Pour mener à bien un projet d’entreprise sans dépasser les délais, utiliser une bonne méthode de planification est indispensable. Le rétroplanning est un outil efficace, apparu ces dernières années et utilisé par plusieurs chefs de projet. Mais de quoi s’agit-il exactement ? En quoi le rétroplanning se diffère-t-il du planning classique ? Quels sont ses avantages et comment le mettre en place, étape par étape ? Découvrez les réponses dans cet article.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Contrairement au planning classique qui se construit à partir de la date de début de projet, le rétroplanning se planifie à partir de la date de fin de projet en remontant progressivement jusqu’à la date de début. C’est pour cela qu’il est appelé une méthode de planification inversée ou planification à rebours. Ce système est surtout utilisé dans le domaine de l’évènementiel où la date exacte est déjà connue et ne peut plus être modifiée (par exemple lors d’un salon professionnel, un dîner, un lancement de produit…). Il faut donc s’efforcer à faire entrer l’ensemble des tâches à accomplir dans le planning, sans repousser l’échéance du projet.
Le rétroplanning est un très bon outil, mis en place par le chef de projet lors de la phase de planification d’un projet. Son mécanisme reste identique au planning classique. Vous devez positionner des jalons et des activités sur un calendrier, ce qui vous donne à la fin un diagramme de Gantt.
Pourquoi mettre en place un rétroplanning ?
L’utilisation d’un rétroplanning offre de nombreux avantages, tels que :
S’assurer de la faisabilité d’un projet
Lorsque vous préparez un rétroplanning, vous obtenez une vision d’ensemble des différentes étapes de réalisation d’un projet. Vous apercevez immédiatement si les délais prévus sont suffisants ou non, ce qui vous permet de vous assurer de la réussite du projet. Si l’ensemble des activités ne rentre pas dans le délai imparti, le projet n’est peut-être pas viable ou réalisable.
Fixer un délai pour chaque étape du projet
Effectuer un rétroplanning vous permet d’identifier les dates d’achèvement « au plus tard » à chaque tâche. Vous pouvez fixer librement et en toute précision le délai pour chaque étape. Si la date de fin du projet vous semble loin et raisonnable, vous pouvez rallonger le délai d’une ou plusieurs étapes afin de livrer un travail plus qualitatif. En revanche, si le délai de traitement global est très juste, vous pouvez accélérer certaines tâches dans l’objectif de respecter le deadline.
Déterminer avec précision la date de début du projet
Vous connaissez déjà la date limite du livrable et vous venez de positionner toutes les étapes intermédiaires dans le calendrier en remontant le temps. Vous êtes donc maintenant capable d’identifier la meilleure date pour démarrer le projet. Pour éviter tout retard de livraison, nous vous conseillons d’avancer un peu cette date de début afin de vous donner une marge de temps supplémentaire pour les imprévus et les difficultés techniques.
Prévoir les ressources nécessaires à la réalisation du projet
Grâce à la planification précise du rétroplanning, vous pouvez prévoir les moyens financiers et humains à mettre en place pour chaque étape. Vous ne risquez donc pas de dépasser le budget puisque vous avez tout prévu à l’avance.
Création de rétroplanning, de quelle manière procéder ?
Par rapport au planning classique, la mise en place du rétroplanning n’est pas la même. Néanmoins, on retrouve des éléments similaires à savoir la date de commencement et fin du projet, les jalons ainsi que les différentes tâches. La question qui se pose maintenant est la suivante : comment faire pour créer un rétroplanning ? Rassurez-vous, il n’y a rien de très compliqué ! La création de cet outil se déroule en 5 étapes bien distinctes :
Etape 1 : Lister les tâches et les découper
La première chose à faire c’est de lister les tâches et de les numéroter. Vous pouvez commencer par cerner les tâches principales avant de déterminer les sous-tâches ainsi que les sous-objectifs. Afin de décrire les actions, il est conseillé de se servir de verbes à l’infinitif. Prenons un exemple : Tâche principale 1 « Constituer une équipe ». Un conseil : détaillez au maximum le contenu du projet. De cette manière, vous pourrez avoir une vision claire en ce qui concerne le déroulement du projet.
Etape 2 : Estimation de la durée des tâches
Il est crucial d’estimer la durée de chaque tâche. Mais il faut reconnaître que c’est loin d’être un exercice facile. En effet, il est probable que votre estimation manque de précision et ne correspond pas exactement à la réalité du terrain. Pas de panique ! Plus vous cumulez de l’expérience et plus cette estimation va gagner en précision.
Pour éviter de sous-évaluer ou surévaluer les délais, référez-vous aux projets similaires qui ont été réalisés précédemment. Sachez également exploiter au mieux les retours d’expérience des membres de l’équipe projet.
Etape 3 : Déterminer les ressources requises
Après avoir procédé à l’estimation de la durée des tâches, il est maintenant grand temps de déterminer les ressources requises. Cela implique la désignation des responsables pour chacune des tâches. Bien évidemment, une personne peut prendre en charge différentes tâches, mais vous devez toujours faire preuve de réalisme. Prenez en considération les spécificités de chaque membre de vos équipes. À part cela, il s’agit également de définir le budget nécessaire pour chaque étape.
Etape 4 : Définition du chemin critique
La prochaine étape consiste à identifier le (ou les) chemins critiques. Cela dépend en grande partie de la complexité du projet. Si ce dernier est simple, un seul chemin critique sera défini. Dans le cas contraire, le projet contiendra de nombreux chemins critiques. Le chemin critique renvoie à la plus longue séquence de tâches devant être réalisées afin que le projet soit achevé dans les délais.
Pour rappel, la méthode du chemin critique permet l’identification des tâches qui sont considérées comme les plus importantes.
Etape 5 : Rangement des tâches et conception du rétroplanning
Dans cette dernière étape, il vous faudra ranger les tâches par ordre chronologique. À souligner que la grande majorité des tâches sont séquentielles. Cela signifie qu’une tâche ne peut pas débuter tant qu’une autre n’est pas encore achevée. N’hésitez pas à vous servir du diagramme de PERT ! Celui-ci est très efficace si vous souhaitez visualiser la planification des différentes tâches de votre projet. Grâce à ce diagramme, il est facile d’identifier les connexions entre les tâches et de garantir une meilleure synchronisation des éléments.
Ensuite, la mise en forme proprement dite du rétroplanning se fait par l’intermédiaire du diagramme de Gantt. Cet outil graphique représente le planning de votre projet au niveau d’une ligne de temps. Une barre horizontale renvoie à la durée de chacune des tâches. Le diagramme de Gantt offre la possibilité de piloter un projet de A à Z. L’un des avantages notables c’est que vous avez une visualisation claire de la chronologie des tâches. Vous avez aussi une idée précise de leur interdépendance.
Bref, voilà les différentes étapes que vous devez suivre pour la mise en place du rétroplanning. Un conseil : au moment de la création, prenez en compte les avis de tous vos collaborateurs. Ils peuvent vous indiquer le délai en ce qui concerne la livraison du projet. À chacune de ces étapes, n’oubliez pas de prendre en considération les différentes contraintes. On peut évoquer par exemple les congés des membres de l’équipe ou bien les séminaires ou formations prévues.
Que faire si l’ensemble des tâches ne rentre pas dans le rétroplanning ?
Vous avez bien suivi toutes les étapes, cependant, en créant votre rétroplanning, vous n’arrivez pas à caser les premières tâches dans le calendrier projet ? Cette situation peut arriver à tout le monde, et c’est tout à fait normal. Mais alors, que pouvez-vous faire ?
- D’abord, commencez par vérifier toutes vos estimations. Il se peut que vous ayez surévalué certaines tâches. Rectifiez-les pour ajuster votre rétroplanning.
- Il est aussi possible d’optimiser votre planning projet en parallélisant certaines tâches. Néanmoins, cette opération est risquée pour le projet et nous vous le déconseillons.
- Si le problème persiste malgré la modification de vos estimations, vous pouvez négocier avec le client afin de revoir les périmètres du projet. Si cela n’est pas possible, demandez si le deadline peut être repoussé afin que l’ensemble des tâches puisse se dérouler dans les meilleures conditions.
- Une autre solution envisageable est de recruter plus de ressources humaines afin d’accélérer la réalisation des tâches. Toutefois, certains délais sont inchangeables, peu importe le nombre de personnels. Cette option impose également une augmentation du budget alloué.
- Enfin, vous pouvez aussi revoir votre plan d’action pour trouver une nouvelle manière de faire, plus efficace et plus rapide. Demandez avec les membres de votre équipe s’ils ont une meilleure méthode pour réaliser le projet.
Si après toutes ces tentatives, le problème n’est pas toujours résolu, il vous faudra alors déclarer la non-faisabilité du projet en l’état actuel. Il ne faut jamais abaisser vos estimations dans le seul but de faire entrer les tâches dans le calendrier. En effet, la représentation de votre rétroplanning peut être parfaite sur l’écrit, mais c’est sur le terrain que cela va forcément coincer.
Utilisez les bons outils !
Pour mettre en place un rétroplanning, on peut tout à fait recourir à un logiciel connu comme Excel, Google Sheets ou bien miser sur un outil de gestion de projet (Notion, Asana, Clic Up, Microsoft Project, Trello…).
La différence c’est que ce dernier vous fait bénéficier davantage d’options de personnalisation. Avec certains logiciels, l’organisation des échéances est grandement facilitée. Vous n’avez qu’à saisir les tâches, et ensuite fixer leur durée et dépendance. Après cela, il ne reste plus qu’à indiquer la date de livraison et laisser le logiciel calculer la date de commencement du projet ainsi que les dates de début et fin de toutes les tâches.
Un des avantages d’utiliser des tableurs en ligne pour faire un rétroplanning est qu’ils autorisent une collaboration en temps réel entre toutes les équipes. Ce qui facilite considérablement la coordination et la communication. D’un autre côté, les tableurs quelques inconvénients majeurs : ils ne sont pas adaptés pour certains projets surtout ceux avec des dépendances complexes. De plus, ils présentent des fonctionnalités d’automatisation qui sont assez limitées. Enfin, si vous ne disposez pas d’un certain degré de maitrise dans l’utilisation de tableur, cela risque de prendre énormément de temps.
Justement, pour vous faciliter la tâche, nous proposons un modèle de rétroplanning gratuit.
Il vous appartient donc de sélectionner l’outil qui correspond non seulement à la nature de votre projet, à sa complexité, mais également à vos besoins.
Pour conclure, le rétroplanning, à l’inverse du planning classique, fonctionne à rebours. Il commence par définir une date de fin inamovible et ensuite de dérouler les tâches en direction de la date initiale. Pouvant être mis en place en 5 étapes clés, cette méthode procure de multiples avantages : visualisation globale du projet, vérification de la faisabilité compte tenu des échéances, établissement de la date de commencement du projet, gestion optimale des ressources… Cependant, le rétroplanning a aussi ses limites puisqu’il ne convient pas à tous les projets ! En plus, il laisse peu de place à l’imprévu et c’est la raison pour laquelle il est nécessaire de prendre une marge de manœuvre.
