Conduire un projet peut devenir compliqué, surtout lorsqu’il s’agit d’exécuter plusieurs travaux dans un délai préalablement fixé. Le chef de projet a alors intérêt à s’équiper d’un bon logiciel de gestion de projets pour mieux coordonner les tâches et les ressources en vue d’atteindre les objectifs. Parmi la pléthore d’outils présents sur le marché, Beesbusy s’impose comme un excellent choix en proposant des fonctionnalités de planification très élaborées. Zoom sur cet outil de gestion de projet en ligne !
Présentation de Beesbusy
Lancé en 2017, Beesbusy est un logiciel de planification en mode SaaS, destiné à faciliter la gestion de projet. Le fondateur de la marque, Geoffroy Lacour, l’a conçu pour en faire un outil simple, intuitif, collaboratif et riche en fonctionnalités en vue de simplifier le quotidien des chefs de projet et des membres de leurs équipes. L’idée est de fédérer tout le monde sur un même projet, sans se heurter à la complexité d’un logiciel.
Accessible par tous, Beesbusy s’adresse aux entreprises de toute taille et de tous les secteurs d’activité : TPE, PME, indépendants, associations, etc. Aujourd’hui, la plateforme compte plus de 70000 utilisateurs.
Les fonctionnalités
La planification des travaux
Beesbusy utilise un tableau Kanban pour planifier les travaux. Celui-ci permet de structurer un projet en plusieurs étapes qui seront catégorisées dans différentes colonnes. De même, il donne la possibilité d’organiser les tâches sous forme de liste et de les répartir entre les collaborateurs. Chacune dispose de trois onglets qui donnent un aperçu sur son état :
- La vue « Quoi » : la nature et le niveau de priorité de la tâche
- La vue « Qui » : la personne ou l’équipe qui est assignée à la tâche
- La vue « Quand » : la date de début et de fin, le temps prévu pour réaliser la tâche.
Vous pouvez également prioriser les travaux, les marquer comme terminé ou les réorganiser par un simple drag and drop.
La centralisation des informations
Beesbusy est une plateforme collaborative qui facilite les échanges entre les membres de l’équipe. Cet outil permet d’ajouter des participants, de partager des documents, de commenter une tâche ou encore de créer des réunions. Ainsi, les collaborateurs peuvent communiquer et travailler efficacement, même à distance.
La notification
Beesbusy favorise la communication entre les collaborateurs en leur permettant de s’envoyer des « Buzz ». Il s’agit d’une notification sous forme de message que l’on peut envoyer à partir d’un projet ou d’une tâche.
Agenda des équipes
Beesbusy dispose d’un agenda synchronisable avec Google agenda et le calendrier Outlook.Celui-ci permet à chaque membre de planifier son temps de travail. Chaque collaborateur peut y suivre son planning, visualiser son taux d’occupation ou encore noter ses indisponibilités.
Vue multi-projets
Beesbusy se démarque en offrant une vision à 360° des plannings de l’entreprise. Grâce à la vue multi-projets, le manager peut suivre plusieurs projets en cours depuis une seule interface. Il peut se renseigner sur les interventions des collaborateurs sur les différents travaux.
Par ailleurs, Beesbusy intègre un tableau de bord pour piloter l’ensemble des projets de façon synthétique. Celui-ci permet de créer des indicateurs personnalisés, mais aussi d’avoir une vision globale sur l’avancée de toutes les activités.
Le suivi des temps
Avec Beesbusy, le manager peut planifier et suivre les temps passés par chaque collaborateur sur chaque tâche. Il peut exporter les rapports dans un format Excel et évaluer les différences entre le temps prévu et le temps passé pour chaque réalisation, ainsi que la progression.
L’outil intègre également un tableau de bord en forme de diagramme de Gantt ainsi qu’un calendrier codé par couleur pour permettre de surveiller les tâches en cours ou en retard. Il inclut aussi un système de rappel pour envoyer des alertes aux collaborateurs assignés afin de respecter les délais.
La planification des ressources
Beesbusy offre une fonctionnalité de planification des ressources avec laquelle le manager peut consulter le taux d’occupation des collaborateurs à l’heure et à la journée. Cet outil donne également des informations sur la charge de travail quotidienne, hebdomadaire et mensuelle de chaque membre pour que le dirigeant puisse l’ajuster. Il permet ainsi d’optimiser considérablement le planning du projet et de booster la productivité de l’équipe.
Une interface personnalisable
Beesbusy met à disposition une interface en marque blanche que l’entreprise peut personnaliser à son image. Ainsi, l’utilisateur peut l’habiller avec son logo et ses couleurs. De même, cet outil privilégie également une méthode d’organisation plus visuelle en donnant la possibilité de créer des étiquettes colorées pour les différentes catégories de tâches.
Remerciements
Beesbusy inclut un module d’ajout de notes personnalisées et d’envoi de message pour motiver les collaborateurs. Une fois le travail accompli, le manager peut féliciter et remercier un membre de l’équipe, même s’il se trouve à distance.
Tarifs de Beesbusy
Avec Beesbusy, vous pouvez gérer gratuitement un nombre illimité de projets et de tâches. En revanche, cette version gratuite ne donne accès qu’aux fonctionnalités de base telles que :
- La création d’actions dans les tâches
- Un tableau de bord individuel
- Le classement des projets
- La vue « Quoi »
- Les filtres par membre, par état et par étiquette
- Les notifications automatiques
- La fonction rappel
Pour bénéficier de fonctionnalités plus avancées, vous devez vous abonner au forfait « Business » ou au forfait « Entreprise ». Ces options payantes se déclinent en plusieurs packs avec des prix dégressifs selon le volume de licences.
Les tarifs se présentent comme suit pour un engagement annuel à un pack d’une licence :
- Forfait Business : 9,9 euros HT
- Forfait Entreprise : 19,9 euros HT
À savoir que l’outil est gratuit pour les enseignants et les élèves qui l’utilisent dans un cadre pédagogique. Les associations caritatives, culturelles et sportives, quant à elles, bénéficient d’une réduction de 90% sur le tarif Entreprise.
Les avantages
Beesbusy présente des avantages indéniables, faisant de lui l’un des meilleurs outils de gestion de projet. Tout d’abord, ce logiciel en ligne offre une interface simple et intuitive avec des fonctionnalités bien élaborées, soit des atouts essentiels pour une bonne gestion de projet. L’outil est facile à prendre en main, tant pour les novices que pour les chefs de projet aguerris. Ce qui permet à tous les membres de l’équipe de participer sans souci aux différents projets de l’entreprise.
Puis, Beesbusy est 100% en ligne. La plateforme est donc accessible partout avec n’importe quel support. Elle peut être utilisée depuis un ordinateur de bureau via un navigateur web ou depuis une application mobile, disponible sur iOS et sur Android.
Beesbusyse distingue également de ses concurrents en allant bien au-delà de la gestion de projets professionnels. En effet, l’application propose aussi des fonctionnalités pour la gestion des activités personnelles. Cet outil peut donc être utilisé pour organiser un mariage, faire une to-do list, rédiger une liste de courses, et bien plus encore.
Enfin, les tarifs dégressifs que Beesbusy propose permettent aux entreprises de trouver la solution qui correspond le mieux à leurs besoins et à leurs budgets.
Les inconvénients
Les seules critiques se portent sur le manque de fonctionnalités en termes de suivi de budget et de prévention de risque. Les utilisateurs regrettent également qu’il y ait peu de filtres sur la vue multi-projets. Par ailleurs, l’outil propose peu d’intégrations, limitant ainsi la possibilité de l’utiliser avec d’autres logiciels.
En résumé
Beesbusy est un outil de gestion de projet qui veut rester simple pour être à la portée de tous, en particulier les novices en logiciel de planification et les utilisateurs occasionnels. Il est même conçu pour un usage à la fois professionnel et personnel. Pour autant, la plateforme offre des fonctionnalités avancées pour répondre aux besoins des entreprises et des organisations. C’est l’outil idéal pour planifier des tâches sous forme de diagramme de Gantt, pour visualiser l’avancement des travaux, pour répartir la charge de travail ou encore pour analyser les taux d’occupation des collaborateurs. Il est également parfait pour gérer plusieurs projets en même temps en offrant une vue d’ensemble sur les différentes activités en cours.
Simple et intuitif, Beesbusy facilite grandement la gestion des projets. Bien qu’il présente quelques points à améliorer, son utilisation apporte de gros avantages à l’entreprise,dont un gain de temps considérable et une optimisation de la productivité.
