestion du changement. Cette formation supplémentaire peut vous aider à être confiant lorsque vous serez le premier à vous porter volontaire pour de nouvelles opportunités de projets spéciaux. Bien que chaque poste de gestion intègre la gestion du temps, l’organisation et les compétences humaines, la gestion de projet nécessite une attention particulière, influencée par les ressources et les résultats dictés par un calendrier particulier. Le fait d’affiner ces caractéristiques pourrait offrir des possibilités d’évolution de carrière.
Comment choisir le meilleur chef de projet pour éviter l’échec ?
Le choix du meilleur chef de projet pour le poste peut faire la différence entre la réussite ou l’échec du projet. Ce chef joue un rôle crucial dans la réalisation de tout projet, de sa conception à son achèvement. Il ou elle doit posséder des compétences techniques et des compétences non techniques pour orchestrer chaque détail qui entre dans la composition de la stratégie du projet. Les erreurs entraînent le non-respect des étapes, le gaspillage de temps et d’argent.
Le chef d’équipe doit avoir un sens critique très développé pour anticiper les risques afin de pouvoir mettre en place des mesures préventives en cours de route. Un chef de projet doit être capable d’articuler les objectifs de chaque membre de l’équipe et les lignes de communication précises. Comme vous pouvez l’imaginer, les projets réussis ne sont pas le fruit du hasard. Un chef de projet qui réussit est un leader établi, possédant de bonnes aptitudes à la communication, à la résolution de conflits, à la gestion du temps et à la pensée critique.
Quel est le processus de gestion ?
Voici cinq phases de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour obtenir un résultat de projet réussi.
1. Phase de lancement ou de définition
– Cette étape comprend le lancement du projet et la définition de sa portée. Votre documentation de la phase 1 comprendra votre déclaration de description du concept qui inclut les objectifs basés sur le but du projet ainsi que le résultat souhaité en détail. Une fois que vous aurez reçu l’approbation, vous rédigerez votre proposition, y compris vos calculs de risques, en finalisant tout dans votre charte de projet.
2. Phase de planification
Le chef de projet formule la meilleure stratégie pour l’équipe afin d’atteindre l’objectif du client. Il peut incomber au chef de projet de choisir les membres de son équipe, en plus de demander d’autres ressources. L’ établissement du calendrier, de l’échéancier et des lignes de communication aura également lieu au cours de cette phase.
3. Phase d’exécution
Le chef de projet changera d’orientation au cours de cette phase. Il/elle mettra en œuvre et supervisera toutes les activités qui permettront d’obtenir le résultat escompté dans le plan du projet. Préparez-vous à cette phase afin d’y consacrer le plus de temps, de ressources et d’énergie possible.
4. Phase de contrôle
L’ exécution et le contrôle ont lieu simultanément. Le chef de projet surveille l’équipe en s’assurant que les performances prévues dans la phase de planification deviennent réalité.
5. Phase de clôture
Au cours de cette dernière phase, le chef de projet facilitera la finalisation de toutes les tâches administratives, la mise à jour de la documentation des rapports et présentera le résultat obtenu à sa direction. Vous pouvez calculer le succès de votre gestion individuelle et de votre équipe de projet en répondant à une question importante. Avez-vous satisfait et/ou dépassé les exigences du client pour ce poste ? Il est fort probable que les priorités de votre client incluent une exécution dans les délais alors que votre équipe est en dessous du budget. Le besoin du client dicte tout le reste.
En plus des 5 phases, le processus de gestion de projet comprend plusieurs autres domaines de connaissance que tout chef de projet doit connaître. Dans le guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge Fifth Edition), il y a 10 domaines de connaissance. Il est vrai que chaque manager doit avoir une compréhension de base de ces 10 sujets. Toutefois, lorsqu’ils sont appliqués à un projet spécifique qui comprend des objectifs uniques, le respect d’un calendrier strict et la soumission à un montant de ressources déterminé, les chef de projet doivent y accorder une attention particulière.
Intégration – Ce domaine de connaissance contient les 5 étapes d’un projet. Au cours de l’intégration, vous élaborerez le plan, évaluerez les risques et apporterez les ajustements nécessaires en cours de route pour assurer une exécution réussie. Portée
La portée – décrit les attentes des parties prenantes. Comprendre le résultat souhaité de votre projet est fondamental pour votre succès en tant que chef de projet.
Temps – On dit que le temps est un facteur déterminant et qu’il est de la plus haute importance de maintenir votre projet sur la bonne voie
L’expertise – en matière de gestion du temps vous aidera à désigner les activités et à fixer les jalons appropriés du projet afin de respecter les délais et d’affecter les ressources avec succès.
Coût – Les éléments de la gestion des coûts interviennent tout au long du projet. Une estimation correcte de tous les domaines du coût du projet et la supervision des dépenses pendant le processus de projet vous aideront, vous et votre équipe, à respecter le budget.
Qualité – Votre objectif est de vous assurer que votre PSR (produit/service/résultat) répond aux attentes du client. Votre projet n’est pas à la hauteur si votre produit n’est pas exactement ce que le client et/ou les parties prenantes exigent.
Approvisionnement – Il se peut que vous ayez besoin de services qui contribuent au résultat de votre projet et qui ne relèvent pas de l’expertise de votre équipe de projet. Vous devez savoir comment planifier cette éventualité, choisir un fournisseur externe et créer/clôturer un contrat.
Ressources humaines – En tant que chef de projet, il vous incombera peut-être de réunir votre équipe à partir de l’ensemble du capital humain de votre entreprise, et éventuellement de faire appel à des contractants externes. Quelle que soit la taille de votre projet, vous devrez savoir comment coordonner et diriger efficacement votre équipe.
Communication – La communication n’ est pas seulement une question de bonne information. Vous devez également savoir comment et quand fournir des informations en cours de route. Apprenez à élaborer un message efficace, à le faire passer et à gérer la connaissance du projet.
Gestion des risques – Même les meilleurs plans ne se réalisent pas toujours sans accrocs. Sachez comment identifier et évaluer les éléments qui peuvent faire dérailler votre projet, de sorte que, grâce à une planification et un suivi permanents des interventions, vous puissiez atténuer les retards et les dépassements de ressources par rapport aux dépenses.
Gestion des parties prenantes – Les parties prenantes sont les personnes ou les organisations qui participent à votre projet. Vous devez savoir comment créer des approches d’engagement et de gestion pour inclure vos parties prenantes dans le résultat du projet
Synthèse
Mettre en œuvre le changement de manière efficace et effective est le travail du chef de projet. Chaque projet comprend une période de temps spécifique pendant laquelle votre équipe exécute de nombreuses activités. Votre objectif est de répondre au besoin du client, qu’il soit interne ou externe, tout en atteignant les objectifs fixés et en restant en dessous du budget. L’expertise dans la planification, le suivi de votre équipe et la fourniture du soutien dont elle a besoin est la clé de la réussite de votre projet.
